Вкладка Заказы помогает вам записывать и отслеживать заказы, полученные от покупателей.
Заказы выступают в качестве надстройки над несколькими счетами и расходными накладными, позволяя вам отслеживать сложные сценарии выполнения.
Используйте Заказы, когда есть задержка между размещением заказа и выдачей Счета-фактуры, или когда Заказы требуют нескольких отгрузок или частичного выставления Счетов-фактур.
Если покупатели получают счета-фактуры и доставки немедленно после оформления заказа, вам могут не понадобиться заказы, так как они выполняются мгновенно.
Заказы особенно полезны для отслеживания частичных исполнений, резервов и мониторинга общего статуса выполнения заказов.
Перед созданием заказов убедитесь, что покупатели настроены на вкладке Покупатели, так как каждый заказ должен быть связан с покупателем.
Чтобы создать новый заказ, нажмите кнопку Новый заказ.
Для получения дополнительной информации см. Заказ — Редактировать
Вкладка Заказы отображает информацию в настраиваемых колонках.
Колонка Дата показывает дату заказа.
Колонка Документ отображает номер документа заказа.
Колонка Покупатель отображает имя покупателя, который разместил заказ.
Колонка Коммерческое предложение отображает номер документа утвержденного коммерческого предложения покупателя. Используйте эту колонку только если вы используете вкладку Коммерческие предложения.
Колонка Описание отображает описание заказа.
Колонка Кол-во к отправке показывает количество кодов, которые были заказаны, но еще не доставлены или не выставлен счет.
Колонка Сумма заказа отображает всего сумму заказа.
Колонка Сумма счета показывает всего из всех выставленных счетов, связанных с этим заказом.
Хотя обычно один счет-фактура связан с одним заказом, вы можете выставлять счета покупателям поэтапно с несколькими счетами.
Эта колонка помогает убедиться, что выставленная сумма счета соответствует стоимости заказа.
Колонка Статус счета-фактуры отображает статус выставления счета для каждого заказа.
Возможные статусы: Выставлен счет (полностью выставлен счет), Частично выставлен счет (частично выставлен счет), Не выставлен счет (еще не выставлен счет) или Не применимо (когда сумма заказа нуль).
Это помогает вам быстро определить, какие заказы все еще нуждаются в выставлении счета.
Колонка Статус доставки показывает, были ли доставлены заказанные товары.
Статус - Доставлено, когда все коды доставлены, или Ожидание, когда коды еще не доставлены.
Нажмите кнопку Редактировать столбцы, чтобы выбрать, какие колонки отображать.
Узнать больше Редактировать столбцы
Чтобы отслеживать, были ли выставлены счета на заказы, включите колонки Сумма счета и Статус счета-фактуры в Редактировать столбцы.
Если вы используете вкладку Каталог товаров и услуг, вы можете отслеживать статус доставки, включив колонки Кол-во к отправке и Статус доставки.
Заказ считается закрытым, когда его Статус счета-фактуры показывает Выставлен счет, а его Статус доставки показывает Доставлено.
Обратите внимание, что статус заказа не указывает на то, оплатил ли покупатель. Отслеживание оплаты осуществляется на вкладке Выставленные счета.
Основная цель отслеживания заказов - обеспечить точное выставление счетов и выполнение заказов.
Чтобы преобразовать заказ в счёт-фактуру, нажмите Просмотр на заказе, затем нажмите Скопировать и выберите Новая счёт-фактура.
Этот метод работает лучше всего, когда один заказ будет иметь точно один счет-фактуру.
Для заказов, требующих нескольких поставок, создайте Новую расходную накладную, связанную с заказом, указывая, что именно доставляется.
Расходная накладная может быть затем скопирована в Новая счёт-фактура, сохраняя правильную связь с оригинальным заказом.
Когда заказ Создается, он увеличивает Зарезервированное количество и уменьшает Доступное количество на вкладке Каталог товаров и услуг.
Это резервирует запас товара для заказа без создания обязательства по доставки.
Только когда выдана Счет-фактура, уменьшается Зарезервированное количество и увеличивается Кол-во к отправке, создавая фактическое обязательство по доставке.
Этот рабочий процесс поддерживает организации, которые отгружают товары только после оплаты, так как счета могут быть выставлены после получения оплаты.
Используйте Расширенные запросы для фильтрации, сортировки и группировки заказов.
Например, вы можете отображать только заказы с ожидающей доставкой.
Узнать больше Расширенные запросы
Заказы можно редактировать в любое время, даже после частичной выставки счета или доставки.
Чтобы отменить заказ, нажмите Редактировать в заказе и отметьте чекбокс Отменено.
Чтобы дублировать заказ, щелкните Просмотр на заказе, затем используйте кнопку Дублировать или опцию Скопировать к.
Для повторяющихся заказов перейдите на вкладку Настройки, затем Повторяющиеся транзакции, затем Повторяющиеся заказы на продажу.
Узнать больше о повторяющихся транзакциях: Повторяющиеся заказы на продажу — Ожидание