บัญชีควบคุมช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีการจัดกลุ่มและแสดงยอดคงเหลือบัญชีในงบการเงิน เข้าถึงฟีเจอร์นี้จากแท็บ การตั้งค่า เพื่อสร้างและจัดการบัญชีคุมยอดของคุณเอง
ธุรกิจของคุณติดตามยอดคงเหลือในบัญชีที่แตกต่างกันมากมาย: บัญชีธนาคาร, ลูกค้า, ผู้จัดจำหน่าย, พนักงาน, บัญชีทุน, สินทรัพย์ถาวร, สินทรัพย์ไม่มีตัวตน, และการลงทุน ทุกบัญชีจะรักษายอดคงเหลือที่แสดงสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ, สิ่งที่คนอื่นเป็นหนี้คุณ, หรือสิ่งที่คุณเป็นหนี้ให้กับคนอื่น.
รายงาน งบแสดงฐานะการเงิน แสดงสินทรัพย์และหนี้สินของคุณ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากธุรกิจมักจะมีบัญชีindividual หลายร้อยหรือหลายพันบัญชี การแสดงบัญชีทุกๆ บัญชีแยกกันจะทำให้งบการเงินยุ่งยากและอ่านยาก
บัญชีควบคุมช่วยแก้ไขปัญหานี้โดยการรวมบัญชีที่คล้ายกันไว้ในแถวรายการเดียว ตัวอย่างเช่น ยอดคงเหลือลูกค้าทั้งหมดจะแสดงอยู่ภายใต้ ลูกหนี้การค้า ในขณะที่บัญชีธนาคารและเงินสดทั้งหมดจะรวมกันอยู่ภายใต้ เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด สิ่งนี้ช่วยให้ งบแสดงฐานะการเงิน ของคุณกระชับและเข้าใจง่าย
กลุ่มบัญชีควบคุมเริ่มต้นทำงานได้ดีสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ แต่คุณสามารถสร้างบัญชีคุมยอดที่ปรับแต่งเพื่อจัดระเบียบบัญชีของคุณแตกต่างออกไป ซึ่งจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นเต็มที่เกี่ยวกับวิธีการแสดงข้อมูลในงบการเงินของคุณ
ในการสร้างบัญชีควบคุมที่ปรับแต่งได้ ก่อนอื่นให้สร้างบัญชีควบคุมใหม่สำหรับประเภทบัญชีที่คุณต้องการแยก จากนั้นกำหนดบัญชีแต่ละบัญชีให้กับบัญชีควบคุมที่ปรับแต่งของคุณ
แทนที่จะแสดงสินทรัพย์ถาวรทั้งหมดภายใต้บัญชี สินทรัพย์ถาวรที่ราคาทุน เพียงบัญชีเดียว คุณสามารถสร้างบัญชีควบคุมแยกต่างหากสำหรับหมวดหมู่สินทรัพย์ที่แตกต่างกัน:
• เครื่องจักรที่ราคาทุน • รถยนต์ที่ราคาทุน • เฟอร์นิเจอร์ที่ราคาทุน • อาคารที่ราคาทุน • ที่ดินที่ราคาทุน
หลังจากสร้างบัญชีควบคุมเหล่านี้แล้ว ใหไปที่แท็บ สินทรัพย์ถาวร เมื่อแก้ไขสินทรัพย์ถาวรแต่ละรายการ คุณจะเห็นฟิลด์ บัญชีคุมยอด ใหม่ที่คุณสามารถระบุได้ว่าบัญชีคุมยอดใดควรรวมสินทรัพย์นั้นไว้
คุณยังสามารถแสดงบัญชีธนาคารแต่ละบัญชีบน งบแสดงฐานะการเงิน ของคุณแทนที่จะรวมเข้าด้วยกัน เพียงสร้างบัญชีคุมยอดสำหรับแต่ละบัญชีธนาคาร จากนั้นกำหนดบัญชีธนาคารแต่ละบัญชีให้ตรงกับบัญชีคุมยอดที่เกี่ยวข้อง
วิธีการนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการแสดงยอดคงเหลือที่แน่นอนของบัญชีธนาคารเฉพาะบนงบการเงินโดยตรง