حسابهای کنترل به شما این امکان را می دهد که نحوه گروه بندی و نمایش مانده های حساب را در صورت های مالی شخصی سازی کنید. برای ایجاد و مدیریت حسابهای کنترل خود از زبانه تنظیمات به این قابلیت دسترسی پیدا کنید.
تجارت شما مانده ها را در حساب های مختلفی دنبال می کند: حساب های بانکی، مشتریان، تامین کنندگان، کارکنان، حساب های سرمایه، دارایی های ثابت، دارایی های نامشهود و سرمایه گذاری ها. هر حساب یک مانده را حفظ می کند که نشان می دهد چه چیزی را دارید، دیگران چه مقدار به شما بدهکارند یا شما به دیگران چه مقدار بدهکارید.
گزارش ترازنامه دارایی ها و بدهی ها شما را نمایش می دهد. با این حال، از آنجا که کسب و کارها معمولاً صدها یا هزاران حساب فردی دارند، نمایش هر حساب به صورت جداگانه صورت های مالی را دشوار و غیر قابل خواندن می کند.
حسابهای کنترل این مشکل را با ترکیب حساب های مشابه به خط های اقلام واحد حل می کنند. به عنوان مثال، تمام مانده های مشتری زیر حساب های دریافتنی ظاهر می شوند، در حالی که تمام بانک و حساب های نقدی زیر نقد و معادل های نقدی ترکیب می شوند. این موضوع ترازنامه شما را مختصر و آسان برای درک نگه می دارد.
گروه بندی های پیش فرض حساب های کنترل برای اکثر کسب و کارها به خوبی کار می کند، اما شما می توانید حساب های کنترل سفارشی ایجاد کنید تا حساب های خود را به شکل متفاوتی سازماندهی کنید. این به شما انعطاف کامل در نحوه نمایش اطلاعات در صورت های مالی شما می دهد.
برای ایجاد حسابهای کنترل سفارشی، ابتدا حسابهای کنترل جدیدی برای نوع حساب‌هایی که می‌خواهید جدا کنید، ایجاد کنید. سپس حسابهای فردی را به حسابهای کنترل سفارشی خود تخصیص دهید.
به جای نمایش همه دارایی های ثابت تحت یک حساب دارایی ثابت با هزینه، می توانید حسابهای کنترل جداگانه برای دسته های مختلف دارایی ایجاد کنید:
• ماشین آلات با هزینه • وسایل نقلیه با هزینه • مبلمان با هزینه • ساختمان ها با هزینه • زمین با هزینه
پس از ایجاد این حسابهای کنترل، به زبانه دارایی های ثابت بروید. هنگام ویرایش دارایی های ثابت فردی، شما یک فیلد جدید کنترل حساب مشاهده خواهید کرد که می توانید مشخص کنید کدام کنترل حساب باید شامل آن دارایی باشد.
شما همچنین می توانید حساب های بانکی را به صورت جداگانه در ترازنامه خود نمایش دهید به جای اینکه آن ها را ترکیب کنید. به سادگی یک کنترل حساب برای هر حساب بانکی ایجاد کنید و سپس هر حساب بانکی را به کنترل حساب مربوطه خود اختصاص دهید.
این روش به ویژه زمانی مفید است که نیاز دارید تا به ذینفعان مانده دقیق حساب های بانکی خاص را مستقیماً در صورت های مالی نشان دهید.