La pestaña Órdenes de compra te permite crear, documentar Y monitorear tus órdenes A proveedores. Puedes utilizar esta pestaña simplemente para generar órdenes de compra. Además, tienes la opción de rastrear la precisión de la facturación Y la entrega de tus órdenes.
Para añadir una nueva orden de compra, haga clic en el botón Nueva orden de compra.
Para más información, consulte: Orden de compra — Editar
La pestaña de Órdenes de compra muestra varias columnas.
La columna Fecha muestra la fecha de emisión de la orden de compra al proveedor.
La columna Referencia muestra el número de referencia asociado con su orden de compra.
La columna Proveedor muestra el nombre del proveedor al que se emitió la orden de compra.
La columna de Cotización de Compra muestra el número de referencia de una cotización de un proveedor que ha sido aprobada. Esta columna es aplicable solo si estás utilizando la pestaña de Cotizaciones de Compras.
Para más información, consulte: Cotizaciones de Compras
La columna Descripción muestra la descripción de la orden de compra.
La columna Total de la orden muestra el importe total de la orden de compra.
La columna Cantidad en pedido muestra la cantidad total que ha sido pedida sin ser facturada o recibida.
Es importante tener en cuenta que la cantidad en pedido puede disminuir por medio de una factura de compra o un recibo de bienes. Es decir, ya sea por el proveedor enviando una factura o por el envío de los bienes.
En otras palabras, Cantidad en pedido rastrea la cantidad de artículos de inventario que han sido pedidos pero que no han sido recibidos o facturados aún.
Una vez que los artículos de inventario en orden han sido facturados, han sido comprados desde el punto de vista contable y el proveedor debe el envío, independientemente de cualquier pedido.
De manera similar, una vez que los artículos de inventario en orden han sido recibidos, desde el punto de vista contable tienes un saldo de cantidad negativo con el proveedor, lo que significa que el proveedor enviará la factura independientemente de la orden. Esto es común cuando los clientes pueden hacer muchos pedidos pequeños que el proveedor envía continuamente pero factura en intervalos específicos en conjunto.
Si deseas realizar un seguimiento de las cantidades recibidas y facturadas en la columna de orden de compra, utiliza el botón Editar columnas para desactivar la columna Cantidad en pedido.
La Columna Estado de entrega muestra si los artículos pedidos han sido completamente entregados. Muestra Entregado cuando todos los artículos han sido recibidos, y Pendiente cuando los artículos aún están esperando entrega.
La Columna del Monto de la factura muestra el importe total de todas las facturas de compra vinculadas a una única orden de compra. Normalmente, vincularías solo una factura a una orden. Sin embargo, hay casos en los que un proveedor podría facturarte en partes, emitiendo varias facturas para una única orden. Esta función asegura que el total combinado de todas estas facturas coincida con el total de la orden.
La columna Estado de la factura se puede establecer en Facturado, Facturado parcial o Sin facturar. Esta función le permite identificar rápidamente qué órdenes están a la espera de facturación y cuáles órdenes han sido completamente facturadas.
Haz clic en el botón Editar columnas para elegir qué columnas quieres mostrar.
Para más información, consulte: Editar columnas
La pantalla de Órdenes de compra muestra una lista de todas las órdenes de compra. Si desea ver líneas individuales en todas las órdenes de compra, haga clic en el botón Órdenes de compra - Líneas en la esquina inferior derecha.
Para más información, consulte: Órdenes de compra — Líneas
Para monitorear si tus órdenes de compra son facturadas correctamente por proveedores, ve a Editar columnas y activa las columnas Monto de la factura y Estado de la factura.
Si estás utilizando la pestaña de Artículos de inventario y comprando artículos de inventario, tienes la opción de monitorear el estado de entrega de cada pedido. Para hacerlo, haz clic en el botón Editar columnas y activa las columnas Cantidad a recibir y Estado de entrega.
Es importante tener en cuenta que el estado del pago al proveedor no se rastrea dentro de la orden misma. Esta información se puede encontrar en la pestaña de Facturas de compra. El objetivo principal de rastrear las órdenes de compra es asegurar que las órdenes individuales sean facturadas o cumplidas con precisión.
Utiliza Consultas Avanzadas para organizar, filtrar y categorizar órdenes de compra en la pantalla de Órdenes de compra.
Por ejemplo, puede mostrar solo aquellas órdenes de compra para las que aún está esperando la entrega del proveedor.
Para más información, consulte: Consultas Avanzadas