تسمح لك علامة تبويب أوامر الشراء بإنشاء وتوثيق ومراقبة طلباتك للموردين. يمكنك استخدام هذه العلامة ببساطة لتوليد أوامر شراء. بالإضافة إلى ذلك، لديك الخيار لمتابعة دقة الفواتير والتسليم لطلباتك.
لإضافة أمر شراء جديد، انقر على زر أمر شراء جديد.
للمزيد من المعلومات، راجع: أمر شراء — تحرير
علامة أوامر الشراء تعرض عدة أعمدة.
يظهر عمود التاريخ تاريخ إصدار أمر الشراء إلى المورد.
يعرض عمود المرجع رقم المرجع المرتبط بأمر الشراء الخاص بك.
يعرض عمود المورد الاسم المورد الذي تم إصدار أمر الشراء إليه.
يعرض عمود عرض أسعار شراء رقم المرجع لعرض أسعار من مورد تم الموافقة عليه. هذا العمود ينطبق فقط إذا كنت تستخدم علامة عروض أسعار الشراء.
للمزيد من المعلومات، راجع: عروض أسعار الشراء
عمود البيان يعرض بيان أمر الشراء.
عمود كمية الطلب يعرض الإجمالي للمبلغ لأمر الشراء.
يعرض عمود الكمية المعلقة الإجمالي الكمية التي تم طلبها دون أن يتم مفوترها أو استلامها.
من المهم ملاحظة أن الكمية المعلقة يمكن تقليصها إما عن طريق فاتورة مشتريات أو سند استلام البضائع. أي أنه من خلال إرسال المورد لفاتورة أو بشحن البضائع.
بعبارة أخرى، الكمية المعلقة تتعقب كمية أصناف المخزون التي تم طلبها ولكن لم يتم استلامها أو مفوترتها بعد.
بمجرد أن يتم فاتورة أصناف المخزون الموجودة في الطلب، تكون قد تم شراؤها من الناحية المحاسبية ويكون المورد مدينًا بالشحنة بغض النظر عن أي طلب.
بالمثل، بمجرد استلام أصناف المخزون المتاحة للطلب، من وجهة نظر المحاسبة لديك رصيد كمية سلبية مع المورد، مما يعني أن المورد سيرسل الفاتورة بغض النظر عن الطلب. هذا شائع عندما يمكن للعملاء تقديم العديد من الطلبات الصغيرة التي يقوم المورد بشحنها بشكل مستمر لكن يتم إصدار الفواتير في فترات محددة بكميات كبيرة.
إذا كنت تريد تتبع الكميات المستلمة والمفوتر عليها في عمود أمر الشراء، فاستخدم زر تعديل الأعمدة لتعطيل عمود الكمية المعلقة.
يظهر عمود حالة التسليم ما إذا كان قد تم توصيل البنود المطلوبة بالكامل. يعرض تم التوصيل عندما يتم استلام جميع البنود، ومعلق عندما تكون البنود لا تزال في انتظار التوصيل.
يعرض عمود مبلغ الفاتورة الإجمالي من جميع فواتير الشراء المرتبطة بأمر شراء واحد. عادةً، ستقوم بربط فاتورة واحدة فقط بأمر واحد. ومع ذلك، هناك حالات قد يقوم فيها المورد بفوترة أجزاء، وإصدار عدة فواتير لأمر واحد. تضمن هذه الميزة أن يكون الإجمالي المجمع لجميع هذه الفواتير متطابقًا مع كمية الطلب الإجمالية.
يمكن تعيين عمود حالة الفاتورة إلى مفوتر، مفوتر جزئياً، أو غير مفوتر. تتيح لك هذه الميزة التعرف بسرعة على الطلبات التي تنتظر الفوترة وأي الطلبات تم مفوترتها بالكامل.
انقر على زر تعديل الأعمدة لاختيار الأعمدة التي ترغب في عرضها.
للمزيد من المعلومات، راجع: تعديل الأعمدة
تظهر شاشة أوامر الشراء قائمة بجميع أوامر الشراء. إذا كنت ترغب في عرض الأسطر الفردية عبر جميع أوامر الشراء، انقر على زر أوامر الشراء - الأسطر في الزاوية السفلية اليمنى.
للمزيد من المعلومات، راجع: أوامر الشراء — أسطر
لمراقبة ما إذا كانت أوامر الشراء الخاصة بك قد تم فوترتها بدقة من قبل الموردين، انتقل إلى تحرير الأعمدة وقم بتشغيل أعمدة مبلغ الفاتورة و حالة الفاتورة.
إذا كنت تستخدم علامة التبويب أصناف المخزون وتقوم بشراء أصناف المخزون، فلديك خيار مراقبة حالة التسليم لكل طلب. للقيام بذلك، انقر على زر تعديل الأعمدة وقم بتشغيل أعمدة الكمية المطلوب استلامها وحالة التسليم.
من المهم ملاحظة أن حالة السند للصرف للمورد ليست مُتابعة ضمن الطلب نفسه. يمكن العثور على هذه المعلومات تحت علامة فواتير الشراء. الهدف الرئيسي من تتبع أوامر الشراء هو التأكد من أن الطلبات الفردية يتم مفوترتها أو تنفيذها بدقة.
استخدم الاستعلامات المتقدمة لتنظيم وتصفية وتصنيف أوامر الشراء على شاشة أوامر الشراء.
على سبيل المثال، يمكنك عرض أوامر الشراء التي لا تزال تنتظر فيها التسليم من المورد.
للمزيد من المعلومات، راجع: الاستعلامات المتقدمة