Tab Các đơn đặt hàng giúp bạn ghi lại và theo dõi các đơn hàng đã nhận từ khách hàng.
Các đơn đặt hàng hoạt động như một chiếc ô cho nhiều hóa đơn và phiếu giao hàng, cho phép bạn theo dõi các kịch bản thực hiện phức tạp.
Sử dụng các đơn đặt hàng khi có sự chậm trễ giữa việc đặt và phát hành hóa đơn, hoặc khi các đơn hàng yêu cầu nhiều lô hàng hoặc lập hóa đơn một phần.
Nếu khách hàng nhận hóa đơn và giao hàng ngay khi đặt hàng, bạn có thể không cần các đơn đặt hàng vì chúng được thực hiện ngay lập tức.
Các đơn đặt hàng đặc biệt hữu ích cho việc theo dõi việc hoàn thành một phần, đơn hàng chưa giao, và giám sát tình trạng hoàn thành đơn hàng tổng thể.
Trước khi tạo đơn đặt hàng, hãy đảm bảo rằng khách hàng đã được thiết lập trong tab Khách hàng, vì mỗi đơn hàng phải được liên kết với một khách hàng.
Để tạo một đơn đặt hàng mới, nhấp vào nút Đơn đặt hàng mới.
Để biết thêm thông tin, xem: Đơn đặt hàng — Chỉnh sửa
Tab Đơn đặt hàng hiển thị thông tin trong các cột tùy chỉnh.
Cột Ngày hiển thị ngày của đơn đặt hàng.
Cột Số phiếu hiển thị số tham chiếu của đơn đặt hàng.
Cột Khách hàng hiển thị tên của khách hàng đã đặt đơn đặt hàng.
Cột Báo giá hiển thị số phiếu của một báo giá khách hàng đã được phê duyệt. Sử dụng cột này chỉ khi bạn đang sử dụng tab Báo giá.
Cột Mô tả hiển thị mô tả của đơn đặt hàng.
Cột SL chờ giao hiển thị số lượng mục đã đặt nhưng chưa được giao hàng hoặc lập hóa đơn.
Cột Số tiền đặt hàng hiển thị tổng số tiền của đơn đặt hàng.
Cột Số tiền hóa đơn hiển thị tổng số tiền từ tất cả các hóa đơn bán hàng liên kết với đơn đặt hàng này.
Mặc dù thường thì một hóa đơn được liên kết với một đơn hàng, bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng theo từng giai đoạn với nhiều hóa đơn.
Cột này giúp đảm bảo rằng tổng số tiền đã lập hóa đơn khớp với giá trị đơn hàng.
Cột Trạng thái hóa đơn hiển thị tình trạng hóa đơn của mỗi đơn hàng.
Các tình trạng có thể là: Đã lập hóa đơn (đã lập hóa đơn hoàn toàn), Hóa đơn một phần (hóa đơn một phần), Chưa lập hóa đơn (chưa lập hóa đơn), hoặc Không áp dụng (khi số tiền đặt hàng bằng không).
Điều này giúp bạn nhanh chóng xác định những đơn hàng nào vẫn cần được lập hoá đơn.
Cột Tình trạng giao hàng hiển thị việc các mục đã được đặt hàng có được giao hàng hay không.
Tình trạng là Giao hàng khi tất cả các mục đã được giao, hoặc Đang xử lý khi còn các mục chưa được giao.
Bấm nút Chỉnh sửa cột để lựa chọn các cột nào sẽ hiển thị.
Tìm hiểu thêm: Chỉnh sửa cột
Để theo dõi xem các đơn đặt hàng đã được lập hóa đơn hay chưa, hãy bật các cột Số tiền hóa đơn và Trạng thái hóa đơn trong Chỉnh sửa cột.
Nếu bạn sử dụng tab Hàng tồn kho, bạn có thể theo dõi tình trạng giao hàng bằng cách bật các cột SL chờ giao và Tình trạng giao hàng.
Một đơn hàng được coi là đã đóng khi Trạng thái hóa đơn của nó hiển thị Đã lập hóa đơn và Tình trạng giao hàng của nó hiển thị Giao hàng.
Lưu ý rằng tình trạng đơn hàng không cho biết liệu khách hàng đã thanh toán hay chưa. Theo dõi phiếu chi được thực hiện trong tab Hoá đơn bán hàng.
Mục đích chính của việc theo dõi các đơn đặt hàng là đảm bảo rằng các đơn hàng được lập hóa đơn chính xác và được thực hiện.
Để chuyển đổi một đơn đặt hàng thành hóa đơn, hãy nhấn Xem trên đơn đặt hàng, sau đó nhấn Sao chép vào và lựa chọn Hóa đơn bán hàng mới.
Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi một đơn hàng sẽ có chính xác một hóa đơn.
Đối với các đơn hàng yêu cầu nhiều giao hàng, Tạo một Phiếu giao hàng mới liên kết với đơn đặt hàng, chi tiết những gì đang được giao hàng.
Phiếu giao hàng sau đó có thể được sao chép vào một Hóa đơn bán hàng mới, duy trì liên kết đúng với đơn hàng gốc.
Khi một Đơn đặt hàng được Tạo, nó tăng Số lượng đặt trước và giảm Số lượng có sẵn dưới tab Hàng tồn kho.
Điều này giữ hàng tồn kho cho đơn hàng mà không tạo ra nghĩa vụ giao hàng.
Chỉ khi một Hóa Đơn được phát hành thì Số lượng đặt trước giảm và SL chờ giao tăng, tạo ra nghĩa vụ giao hàng thực tế.
Luồng công việc này hỗ trợ các doanh nghiệp chỉ giao hàng sau khi phiếu chi, vì hóa đơn có thể được phát hành sau khi tiền đã nhận.
Sử dụng Truy vấn Nâng cao để lọc, sắp xếp, và nhóm các đơn đặt hàng.
Ví dụ, bạn có thể hiển thị chỉ các đơn đặt hàng với các giao hàng đang xử lý.
Tìm hiểu thêm: Truy vấn Nâng cao
Các đơn đặt hàng có thể được chỉnh sửa bất kỳ lúc nào, ngay cả sau khi lập hóa đơn một phần hoặc giao hàng.
Để huỷ một đơn đặt hàng, nhấn Chỉnh sửa trên đơn đặt hàng và đánh dấu vào ô kiểm Đã hủy.
Để tạo bản sao cho một đơn đặt hàng, nhấp vào Xem trên đơn đặt hàng, sau đó sử dụng nút Bản sao hoặc tùy chọn Sao chép vào.
Đối với các đơn hàng định kỳ, đi đến tab Cài đặt, sau đó Giao dịch định kỳ, sau đó Đơn đặt hàng bán hàng định kỳ.
Tìm hiểu thêm về giao dịch định kỳ: Đơn đặt hàng bán hàng định kỳ — Đang xử lý