Οι λογαριασμοί ελέγχου σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τον τρόπο ομαδοποίησης και εμφάνισης των υπολοίπων λογαριασμών στις οικονομικές καταστάσεις. Προσβάστε αυτή τη δυνατότητα από την καρτέλα Ρυθμίσεις για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τους δικούς σας λογαριασμούς ελέγχου.
Η επιχείρησή σας παρακολουθεί υπόλοιπα σε πολλούς διαφορετικούς λογαριασμούς: τραπεζικούς λογαριασμούς, πελάτες, προμηθευτές, ανθρώπινο δυναμικό, λογαριασμούς κεφαλαίου, πάγια, άυλα περιουσιακά στοιχεία και επενδύσεις. Κάθε λογαριασμός διατηρεί ένα υπόλοιπο που δείχνει τι κατέχετε, τι σας οφείλουν οι άλλοι ή τι οφείλετε στους άλλους.
Η Ισολογισμός αναφορά εμφανίζει το ενεργητικό και τις υποχρεώσεις σας. Ωστόσο, καθώς οι επιχειρήσεις συνήθως έχουν εκατοντάδες ή χιλιάδες ατομικούς λογαριασμούς, η εμφάνιση κάθε λογαριασμού ξεχωριστά θα καθιστούσε τις οικονομικές καταστάσεις δυσχερείς και δύσκολες στην ανάγνωση.
Οι λογαριασμοί ελέγχου επιλύουν αυτό το πρόβλημα συνδυάζοντας παρόμοιους λογαριασμούς σε ενιαία στοιχεία γραμμής. Για παράδειγμα, όλα τα υπόλοιπα πελατών εμφανίζονται κάτω από Εισπρακτέους λογαριασμούς, ενώ όλοι οι τραπεζικοί λογαριασμοί και τα μετρητά συνδυάζονται κάτω από Μετρητά και ισοδύναμα μετρητών. Αυτό διατηρεί τον Ισολογισμό σας συνοπτικό και εύκολο στην κατανόηση.
Οι προεπιλεγμένες ομάδες ελέγχου λογαριασμών λειτουργούν καλά για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους λογαριασμούς ελέγχου για να οργανώσετε τους λογαριασμούς σας διαφορετικά. Αυτό σας δίνει πλήρη ευελιξία σχετικά με το πώς εμφανίζεται η πληροφορία στις οικονομικές σας καταστάσεις.
Για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους λογαριασμούς ελέγχου, αρχικά ρυθμίστε νέους λογαριασμούς ελέγχου για τους τύπους λογαριασμών που θέλετε να διαχωρίσετε. Στη συνέχεια, αναθέστε στους ατομικούς λογαριασμούς τους προσαρμοσμένους λογαριασμούς ελέγχου σας.
Αντί να εμφανίζονται όλα τα πάγια υπό έναν ενιαίο λογαριασμό Πάγια στο κόστος, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστούς λογαριασμούς ελέγχου για διαφορετικές κατηγορίες ενεργητικού:
• Μηχανήματα Στο κόστος • Οχήματα Στο κόστος • Έπιπλα Στο κόστος • Κτίρια Στο κόστος • Γη Στο κόστος
Μετά τη δημιουργία αυτών των λογαριασμών ελέγχου, μεταβείτε στην καρτέλα Πάγια. Όταν επεξεργάζεστε μεμονωμένα πάγια, θα δείτε ένα νέο πεδίο Έλεγχος λογαριασμού όπου μπορείτε να προσδιορίσετε ποιος έλεγχος λογαριασμού θα πρέπει να περιλαμβάνει αυτό το πάγιο.
Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τους τραπεζικούς λογαριασμούς ξεχωριστά στον Ισολογισμό σας αντί να τους συνδυάσετε. Απλά δημιουργήστε έναν έλεγχο λογαριασμού για κάθε τραπεζικό λογαριασμό, στη συνέχεια αναθέστε κάθε τραπεζικό λογαριασμό στον αντίστοιχο έλεγχο λογαριασμού του.
Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν χρειάζεται να δείξετε στους ενδιαφερόμενους το ακριβές υπόλοιπο συγκεκριμένων τραπεζικών λογαριασμών απευθείας στις οικονομικές καταστάσεις.