Контrolните сметки ви позволяват да персонализирате как сметките се групират и показват в финансовите отчети. Достъпете тази функция от таба Настройки, за да създадете и управлявате собствените си контролни сметки.
Вашият бизнес следи салдата в много различни сметки: банкови сметки, клиенти, доставчици, служители, капиталови сметки, дълготрайни активи, нематериални активи и инвестиции. Всяка сметка поддържа салдо, показващо какво притежавате, какво дължат на вас другите или какво вие дължите на другите.
Баланс отчетът показва вашите активи и задължения. Въпреки това, тъй като бизнесите обикновено имат стотици или хиляди отделни сметки, показването на всеки сметка поотделно би направило финансовите отчети непрактични и трудни за четене.
Контролните сметки решават този проблем, като обединяват подобни сметки в единични линии. Например, всички клиентски салда се появяват под Вземания, докато всички банкови и парични сметки се обединяват под Парични средства и парични еквиваленти. Това поддържа вашия Баланс сбит и лесен за разбиране.
Стандартните групировки на контролни сметки работят добре за повечето бизнеси, но можете да създадете персонализирани контролни сметки, за да организирате сметките си по различен начин. Това ви дава пълна гъвкавост относно начина, по който информацията се показва във финансовите отчети.
За да създадете персонализирани контролни сметки, първо създайте нови контролни сметки за типовете сметки, които искате да разделите. След това присвоете индивидуални сметки на вашите персонализирани контролни сметки.
Вместо да показвате всичките дълготрайни активи под една сметка за Дълготрайни активи на стойност, можете да създадете отделни контролни сметки за различни категории активи:
• Машини на стойност • Превозни средства на стойност • Мебели на стойност • Сгради на стойност • Земя на стойност
След създаването на тези контролни сметки, отидете на таба Дълготрайни активи. Когато редактирате индивидуални дълготрайни активи, ще видите ново поле Контролен акаунт, където можете да посочите коя контролна сметка трябва да включва този актив.
Можете също така да показвате банкови сметки индивидуално на вашия Баланс, вместо да ги комбинирате. Просто създайте контролен акаунт за всяка банкова сметка, след това назначете всяка банкова сметка на съответния контролен акаунт.
Този подход е особено полезен, когато трябва да покажете на заинтересованите страни точното салдо на конкретни банкови сметки директно във финансовите отчети.