Табът Поръчки позволява да създавате, документирате и следите вашите поръчки до доставчиците. Можете да използвате този таб просто за генериране на ордери за покупка. Допълнително, имате възможност да следите точността на фактурирането и доставката за вашите поръчки.
За да добавите нов ордер за покупка, кликнете върху бутона Нов ордер за покупка.
За повече информация, вижте: Ордер за покупка — Редактирай
Табът Поръчки показва няколко колони.
Колоната Дата показва датата на издаване на ордера за покупка на доставчика.
Колоната Референтен № показва референтния номер, свързан с вашия ордер за покупка.
Колоната Доставчик показва името на доставчика, на когото е издаден ордер за покупка.
Колоната Оферта за покупка показва референтен № на оферта от доставчик, която е одобрена. Тази колона е приложима само ако използвате раздела Покупателски оферти.
За повече информация, вижте: Покупателски оферти
Колоната Описание показва описанието на ордера за покупка.
Колоната Сума на поръчката показва общата стойност на ордера за покупка.
Колоната Количество по поръчка показва общото количество, което е поръчано, без да е фактурирано или получено.
Важно е да се отбележи, че Количество по поръчка може да бъде намалено както от получена фактура, така и от приемане на стоки. Тоест, или от доставчика, който изпраща фактура, или чрез изпращане на стоките.
С други думи, Количество по поръчка проследява количеството на стокови артикули, които са поръчани, но не са получени или фактурирани все още.
След като стоковите артикули в поръчка са фактурирани, те са закупени от счетоводна гледна точка и доставчикът дължи изпращането, независимо от всяка поръчка.
По подобен начин, след като стоковите артикули по поръчка са получени, от счетоводна гледна точка имате отрицателно количество салдо с доставчика, което означава, че доставчикът ще изпрати фактурата независимо от поръчката. Това е често срещано, когато клиентите могат да правят много малки поръчки, които доставчикът изпраща непрекъснато, но фактурира на специфични интервали на едро.
Ако искате да проследите количествата получени и фактурирани в колоната на ордерите за покупка, тогава използвайте бутона Редактирай колони, за да деактивирате колоната Количество по поръчка.
Колоната Статус на доставката показва дали поръчаните артикули са били напълно доставени. Тя показва Доставено, когато всички артикули са получени, и Чакащ, когато артикулите все още очакват доставка.
Колоната Сума на фактура показва общата стойност от всички получени фактури, свързани с един единствен ордер за покупка. Обикновено, ще свържете само една фактура с една поръчка. Въпреки това, има случаи, в които доставчик може да Ви фактурира на части, издавайки няколко фактури за една поръчка. Тази функция гарантира, че комбинираната стойност на всички тези фактури съответства на общата сума на поръчката.
Колоната Статус на фактура може да се зададе на Фактурирано, Частично фактурирано или Нефактурирано. Тази функция ви позволява бързо да идентифицирате кои поръчки чакат фактуриране и кои поръчки са били напълно фактурирани.
Щракнете бутона Редактирай колони, за да изберете кои колони искате да покажете.
За повече информация, вижте: Редактирай колони
Екранът с Поръчки показва списък на всички поръчки. Ако желаете да прегледате индивидуални Линии в всички поръчки, кликнете върху бутона Поръчки - Линии в долния десен ъгъл.
За повече информация, вижте: Поръчки — Линии
За да следите дали вашите поръчки са точно фактурирани от доставчиците, отидете на Редактирай колони и включете колоните Сума на фактура и Статус на фактура.
Ако използвате таба Стокови артикули и закупувате артикули от инвентара, имате опция да следите статуса на доставката за всяка поръчка. За целта кликнете върху бутона Редактирай колони и активирайте колоните Количество за получаване и Статус на доставката.
Важно е да се отбележи, че статусът на плащането към доставчика не е проследяван в самия ордер. Тази информация може да бъде намерена в раздела Получени фактури. Основната цел на проследяване на поръчките за покупка е да се уверим, че индивидуалните поръчки са точно фактурирани или изпълнени.
Използвайте Разширени заявки, за да организирате, филтрирате и категоризирате поръчките на екрана за Поръчки.
Например, можете да показвате само тези поръчки, за които все още очаквате доставка от доставчика.
За повече информация, вижте: Разширени заявки