Az ellenőrzőszámlák lehetővé teszik, hogy testreszabja, hogyan csoportosítják és jelenítik meg a könyvelési számlák egyenlegeit az üzleti kimutatásokon. Ezt a funkciót a Beállítások fülön érheti el, ahol létrehozhatja és kezelheti saját ellenőrzőszámláit.
A céged különféle számlákon követi az egyenlegeket: bankszámlák, ügyfelek, beszállítók, alkalmazottak, tőkeszámlák, befektetett eszközök, immateriális javak és befektetések. Minden számla fenntart egy egyenleget, amely megmutatja, hogy mit birtokolsz, mit tartoznak neked mások, vagy mit tartozol másoknak.
A Mérleg jelentés megjeleníti az eszközöket és kötelezettségeket. Azonban, mivel a cégek jellemzően több száz vagy akár ezer egyedi könyvelési számlával rendelkeznek, minden számla külön-külön történő megjelenítése a pénzügyi kimutatásokat kezelhetetlenné és nehezen olvashatóvá tenné.
Az ellenőrzőszámlák ezt a problémát azáltal oldják meg, hogy hasonló számlákat egyetlen sorba egyesítenek. Például az összes ügyféle egyenleg a Követelések/kinnlevőségek alatt jelenik meg, míg az összes bankszámla és készpénzszámla a Készpénz és készpénz egyenértékesek alatt egyesül. Ez a Mérleg tömör és könnyen érthető marad.
A szabványos ellenőrzőszámla-csoportosítások jól működnek a legtöbb cég számára, de létrehozhat egyéni ellenőrzőszámlákat, hogy másképp szervezze a számláit. Ez teljes rugalmasságot biztosít Önnek, hogy az információk hogyan jelenjenek meg az üzleti kimutatásaiban.
Egyéni ellenőrzőszámlák létrehozásához először hozzon létre új ellenőrzőszámlákat az elkülöníteni kívánt könyvelési számlák típusaihoz. Ezután rendeljen egyedi számlákat az egyéni ellenőrzőszámláihoz.
Ahelyett, hogy az összes befektetett eszközt egyetlen Befektetett eszközök beszerzési ár számlán mutatnád, létrehozhatsz különböző ellenőrzőszámlákat a különböző eszköz kategóriákhoz:
• Gépészet beszerzési ár • Járművek beszerzési ár • Bútorok beszerzési ár • Épületek beszerzési ár • Föld beszerzési ár
A beállított ellenőrzőszámlák létrehozása után lépjen a Befektetett eszközök fülre. Az egyes befektetett eszközök szerkesztésekor egy új Ellenőrzőszámla mezőt fog látni, ahol megadhatja, hogy melyik ellenőrzőszámla tartalmazza azt az eszközt.
A bankszámlákat külön is megjelenítheted a Mérlegen, ahelyett, hogy egyesítenéd őket. Egyszerűen létrehozhatsz egy ellenőrzőszámlát minden bankszámlához, majd hozzárendelheted a megfelelő ellenőrzőszámlához.
Ez a megközelítés különösen hasznos, amikor közvetlenül az üzleti kimutatásokon kell bemutatni a részletes egyenleget a konkrét bankszámlák esetében a részvényeseknek.