Tab Pesanan Pembelian memungkinkan Anda untuk membuat, mendokumentasikan, dan memantau pesanan Anda kepada pemasok. Anda dapat menggunakan tab ini hanya untuk menghasilkan pesanan pembelian. Selain itu, Anda memiliki opsi untuk melacak akurasi penagihan dan pengiriman untuk pesanan Anda.
Untuk Tambah Pesanan Pembelian Baru, klik tombol.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Pesanan Pembelian — Sunting
Tab Pesanan Pembelian menampilkan beberapa Nama Kolom.
Kolom Tanggal menampilkan tanggal penerbitan pesanan pembelian kepada pemasok.
Kolom Referensi menampilkan nomor referensi yang terkait dengan pesanan pembelian Anda.
Kolom Pemasok menampilkan nama pemasok kepada siapa pesanan pembelian diterbitkan.
Kolom Penawaran Pembelian menampilkan nomor referensi dari penawaran dari pemasok yang telah disetujui. Kolom ini berlaku hanya jika Anda menggunakan tab Penawaran Pembelian.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Penawaran Pembelian
Kolom Deskripsi menampilkan deskripsi dari pesanan pembelian.
Kolom Jumlah Pesanan menampilkan total jumlah pesanan pembelian.
Kolom Jumlah sesuai pesanan menunjukkan total kuantitas yang telah dipesan tanpa difaktur atau diterima.
Penting untuk dicatat bahwa Jumlah sesuai pesanan dapat dikurangi oleh baik faktur pembelian atau penerimaan barang. Artinya, baik oleh pemasok yang mengirimkan faktur atau dengan mengirimkan barang.
Dengan kata lain, Jumlah sesuai pesanan melacak kuantitas persediaan barang yang telah dipesan tetapi belum diterima atau sudah terfaktur.
Setelah persediaan barang yang dipesan telah terfaktur, mereka telah dibeli dari sudut pandang akuntansi dan pemasok berutang pengiriman terlepas dari pesanan apapun.
Demikian pula, setelah persediaan barang yang dipesan telah diterima, dari sudut pandang akuntansi Anda memiliki saldo kuantitas negatif dengan pemasok, yang berarti pemasok akan mengirimkan faktur terlepas dari pesanan. Ini umum terjadi ketika pelanggan dapat membuat banyak pesanan kecil yang dikirimkan pemasok secara terus-menerus tetapi faktur dalam jumlah besar pada jangka waktu tertentu.
Jika Anda ingin melacak kuantitas yang diterima dan sudah terfaktur pada nama kolom pesanan pembelian, maka gunakan tombol Sunting kolom untuk menonaktifkan kolom Jumlah sesuai pesanan.
Kolom Status Pengiriman menunjukkan apakah barang/jasa yang dipesan telah sepenuhnya terkirim. Ini menampilkan Terkirim ketika semua barang/jasa telah diterima, dan Tertunda ketika barang/jasa masih menunggu pengiriman.
Kolom Jumlah Faktur menunjukkan total jumlah dari semua faktur pembelian yang terhubung ke satu pesanan pembelian. Biasanya, Anda hanya akan menghubungkan satu faktur ke satu pesanan. Namun, ada kasus di mana seorang pemasok mungkin menagih Anda dalam beberapa bagian, mengeluarkan beberapa faktur untuk satu pesanan. Fitur ini memastikan bahwa total gabungan dari semua faktur ini cocok dengan jumlah pesanan.
Kolom Status Faktur dapat diatur ke Sudah Terfaktur, Terfaktur Sebagian, atau Belum Terfaktur. Fitur ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi pesanan mana yang menunggu untuk difakturkan dan pesanan mana yang telah sepenuhnya difakturkan.
Klik tombol Sunting kolom untuk memilih nama kolom yang ingin Anda tampilkan.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Sunting kolom
Layar Pesanan Pembelian menampilkan daftar semua pesanan pembelian. Jika Anda ingin menampilkan baris individu di semua pesanan pembelian, klik tombol Pesanan Pembelian - Baris di sudut kanan bawah.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Pesanan Pembelian — Baris
Untuk memantau apakah pesanan pembelian Anda sudah terfaktur dengan akurat oleh pemasok, pergi ke Sunting kolom dan aktifkan kolom Jumlah Faktur dan Status Faktur.
Jika Anda menggunakan tab Persediaan Barang dan membeli persediaan barang, Anda memiliki opsi untuk memantau status pengiriman untuk setiap pesanan. Untuk melakukannya, klik tombol Sunting kolom dan aktifkan kolom Kuantitas yang akan diterima dan Status Pengiriman.
Penting untuk dicatat bahwa status pembayaran kepada pemasok tidak dilacak dalam pesanan itu sendiri. Informasi ini dapat ditemukan di bawah tab Faktur Pembelian. Tujuan utama dari melacak pesanan pembelian adalah untuk memastikan bahwa pesanan individual telah terfaktur atau dipenuhi dengan akurat.
Manfaatkan Pencarian Lanjutan untuk mengatur, memfilter, dan mengkategorikan pesanan pembelian di layar Pesanan Pembelian.
Sebagai contoh, Anda dapat menampilkan hanya pesanan pembelian yang masih Anda tunggu pengirimannya dari pemasok.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Pencarian Lanjutan