L'onglet Commandes clients vous aide à enregistrer et à surveiller les commandes reçues des clients.
Les commandes clients agissent comme un parapluie sur plusieurs factures et bons de livraison, vous permettant de suivre des scénarios de réalisation complexes.
Utilisez les commandes clients lorsqu'il y a un retard entre le placement de la commande et l'émission de la facture, ou lorsque les commandes nécessitent plusieurs expéditions ou une facturation partielle.
Si les clients reçoivent des factures et des livraisons immédiatement après avoir passé commande, vous n'aurez peut-être pas besoin de commandes clients car elles sont satisfaites instantanément.
Les commandes clients sont particulièrement utiles pour suivre les réalisations partielles, les commandes en attente et surveiller l'état de complétion global des commandes.
Avant de créer des Commandes clients, assurez-vous que les Clients sont configurés dans l'onglet Clients, car chaque commande doit être liée à un client.
Pour créer une nouvelle commande client, cliquez sur le bouton Nouvelle commande client.
Pour plus d'informations voir : Commande client — Modifier
L'onglet Commandes clients affiche des informations dans des colonnes personnalisables.
La colonne Date montre la date de la commande client.
La colonne Référence affiche le numéro de référence de la commande client.
La Colonne Client affiche le Nom du Client qui a passé la Commande client.
La colonne Devis affiche le numéro de référence d'un devis client approuvé. Utilisez cette colonne uniquement si vous utilisez l'onglet Devis.
La colonne Description affiche la description de la commande client.
La colonne Qté à livrer montre la quantité d'éléments qui ont été commandés mais qui n'ont pas encore été livrés ou facturés.
La colonne Montant de la commande affiche le total du montant de la commande client.
La colonne Montant de la facture montre le total de toutes les factures de ventes liées à cette commande client.
Bien qu'une facture soit généralement liée à une commande, vous pouvez facturer les clients par étapes avec plusieurs factures.
Cette colonne aide à garantir que le montant total facturé correspond à la valeur de la commande.
La colonne Statut de la facture affiche le statut de facturation de chaque commande.
Les statuts possibles sont : Facturé (entièrement facturé), Facturé partiellement (facturé partiellement), Non-facturé (pas encore facturé), ou Non applicable (lorsque le montant de la commande est nul).
Cela vous aide à identifier rapidement quelles commandes doivent encore être facturées.
La colonne Statut de livraison indique si les éléments commandés ont été livrés.
Le statut est Livré lorsque tous les éléments ont été livrés, ou En attente lorsque des éléments restent à livrer.
Cliquez sur le bouton Modifier les colonnes pour sélectionner les colonnes à afficher.
En savoir plus Modifier les colonnes
Pour surveiller si les commandes clients ont été facturées, activez les Montant de la facture et Statut de la facture colonnes dans Modifier les colonnes.
Si vous utilisez l'onglet Items d'inventaire, vous pouvez suivre le statut de livraison en activant les colonnes Qté à livrer et Statut de livraison.
Une commande est considérée comme fermée lorsque son Statut de la facture indique Facturé et que son Statut de livraison indique Livré.
Notez que le statut de la commande n'indique pas si le client a payé. Le suivi des paiements est géré dans l'onglet Factures de ventes.
Le but principal de suivre les commandes clients est de s'assurer que les commandes sont correctement facturées et exécutées.
Pour convertir une commande client en facture, cliquez sur Afficher sur la commande client, puis cliquez sur Copier vers et sélectionnez Nouvelle facture de ventes.
Cette méthode fonctionne le mieux lorsqu'une commande aura exactement une facture.
Pour les commandes nécessitant plusieurs livraisons, créez un Nouveau bon de livraison lié à la commande client, en détaillant ce qui est livré.
Le bon de livraison peut ensuite être copié dans une Nouvelle facture de ventes, en maintenant un lien approprié avec la commande originale.
Lorsqu'une commande client est créée, elle augmente la quantité réservée et diminue la quantité disponible sous l'onglet Items d'inventaire.
Cela réserve des stocks pour la commande sans créer d'obligation de livraison.
Ce n'est que lorsqu'une Facture est émise que la Quantité réservée diminue et que la Qté à livrer augmente, créant l'obligation de livraison actuelle.
Ce flux de travail supporte les entreprises qui expédient des marchandises uniquement après paiement, car les factures peuvent être émises après que le paiement est reçu.
Utilisez Requêtes Avancées pour filtrer, trier et grouper les commandes clients.
Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les commandes clients avec des livraisons en attente.
En savoir plus Requêtes Avancées
Les commandes clients peuvent être modifiées à tout moment, même après la facturation partielle ou la livraison.
Pour annuler une commande, cliquez sur Modifier sur la commande client et cochez la case Annulé.
Pour dupliquer une commande, cliquez sur Afficher sur la commande client, puis utilisez le bouton Dupliquer ou l'option Copier vers.
Pour les commandes récurrentes, allez à l'onglet Paramètres, puis Transactions récurrentes, puis Commandes de vente récurrentes.
En savoir plus sur les transactions récurrentes : Commandes de vente récurrentes — En attente