Fanen Innkjøpsordrer lar deg opprette, dokumentere, og overvåke dine ordre til leverandører. Du kan bruke denne fanen enkelt for å generere innkjøpsordrer. I tillegg har du muligheten til å spore nøyaktigheten av fakturering og levering for dine ordre.
For å legge til en ny innkjøpsordre, klikk på Ny innkjøpsordre knappen.
For mer informasjon, se: Innkjøpsordre — Rediger
Fanen Innkjøpsordrer viser flere kolonner.
Kolonnen Dato viser utstedelsesdatoen for innkjøpsordren til leverandøren.
Kolonnen Referanse viser referansenummeret knyttet til din innkjøpsordre.
Kolonnen Leverandør viser navnet på leverandøren som innkjøpsordren ble utstedt til.
Kolonnen Innkjøpstilbud viser referansenummeret til et tilbud fra en leverandør som har blitt godkjent. Denne kolonnen er kun relevant dersom du bruker fanen Innkjøpstilbud.
For mer informasjon, se: Innkjøpstilbud
Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen av innkjøpsordren.
Kolonnen Ordrebeløp viser det totale beløpet for innkjøpsordren.
Kolonnen Antall på ordre viser den totale mengden som har blitt bestilt uten å bli fakturert eller mottatt.
Det er viktig å merke seg at Antall på ordre kan reduseres med enten en transport faktura eller et mottak av varer. Det vil si, enten ved at leverandøren sender en faktura eller ved å sende varene.
Med andre ord, Antall på ordre sporer antall lager varer som er bestilt, men som ikke har blitt mottatt eller fakturert ennå.
Når lager varer på bestilling er fakturert, er de kjøpt fra regnskapets perspektiv, og leverandøren skylder forsendingen uansett hvilken bestilling.
Tilsvarende, når lager varer på ordre har blitt mottatt, har du fra regnskapssynspunkt et negativt kvantum balanse med leverandøren, som betyr at leverandøren vil sende fakturaen uansett ordre. Dette er vanlig når kunder kan lage mange små ordre som leverandøren sender kontinuerlig, men fakturerer med spesifikke intervaller i bulk.
Hvis du vil spore mengder mottatt og fakturert på innkjøpsordre kolonne, bruk Rediger kolonner knappen for å deaktivere Antall på ordre kolonne.
Kolonnen Leveringsstatus viser om de bestilte artiklene er fullt levert. Den viser Leverte når alle artikler er mottatt, og Ventende når artikler fortsatt venter på levering.
Kolonnen Fakturabeløp viser det totale beløpet fra alle transport fakturaer knyttet til en enkelt innkjøpsordre. Normalt ville du knytte én faktura til én ordre. Det finnes imidlertid tilfeller hvor en leverandør kan fakturere deg i deler, og utstede flere fakturaer for en enkelt ordre. Denne funksjonen sikrer at det samlede beløpet av alle disse fakturaene samsvarer med det totale ordrebeløpet.
Kolonne for Fakturastatus kan settes til Fakturert, Delvis fakturert, eller Ikke fakturert. Denne funksjonen gjør det mulig å raskt identifisere hvilke ordre som venter på fakturering og hvilke ordre som har blitt fullstendig fakturert.
Klikk på Rediger kolonner-knappen for å velge hvilke kolonner du vil vise.
For mer informasjon, se: Rediger kolonner
Skjermen for Innkjøpsordrer viser en liste over alle innkjøpsordrer. Hvis du ønsker å vise individuelle linjer på tvers av alle innkjøpsordrer, klikk på Innkjøpsordrer - Linjer knappen i nederste høyre hjørne.
For mer informasjon, se: Innkjøpsordrer — Linjer
For å overvåke om innkjøpsordrene dine er korrekt fakturert av leverandører, gå til Rediger kolonner og slå på Fakturabeløp og Fakturastatus kolonnene.
Hvis du bruker fanen Lager og kjøper lager varer, har du muligheten til å overvåke leveringsstatusen for hver ordre. For å gjøre dette, klikk på knappen Rediger kolonner og aktiver kolonnene Antall å motta og Leveringsstatus.
Det er viktig å merke seg at betalingsstatusen til leverandøren ikke er sporet innenfor ordren selv. Denne informasjonen kan bli funnet under fanen Transport fakturaer. Hovedmålet med å spore innkjøpsordrer er å sikre at individuelle ordre blir Fakturert eller oppfylt nøyaktig.
Bruk Avanserte søk for å organisere, filtrere og kategorisere innkjøpsordrer på Innkjøpsordrer-skjermen.
For eksempel kan du vise bare de innkjøpsordrene som du fortsatt venter på levering fra leverandøren.
For mer informasjon, se: Avanserte søk