تسمح حسابات الرقابة لك بتخصيص كيفية تجميع وحساب أرصدة الحسابات وعرضها على القوائم المالية. الوصول إلى هذه الميزة من علامة التبويب الإعدادات لإنشاء وإدارة حسابات الرقابة الخاصة بك.
يتعقب عملك الأرصدة عبر العديد من الحسابات المختلفة: حسابات البنك، العملاء، الموردون، الموظفون، حسابات رأس المال، الأصول الثابتة، الأصول غير الملموسة، والاستثمارات. يحتفظ كل حساب برصيد يظهر ما تملكه، وما يدين لك به الآخرون، أو ما تدين به للآخرين.
تقارير قائمة المركز المالى تعرض الأصول و الالتزامات الخاصة بك. ومع ذلك، نظرًا لأن الأعمال التجارية عادةً ما تحتوي على مئات أو آلاف الحسابات الفردية، فإن عرض كل حساب بشكل منفصل سيجعل القوائم المالية غير مريحة وصعبة القراءة.
تقوم حسابات الرقابة بحل هذه المشكلة عن طريق دمج الحسابات المماثلة في عناصر سطر واحد. على سبيل المثال، يظهر جميع أرصدة العملاء تحت العملاء، بينما يتم دمج جميع حسابات البنك والنقدية تحت النقدية وما يعادلها. هذا يحافظ على قائمة المركز المالى مختصرة وسهلة الفهم.
تعمل مجموعات حسابات المراقبة الافتراضية بشكل جيد لمعظم الأعمال التجارية، ولكن يمكنك إنشاء حسابات مراقبة مخصصة لتنظيم حساباتك بشكل مختلف. يمنحك هذا مرونة كاملة بشأن كيفية ظهور المعلومات في قوائمك المالية.
لإنشاء حسابات رقابة مخصصة، قم أولاً بإنشاء حسابات مراقبة جديدة لأنواع الحسابات التي تريد فصلها. ثم قم بتعيين الحسابات الفردية إلى حسابات الرقابة المخصصة الخاصة بك.
بدلاً من عرض جميع الأصول الثابتة تحت حساب الأصول الثابتة بالتكلفة واحد، يمكنك إنشاء حسابات رقابة منفصلة لفئات الأصول المختلفة:
• الآلات بالتكلفة • المركبات بالتكلفة • الأثاث بالتكلفة • المباني بالتكلفة • الأرض بالتكلفة
بعد إنشاء هذه الحسابات الرقابية، انتقل إلى علامة التبويب الأصول الثابتة. عند تحرير الأصول الثابتة الفردية، سترى حقل حساب المراقبة الجديد حيث يمكنك تحديد أي حساب مراقبة يجب أن يتضمن ذلك الأصل.
يمكنك أيضًا عرض حسابات البنك بشكل فردي على قائمة المركز المالى بدلاً من دمجها. ببساطة قم بإنشاء حساب مراقبة لكل حساب بنك، ثم قم بتعيين كل حساب بنك إلى حساب المراقبة المقابل له.
هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج إلى عرض الرصيد الدقيق لحسابات البنك المحددة مباشرة على القوائم المالية.