Het Inkooporders tabblad stelt je in staat om je orders aan leveranciers aan te maken, te documenteren en te volgen. Je kunt dit tabblad eenvoudig gebruiken om inkooporders te genereren. Daarnaast heb je de optie om de nauwkeurigheid van facturering en levering voor je orders te volgen.
Om een nieuwe inkooporder bij te voegen, klik op de Nieuwe Inkooporder knop.
Voor meer informatie, zie: Inkooporder — Bewerken
Het tabblad Inkooporders toont verschillende kolommen.
De Datum kolom toont de uitgiftedatum van de inkooporder aan de crediteur/leverancier.
De Referentie kolom toont het referentienummer dat gekoppeld is aan uw inkooporder.
De Crediteur/Leverancier kolom toont de naam van de leverancier aan wie de inkooporder is uitgegeven.
De Inkoop Offerte kolom toont het referentienummer van een offerte van een leverancier die is goedgekeurd. Deze kolom is alleen van toepassing als je de Inkoop Offertes tab gebruikt.
Voor meer informatie, zie: Inkoop Offertes
De Beschrijving kolom toont de beschrijving van de inkooporder.
De Orderbedrag kolom toont het totaal bedrag van de inkooporder.
De Hoeveelheid in bestelling kolom toont de totale hoeveelheid die is besteld zonder dat deze is gefactureerd of ontvangen.
Het is belangrijk op te merken dat Hoeveelheid in bestelling kan worden verlaagd door een inkoopfactuur of een goederen ontvangst. Dat wil zeggen, ofwel door de crediteur/leverancier een factuur te verzenden of door de goederen te verzenden.
In andere woorden, Hoeveelheid in bestelling houdt de hoeveelheid voorraadartikelen bij die besteld zijn maar nog niet ontvangen of gefactureerd zijn.
Zodra voorraadartikelen op bestelling zijn gefactureerd, zijn ze vanuit boekhoudkundig oogpunt aangeschaft en is de crediteur de verzending verschuldigd, ongeacht enige bestelling.
Op vergelijkbare wijze, zodra voorraadartikelen op order zijn ontvangen, heeft u vanuit het oogpunt van de boekhouding een negatieve hoeveelheid saldo bij de crediteur, wat betekent dat de crediteur de factuur zal verzenden, ongeacht de order. Dit is gebruikelijk wanneer debiteuren veel kleine orders kunnen plaatsen welke de leverancier continu verzendt maar facturen op specifieke intervallen in bulk.
Als je de hoeveelheden die zijn ontvangen en gefactureerd op de kolom inkooporder wilt volgen, gebruik dan de knop Wijzig kolommen om de kolom Hoeveelheid in bestelling uit te schakelen.
De Afleverstatus kolom toont of de bestelde artikelen volledig zijn geleverd. Het geeft Geleverd weer wanneer alle artikelen zijn ontvangen, en Lopend wanneer artikelen nog wachten op levering.
De Factuurbedrag kolom toont het totaal bedrag van alle inkoopfacturen die aan een enkele inkooporder zijn gekoppeld. Normaal gesproken zou je slechts één factuur aan één order koppelen. Er zijn echter gevallen waarin een leverancier je in delen kan factureren door verschillende facturen voor één enkele order uit te geven. Deze functie zorgt ervoor dat het totale bedrag van al deze facturen overeenkomt met het totale orderbedrag.
De Factuur Status Kolom kan worden ingesteld op Gefactureerd, Gedeeltelijk gefactureerd, of Nog te factureren. Deze functie stelt u in staat om snel te identificeren welke orders wachten op facturering en welke orders volledig zijn gefactureerd.
Klik op de Wijzig kolommen knop om te kiezen welke kolommen je wilt weergeven.
Voor meer informatie, zie: Wijzig kolommen
Het Inkooporders scherm toont een lijst van alle inkooporders. Als u individuele regels over alle inkooporders wilt weergeven, klik dan op de Inkooporders - Regels knop in de rechtsonderhoek.
Voor meer informatie, zie: Inkooporders — Regels
Om te controleren of uw inkooporders nauwkeurig zijn gefactureerd door leveranciers, gaat u naar Wijzig kolommen en schakelt u de kolommen Factuurbedrag en Factuur Status in.
Als je de Voorraad Artikelen tab gebruikt en voorraadartikelen aanschaft, heb je de optie om de afleverstatus voor elke bestelling te controleren. Klik hiervoor op de Bewerken knop en activeer de Te ontvangen aantal en Afleverstatus kolommen.
Het is belangrijk op te merken dat de betalingsstatus aan de crediteur/leverancier niet binnen de order zelf wordt bijgehouden. Deze informatie kan worden gevonden onder het Inkoopfacturen tabblad. Het hoofddoel van het bijhouden van inkooporders is ervoor te zorgen dat individuele orders nauwkeurig worden gefactureerd of vervuld.
Gebruik Geavanceerde zoekopdrachten om inkooporders op het Inkooporders-scherm te organiseren, filteren en categoriseren.
Bijvoorbeeld, u kunt alleen die inkooporders weergeven waarvoor u nog wacht op levering van de crediteur/leverancier.
Voor meer informatie, zie: Geavanceerde zoekopdrachten