Las cuentas de control te permiten personalizar cómo se agrupan y muestran los saldos de las cuentas en los estados financieros. Accede a esta función desde la pestaña de Configuración para crear y gestionar tus propias cuentas de control.
Tu negocio rastrea saldos a través de muchas cuentas diferentes: cuentas bancarias, clientes, proveedores, empleados, cuentas de capital, activos fijos, activos intangibles y inversiones. Cada cuenta mantiene un saldo que muestra lo que posees, lo que otros te deben o lo que debes a otros.
El informe de Estado de situación financiera muestra tus activos y pasivos. Sin embargo, dado que las empresas típicamente tienen cientos o miles de cuentas individuales, mostrar cada cuenta por separado haría que los estados financieros fueran difíciles de manejar y de leer.
Las cuentas de control resuelven este problema al combinar cuentas similares en elementos de línea únicos. Por ejemplo, todos los saldos de clientes aparecen bajo Cuentas por cobrar, mientras que todas las cuentas de efectivo y bancos se combinan bajo Efectivo y equivalentes de efectivo. Esto mantiene su Estado de situación financiera conciso y fácil de entender.
Los agrupamientos de cuentas de control predeterminados funcionan bien para la mayoría de las empresas, pero puedes crear cuentas de control personalizadas para organizar tus cuentas de manera diferente. Esto te brinda total flexibilidad sobre cómo aparece la información en tus estados financieros.
Para crear cuentas de control personalizadas, primero crea nuevas cuentas de control para los tipos de cuenta que deseas separar. Luego, asigna cuentas individuales a tus cuentas de control personalizadas.
En lugar de mostrar todos los activos fijos bajo una única cuenta Activos fijos al costo, puedes crear cuentas de control separadas para diferentes categorías de activos:
• Maquinaria al costo • Vehículos al costo • Muebles al costo • Edificios al costo • Terreno al costo
Después de crear estas cuentas de control, ve a la pestaña de Activos fijos. Al editar activos fijos individuales, verás un nuevo campo de Cuenta de control donde puedes especificar qué cuenta de control debe incluir ese activo.
También puedes mostrar las cuentas bancarias individualmente en tu Estado de situación financiera en lugar de combinarlas. Simplemente crea una cuenta de control para cada cuenta bancaria, luego asigna cada cuenta bancaria a su cuenta de control correspondiente.
Este enfoque es particularmente útil cuando necesita mostrar a las partes interesadas el saldo exacto de cuentas bancarias específicas directamente en los estados financieros.