Контрольні рахунки дозволяють вам налаштувати, як залишки рахунків групуються та відображаються у фінансовій звітності. Доступ до цієї функції ви отримуєте з вкладки Установки, щоб створити та керувати вашими власними контрольними рахунками.
Ваш бізнес відслідковує залишки по багатьох різних рахунках: банківських рахунках, клієнтах, постачальниках, працівниках, рахунках капіталу, основних засобах, нематеріальних активах та інвестиціях. Кожен рахунок підтримує баланс, що показує, що ви володієте, що інші вам винні, або що ви винні іншим.
Звіт Баланс показує ваші активи та зобов'язання. Однак, оскільки бізнеси зазвичай мають сотні або тисячі окремих рахунків, показувати кожен рахунок окремо ускладнить фінансову звітність та зробить її важкою для читання.
Контрольні рахунки вирішують цю проблему, об'єднуючи подібні рахунки в єдині лінії. Наприклад, усі залишки клієнтів з'являються під Дебіторська заборгованість, в той час як усі банківські та готівкові рахунки об'єднуються під Готівка та еквіваленти готівки. Це робить ваш Баланс стиснутим та зрозумілим.
За замовчуванням контрольні рахунки працюють добре для більшості бізнесів, але ви можете створити спеціальні контрольні рахунки, щоб організувати свої рахунки по-іншому. Це дає вам повну гнучкість в тому, як інформація відображається у вашій фінансовій звітності.
Щоб створити спеціальні контрольні рахунки, спочатку налаштуйте нові контрольні рахунки для типів рахунків, які ви хочете розділити. Потім призначте окремі рахунки вашим спеціальним контрольним рахункам.
Замість того, щоб показувати всі основні засоби під єдиним рахунком Основні засоби за початковою вартістю, ви можете створити окремі контрольні рахунки для різних категорій активів:
• Машини Початкова вартість • Автомобілі Початкова вартість • Меблі Початкова вартість • Будівлі Початкова вартість • Земля Початкова вартість
Після створення цих контрольних рахунків, перейдіть на вкладку Основні засоби. При редагуванні окремих основних засобів, ви побачите нове поле Контрольний рахунок, де ви можете вказати, який контрольний рахунок повинен включати цей актив.
Ви також можете відображати банківські рахунки окремо у своєму Балансі, замість їх об'єднання. Просто створіть контрольний рахунок для кожного банківського рахунку, а потім призначте кожен банківський рахунок його відповідному контрольному рахунку.
Цей підхід є особливо корисним, коли вам потрібно показати зацікавленим сторонам точний залишок конкретних банківських рахунків безпосередньо у фінансовій звітності.