Fanen Købsordrer giver dig mulighed for at oprette, dokumentere og overvåge dine ordrer til leverandører. Du kan bruge denne fane simpelthen til at generere indkøbsordrer. Derudover har du muligheden for at følge nøjagtigheden af fakturering og levering for dine ordrer.
For at tilføje en ny indkøbsordre, skal du klikke på knappen Ny Indkøbsordre.
For mere information, se: Indkøbsordre — Redigere
Fanen Købsordrer viser flere kolonner.
Kolonnen Dato viser udstedelsesdatoen for indkøbsordren til leverandøren.
Kolonnen Bilags nr. # viser bilags nr. tilknyttet din indkøbsordre.
Kolonnen Leverandør viser navnet på leverandøren, som indkøbsordren blev udstedt til.
Kolonnen Indkøbstilbud viser bilags nr. # for et tilbud fra en leverandør, der er blevet godkendt. Denne kolonne gælder kun, hvis du bruger fanen Indkøbstilbud.
For mere information, se: Indkøbstilbud
Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen af indkøbsordren.
Kolonnen Ordre beløb viser det samlede beløb af indkøbsordren.
Kolonnen Antal på ordre viser det samlede antal, som er blevet bestilt uden at være faktureret eller modtaget.
Det er vigtigt at bemærke, at Antal på ordre kan reduceres med enten en købsfaktura eller en modtagelses kvittering. Det vil sige, enten ved at leverandøren sender en faktura eller ved at sende varerne.
Med andre ord, Antal på ordre holder styr på antallet af lagervarer, der er blevet bestilt, men som endnu ikke er modtaget eller faktureret.
Når lagervarer på ordre er faktureret, er de blevet købt fra regnskabsmæssig synspunkt, og leverandøren skylder forsendelsen uanset nogen ordre.
På samme måde, når lagervarer på ordre er modtaget, har du fra et regnskabsmæssigt synspunkt en negativ mængde saldo hos leverandøren, hvilket betyder, at leverandøren vil sende fakturaen uanset ordren. Dette er almindeligt, når kunder kan lave mange små ordrer, som leverandøren sender kontinuerligt, men fakturerer med specifikke intervaller i bulk.
Hvis du vil spore antal modtaget og faktureret på indkøbsordre kolonne, så brug Rediger kolonner knappen til at deaktivere Antal på ordre kolonne.
Den Leveringsstatus kolonne viser, om de bestilte varer er blevet fuldt leveret. Den viser Leveret, når alle varer er blevet modtaget, og Afventende, når varerne stadig venter på levering.
Kolonnen Fakturabeløb viser det samlede beløb fra alle købsfakturaer knyttet til en enkelt indkøbsordre. Normalt ville du forbinde én faktura til én ordre. Dog er der tilfælde, hvor en leverandør kan fakturere dig i dele, og udstede flere fakturaer for en enkelt ordre. Denne funktion sikrer, at den samlede total af alle disse fakturaer matcher det samlede ordre beløb.
Den Faktura Status kolonne kan sættes til Faktureret, Delvis faktureret, eller Ikke faktureret. Denne funktion gør det muligt for dig hurtigt at identificere, hvilke ordrer der venter på fakturering og hvilke ordrer der er blevet fuldstændig faktureret.
Klik på Rediger kolonner knappen for at vælge, hvilke kolonner du vil vise.
For mere information, se: Rediger kolonner
Skærmen for Købsordrer viser en liste over alle indkøbsordrer. Hvis du ønsker at vise individuelle linjer på tværs af alle købsordrer, skal du klikke på knappen Købsordrer - Linjer i nederste højre hjørne.
For mere information, se: Købsordrer — Linjer
For at overvåge, om dine købsordrer er korrekt faktureret af leverandører, gå til Rediger kolonner og tænd for Fakturabeløb og Faktura Status kolonner.
Hvis du bruger fanen Lagervarer og køber lagervarer, har du mulighed for at overvåge leveringsstatus for hver ordre. For at gøre dette skal du klikke på knappen Rediger kolonner og aktivere kolonnerne Antal for modtagelse og Leveringsstatus.
Det er vigtigt at bemærke, at betalingsstatusen til leverandøren ikke bliver sporet inden for ordren selv. Denne information kan findes under fanen Købsfakturaer. Hovedformålet med at spore købsordrer er at sikre, at individuelle ordrer bliver korrekt faktureret eller opfyldt.
Utiliser Avancerede forespørgsler til at organisere, filtrere, og kategorisere købsordrer på Købsordrer skærmen.
For eksempel kan du vise kun de købsordrer, som du stadig venter på levering fra leverandøren.
For mere information, se: Avancerede forespørgsler