Fliken Inköpsorder låter dig skapa, dokumentera, och övervaka dina beställningar till leverantörer. Du kan använda denna flik bara för att generera inköpsorder. Dessutom har du möjlighet att spåra noggrannheten i fakturering och leverans för dina beställningar.
För att addera en ny inköpsorder, klicka på knappen Ny inköpsorder.
För mer information, se: Inköpsorder — Redigera
Fliken Inköpsorder visar flera kolumner.
Kolumnen Datum visar utfärdandedatumet för inköpsordern till leverantören.
Kolumnen Referens visar referensnumret kopplat till din inköpsorder.
Kolumnen Leverantör visar namnet på leverantören som inköpsordern utfärdades till.
Kolumnen Inköpserbjudande visar referensnumret för en offert från en leverantör som har godkänts. Denna kolumn är endast tillämplig om du använder fliken Inköps Offert.
För mer information, se: Inköps Offert
Kolumnen Beskrivning visar beskrivningen av inköpsordern.
Kolumnen Orderbelopp visar det totala beloppet för inköpsordern.
Kolumnen Antal på beställning visar den totala kvantiteten som har beställts utan att vara fakturerad eller mottagen.
Det är viktigt att notera att Antal på beställning kan minskas antingen med en inköpsfaktura eller en godsmottagning. Det vill säga, antingen genom att leverantören skickar en faktura eller genom att skicka varorna.
Med andra ord, Antal på beställning spårar kvantiteten av lagerartiklar som har beställts men som ännu inte har mottagits eller fakturerats.
När lagerartiklar som är beställda har fakturerats, har de köpts ur redovisningssynpunkt och leverantören är skyldig att leverera, oavsett någon beställning.
På liknande sätt, när lagerartiklar som är beställda har mottagits, har du utifrån ett bokföringsperspektiv ett negativt kvantitetssaldo med leverantören, vilket betyder att leverantören kommer att skicka fakturan oavsett beställningen. Detta är vanligt när kunder kan göra många små beställningar som leverantören skickar kontinuerligt men fakturerar vid specifika intervall i bulk.
Om du vill spåra kvantiteter mottagna och fakturerade på inköpsorder kolumn, använd Redigera kolumner knappen för att disa Antal på beställning kolumn.
Kolumnen Leveransstatus visar huruvida de beställda artiklarna har blivit helt levererade. Den visar Levererat när alla artiklar har blivit mottagna, och Pågående när artiklar fortfarande väntar på leverans.
Kolumnen för Fakturabelopp visar det totala beloppet från alla inköpsfakturor kopplade till en enda inköpsorder. Normalt skulle du koppla en faktura till en order. Det finns dock fall där en leverantör kan fakturera dig i delar, vilket ger flera fakturor för en enda order. Denna funktion säkerställer att det sammanlagda beloppet av alla dessa fakturor matchar det totala orderbeloppet.
Kolumnen Fakturastatus kan ställas in på Fakturerad, Delvis fakturerad, eller Ofakturerad. Denna funktion gör att du snabbt kan identifiera vilka beställningar som väntar på fakturering och vilka beställningar som har blivit helt fakturerade.
Klicka på Redigera kolumner knappen för att välja vilka kolumner du vill visa.
För mer information, se: Redigera kolumner
Skärmen för Inköpsorder visar en lista över alla inköpsorder. Om du vill visa individuella linjer över alla inköpsorder, klicka på knappen Inköpsorder - Linjer i det nedre högra hörnet.
För mer information, se: Inköpsorder — Linjer
För att övervaka om dina inköpsorder är korrekt fakturerade av leverantörer, gå till Redigera kolumner och slå på Fakturabelopp och Fakturastatus kolumner.
Om du använder fliken Lagerartiklar och köper lagerartiklar har du möjlighet att övervaka leveransstatus för varje beställning. För att göra detta, klicka på knappen Redigera kolumner och aktivera kolumnerna Mängd att ta emot och Leveransstatus.
Det är viktigt att notera att betalningsstatusen till leverantören inte spåras inom beställningen själv. Denna information kan hittas under fliken Inköpsfakturor. Huvudmålet med att spåra inköpsordrar är att säkerställa att individuella beställningar faktureras eller uppfylls korrekt.
Använd Avancerade Frågor för att organisera, filtrera och kategorisera inköpsorder på skärmen för Inköpsorder.
Till exempel kan du visa endast de inköpsorder för vilka du fortfarande avvaktar leverans från leverantören.
För mer information, se: Avancerade Frågor