Вкладка Замовлення на закупівлю дозволяє вам створити, документувати та контролювати ваші замовлення до постачальників. Ви можете використовувати цю вкладку, щоб просто генерувати замовлення на закупівлю. Крім того, у вас є можливість відстежувати точність виставлення рахунків та доставки для ваших замовлень.
Щоб додати нове замовлення на закупівлю, натисніть кнопку Нове замовлення на закупівлю.
Для отримання додаткової інформації дивіться: Замовлення на закупівлю — Ред.
Вкладка Замовлення на закупівлю відображає кілька стовпців.
Стовпець Дата відображає дату видачі замовлення на закупівлю постачальнику.
Стовпець Посилання відображає номер посилання, пов'язаний з вашим замовленням на закупівлю.
Стовпець Постачальник відображає назву постачальника, якому було видано замовлення на закупівлю.
Стовпець Пропозиція купівлі відображає номер посилання цитати від постачальника, яка була затверджена. Цей стовпець застосовується лише якщо ви використовуєте вкладку Придбання Котирувань.
Для отримання додаткової інформації дивіться: Придбання Котирувань
Стовпець Опис відображає опис замовлення на закупівлю.
Стовпець Сума замовлення відображає загальну суму замовлення на закупівлю.
Стовпець Кількість на замовленні показує загальну кількість, яка була замовлена, але ще не виставлена в рахунку або не отримана.
Важливо зазначити, що Кількість на замовленні може бути зменшена або через прибуткову накладну, або через отримання товарів. Тобто, або через те, що постачальник надсилає накладну, або через відвантаження товарів.
Іншими словами, Кількість на замовленні відстежує кількість товарів складу, які були замовлені, але ще не отримані або виставлені рахунки.
Щойно товари складу на замовлення були виставлені рахунком, їх вважають купленими з погляду бухгалтерії, і постачальник зобов'язаний здійснити відвантаження незалежно від будь-якого замовлення.
Аналогічно, після отримання товарів складу за замовленням, з бухгалтерської точки зору у вас є негативний залишок кількості з постачальником, що означає, що постачальник надішле видаткову накладну незалежно від замовлення. Це поширене, коли клієнти можуть робити багато малих замовлень, які постачальник відправляє безперервно, але виставляє видаткові накладні у певні інтервали оптом.
Якщо ви хочете відстежувати кількість отриманих та виставлених рахунків у стовпці замовлення на закупівлю, тоді використовуйте кнопку Редагувати стовпці, щоб вимкнути стовпець Кількість на замовленні.
Стовпець Статус доставки показує, чи були замовлені товари повністю доставлені. Він показує Доставлено, коли всі товари були отримані, та Vykdoma, коли товари все ще чекають на доставку.
Стовпець Сума рахунку показує загальну суму з усіх прибуткових накладних, пов'язаних з одним замовленням на закупівлю. Зазвичай ви пов’язуєте одну накладну з одним замовленням. Однак є випадки, коли постачальник може виставляти рахунки частинами, виписуючи кілька накладних на одне замовлення. Ця функція забезпечує, що загальна сума всіх цих накладних відповідає загальній сумі замовлення.
Стовпець Статус рахунку може бути встановлений на Виставлений рахунок, Частково виставлений рахунок або Не виставлено рахунок. Ця функція дозволяє швидко визначити, які замовлення очікують виставлення рахунку, а які замовлення були повністю виставлені.
Натисніть кнопку Редагувати стовпці, щоб вибрати, які стовпці ви хочете відобразити.
Для отримання додаткової інформації дивіться: Редагувати стовпці
Екран Замовлення на закупівлю показує список усіх замовлень на закупівлю. Якщо ви хочете оглянути окремі лінії для всіх замовлень на закупівлю, натисніть кнопку Замовлення на закупівлю - Лінії у правому нижньому куті.
Для отримання додаткової інформації дивіться: Замовлення на закупівлю — Лінії
Щоб контролювати, чи ваші замовлення на закупівлю правильно виставлені постачальниками, перейдіть до Редагувати стовпці та увімкніть стовпці Сума рахунку та Статус рахунку.
Якщо ви використовуєте вкладку Товари складу та купуєте товари складу, ви маєте можливість відстежувати статус доставки для кожного замовлення. Для цього натисніть кнопку Редагувати стовпці та ввімкніть стовпці Кількість до отримання та Статус доставки.
Важливо зазначити, що статус оплати постачальнику не відслідковується в межах самого замовлення. Цю інформацію можна знайти у вкладці Прибуткові накладні. Основною метою відстеження замовлень на закупівлю є забезпечення того, щоб окремі замовлення були точно виставлені або виконані.
Використовуйте Розширені запити для організації, фільтрування та категоризації замовлень на закупівлю на екрані Замовлення на закупівлю.
Наприклад, ви можете відображати лише ті замовлення на закупівлю, які ви досі очікуєте на доставку від постачальника.
Для отримання додаткової інформації дивіться: Розширені запити