Η φόρμα Πληρωμή καταγράφει τα χρήματα που φεύγουν από την επιχείρησή σας μέσω τραπεζικών λογαριασμών ή ταμειακών λογαριασμών. Χρησιμοποιήστε αυτή τη φόρμα για να τεκμηριώσετε όλες τις εξερχόμενες κινήσεις για ακριβή παρακολούθηση και αναφορά των οικονομικών σας.
Οι κοινές τύποι πληρωμών περιλαμβάνουν αγορές από προμηθευτές, μισθούς υπαλλήλων, πληρωμές φόρων σε κρατικούς οργανισμούς, ενοίκιο, λογαριασμούς και άλλα έξοδα επιχείρησης. Η φόρμα παρέχει ειδικές δυνατότητες για διαφορετικά σενάρια πληρωμών.
Για να καταγράψετε μια πληρωμή, αρχίστε επιλέγοντας τον τραπεζικό ή μετρητοίς λογαριασμό από τον οποίο θα γίνει η πληρωμή. Εισάγετε την ημερομηνία κατά την οποία η πληρωμή έγινε ή θα γίνει. Στη συνέχεια, προσδιορίστε ποιος έλαβε την πληρωμή επιλέγοντας τον τύπο δικαιούχου και τον συγκεκριμένο παραλήπτη.
Για τις πληρωμές προμηθευτών, το σύστημα αυτόματα εμφανίζει τυχόν εκκρεμή τιμολόγια αγορών. Μπορείτε να επιλέξετε ποια τιμολόγια να πληρώσετε και να δηλώσετε το ποσό για κάθε ένα. Η φόρμα δείχνει το υπόλοιπο του τιμολογίου για να βοηθήσει στη διασφάλιση ακριβούς κατανομής πληρωμής.
Για τις άλλες πληρωμές, κατανείμετε το ποσό πληρωμής στους κατάλληλους λογαριασμούς εξόδων. Μπορείτε να χωρίσετε μια ενιαία πληρωμή σε πολλούς λογαριασμούς αν χρειαστεί. Για παράδειγμα, μια πληρωμή κοινής ωφέλειας μπορεί να χωριστεί μεταξύ λογαριασμών εξόδων ενέργειας και ύδρευσης.
Μάark τις πληρωμές ως εκκρεμείς αν δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμα στο τραπεζικό σου λογαριασμό. Αυτή η κατάσταση βοηθά στη συμφωνία με τράπεζα κάνοντάς τους διαχωρισμό μεταξύ των πληρωμών που έχουν καταχωρηθεί αλλά δεν έχουν επεξεργαστεί ακόμα από την τράπεζα. Μόλις η πληρωμή καταχωρηθεί, μπορείς να ενημερώσεις την κατάσταση της.
Η φόρμα υποστηρίζει την παρακολούθηση φόρων επιτρέποντάς σας να καθορίσετε ποσά φόρου στις γραμμές πληρωμής. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε υποστηρικτικά έγγραφα όπως αποδείξεις ή τιμολόγια για να διατηρήσετε ένα ολοκληρωμένο ιστορικό ελέγχου. Προσαρμοσμένα πεδία μπορούν να προστεθούν για να καταγράψετε επιπλέον πληροφορίες που σχετίζονται με τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Η φόρμα πληρωμής περιέχει τα εξής πεδία:
Εισάγετε την ημερομηνία που κάνατε αυτή την πληρωμή.
Αυτή η ημερομηνία καθορίζει πότε η πληρωμή καταχωρείται στα βιβλία σας και σε ποια λογιστική περίοδο ανήκει.
Για τις επιταγές, χρησιμοποιήστε την ημερομηνία που είναι γραμμένη στην επιταγή. Για τις ηλεκτρονικές πληρωμές, χρησιμοποιήστε την ημερομηνία της κίνησης.
Εισάγετε έναν αριθμό αναφοράς για να προσδιορίσετε μοναδικά αυτή την πληρωμή.
Κοινές αναφορές περιλαμβάνουν αριθμούς επιταγών, επιβεβαιώσεις μεταφοράς χρημάτων ή ηλεκτρονικά IDs πληρωμής.
Οι αριθμοί βοηθούν να ταιριάξετε τις πληρωμές με τις τραπεζικές καρτέλες και να εντοπίσετε συγκεκριμένες κινήσεις αργότερα.
Επιλογή του <κωδικού> Τραπεζικού λογαριασμού ή του <κωδικού> Λογαριασμού ταμείου που χρησιμοποιείται για να γίνει αυτή η Πληρωμή.
Το υπόλοιπο του επιλεγμένου λογαριασμού θα μειωθεί κατά το ποσό της πληρωμής.
Εάν δεν έχετε δημιουργήσει τον λογαριασμό πληρωμής ακόμη, ρυθμίστε τον πρώτα κάτω από <κωδικός>Τραπεζικοί Λογαριασμοί και Μετρητά.
Επιλογή της κατάστασης εκκαθάρισης για τις τραπεζικές πληρωμές.
Επιλέξτε <κωδικός>Καταχωρημένη εάν η πληρωμή έχει ήδη αφαιρεθεί από τον τραπεζικό σας λογαριασμό.
Επιλέξτε <κωδικός> Εκκρεμεί αν η πληρωμή έχει εκδοθεί αλλά δεν εμφανίζεται ακόμη στην καρτέλα σας.
Αυτή η κατάσταση είναι κρίσιμη για ακριβή συμφωνία με τράπεζα και αναφορά ταμειακής ροής.
Εισάγετε την <κωδικός>Ισοτιμία Συναλλάγματος για τη μετατροπή πληρωμών σε ξένο νόμισμα στο <κωδικός>Βασικό Νόμισμα.
Αυτό το ποσοστό ισχύει κατά την πραγματοποίηση πληρωμής από έναν τραπεζικό λογαριασμό ξένου νομίσματος.
Η ισοτιμία συναλλάγματος καθορίζει την αξία του βασικού νομίσματος για τη χρηματοοικονομική αναφορά.
Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες ισοτιμίες συναλλάγματος κάτω από <κωδικός>Ρυθμίσεις → <κωδικός>Ισοτιμίες Συναλλάγματος.
Επιλογή του τύπου δικαιούχου που λαμβάνει αυτή την πληρωμή.
Επιλέξτε <κωδικός> Πελάτη για επιστροφές χρημάτων, επιστροφές υπερπληρωμών ή άλλες πληρωμές προς πελάτες.
Επιλέξτε <κωδικός> Προμηθευτή για πληρωμές προμηθευτών, τιμολόγια αγορών ή προκαταβολές προμηθευτή.
Επιλέξτε <κωδικός> Άλλα για πληρωμές σε μη πελάτες/προμηθευτές, όπως υπαλλήλους, φορολογικές αρχές ή πληρωμές δανείου.
Εισάγετε μια προαιρετική περιγραφή για να παρέχετε συμφραζόμενα σχετικά με αυτήν την πληρωμή.
Οι περιγραφές βοηθούν στην αναγνώριση του σκοπού της πληρωμής κατά την ανασκόπηση των κινήσεων.
Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες όπως αριθμούς τιμολογίου, αναφορές εντολής αγοράς ή τον λόγο για την πληρωμή.
Προσθήκη γραμμών ειδών για να κατανείμετε αυτή την πληρωμή στους κατάλληλους λογαριασμούς.
Κάθε γραμμή μπορεί να καταχωρηθεί σε διαφορετικούς Λογαριασμούς Εξόδων, να εφαρμόζεται σε Τιμολόγια Αγορών ή να καταγράφει Είδη Αγορών.
Χρησιμοποιήστε πολλές γραμμές για να χωρίσετε μια ενιαία πληρωμή σε διαφορετικές κατηγορίες εξόδων ή τιμολόγια.
Οι γραμμές χωρίς λογαριασμούς θα κατανεμηθούν αυτόματα στα παλαιότερα ανεξόφλητα τιμολόγια για τον επιλεγμένο προμηθευτή.
Επιλογή ενός <κωδικός> Προϊόντος Αποθήκης ή <κωδικός> Άυλου Προϊόντος προς αγορά.
Όταν ένα είδος είναι επιλεγμένο, ο κατάλληλος λογαριασμός εξόδων είναι αυτόματα συμπληρωμένος με βάση τις ρυθμίσεις του είδους.
Αφήστε κενό αν θέλετε να προσδιορίσετε τον λογαριασμό χειροκίνητα.
Επιλογή του λογαριασμού για την κατηγοριοποίηση αυτής της γραμμής πληρωμής.
Εάν επιλέξατε ένα <κωδικός>είδος, ο λογαριασμός συμπληρώνεται αυτόματα από την ρύθμιση του λογαριασμού αγοράς του είδους.
Για άμεσες πληρωμές εξόδων, επιλέξτε τον κατάλληλο λογαριασμό εξόδων από το `Λογιστικό Σχέδιο` σας.
Κοινές λογαριασμοί εξόδων περιλαμβάνουν κοινοχρήστα, ενοίκιο, προμήθειες ή επαγγελματικές αμοιβές.
Για πληρωμές προς προμηθευτές κατά των τιμολογίων, επιλέξτε <κωδικός>Πληρωτέοι λογαριασμοί και στη συνέχεια επιλέξτε τον <κωδικός>Προμηθευτή.
Όταν πληρώνετε προμηθευτές, μπορείτε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο <κωδικός>Τιμολόγιο Αγοράς ή να το αφήσετε αυτόματο.
Αυτόματη κατανομή εφαρμόζει πληρωμές στα παλαιότερα ανεξόφλητα τιμολόγια πρώτα (Μέθοδος FIFO).
Για τις αγορές παγίων, επιλέξτε τον <κωδικό>Πάγια, κόστος και στη συνέχεια το συγκεκριμένο <κωδικό>Πάγιο.
Για τις χρεώσιμες δαπάνες που θα αποζημιώσουν οι πελάτες, επιλέξτε <κωδικός>Χρεώσιμες Δαπάνες και τον <κωδικός>Πελάτη.
Για τις πληρωμές υπαλλήλων μετά τη μισθοδοσία, επιλέξτε <κωδικός> Κινήσεις Μισθοδοσίας και τον <κωδικός> Υπάλληλος .
Η επιλογή λογαριασμού καθορίζει πώς αυτή η πληρωμή εμφανίζεται στις χρηματοοικονομικές αναφορές και επηρεάζει τα υπόλοιπα λογαριασμών.
Εισάγετε μια περιγραφή για αυτή τη γραμμή πληρωμής.
Οι περιγραφές παρέχουν λεπτομέρειες σχετικά με το τι πληρώνει αυτή η συγκεκριμένη γραμμή είδους.
Αυτό το πεδίο εμφανίζεται μόνο όταν η στήλη <κωδικός>Περιγραφή είναι ενεργοποιημένη στη φόρμα πληρωμής.
Εισάγετε την ποσότητα των ειδών που αγοράζονται.
Για τα προϊόντα αποθήκης, αυτή η ενημέρωση ρυθμίζει τα επίπεδα αποθέματος στην καθορισμένη τοποθεσία.
Για τις υπηρεσίες, εισάγετε ώρες, μονάδες ή άλλα μετρήσιμα ποσά.
Αυτό το πεδίο εμφανίζεται μόνο όταν η στήλη <κωδικός>Ποσότητα είναι ενεργοποιημένη.
Εισάγετε την τιμή ανά μονάδα για αυτή τη γραμμή είδους.
Η τιμή μονάδας πολλαπλασιασμένη με την ποσότητα δίνει το σύνολο γραμμής πριν από τις εκπτώσεις και τον φόρο.
Για υπηρεσίες, αυτό ενδέχεται να είναι μία τιμή ώρας ή τιμή ανά μονάδα υπηρεσίας.
Επιλογή της <κωδικός> Τοποθεσίας Αποθήκης κατά την αγορά προϊόντων αποθήκης.
Αυτό καθορίζει ποιο αποθηκευτικό χώρο ή τοποθεσία θα παραλάβει το αγορασθέν απόθεμα.
Εμφανίζεται μόνο όταν έχετε ενεργοποιήσει τις τοποθεσίες αποθήκης και αγοράζετε προϊόντα αποθήκης.
Ενεργοποιήστε τους αριθμούς γραμμής για να εμφανίζονται διαδοχικοί αριθμοί για κάθε γραμμή πληρωμής.
Οι αριθμοί γραμμής βοηθούν όταν συζητάμε ή αναφερόμαστε σε συγκεκριμένες γραμμές σε σύνθετες πληρωμές.
Χρήσιμο για την αντιστοίχιση λεπτομερειών πληρωμής με υποστηρικτική τεκμηρίωση ή εντολές αγορών.
Ενεργοποιήστε τη στήλη <κωδικός>Περιγραφή για να προσθέσετε λεπτομερείς εξηγήσεις για κάθε γραμμή πληρωμής.
Η Περιγραφή Γραμμής τεκμηριώνει για ποιον λόγο είναι κάθε μέρος μιας διαχωρισμένης Πληρωμής.
Απαραίτητο για τις πληρωμές εξόδων που χρειάζονται λεπτομερή τεκμηρίωση για έγκριση ή επιστροφή χρημάτων.
Ενεργοποιήστε τις <στήλες> <κωδικός> Ποσότητας και <κωδικός> Τιμής Μονάδας για αγορές βασισμένες στην ποσότητα.
Απαραίτητο για τις αγορές αποθεμάτων όπου χρειάζεται να καταγράψετε τις ποσότητες και το κόστος μονάδας.
Επίσης χρήσιμο για υπηρεσίες που χρεώνονται ανά ώρες, μονάδες ή άλλα μετρήσιμα ποσά.
Το σύστημα υπολογίζει τα σύνολα γραμμής πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή μονάδας.
Ενεργοποιήστε τη <στήλη> <κωδικός> Έκπτωσης για να εφαρμόσετε εκπτώσεις στις γραμμές πληρωμής.
Επιλέξτε μεταξύ εκπτώσεων ποσοστού ή εκπτώσεων σταθερού ποσού.
Οι εκπτώσεις υπολογίζονται ανά γραμμή και μειώνουν το ποσό πριν από τους υπολογισμούς φόρου.
Χρήσιμο για εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής, εκπτώσεις όγκου ή διαπραγμένες μειώσεις τιμής.
Καθορίστε αν τα ποσά γραμμών περιλαμβάνουν ή αποκλείουν τον φόρο.
Ελέγξτε αυτό το πλαίσιο αν τα ποσά είναι χωρίς φόρο - ο φόρος θα υπολογιστεί και θα προστεθεί στα ποσά της γραμμής.
Αφήστε το ξετσεκαρισμένο αν τα ποσά περιλαμβάνουν ήδη φόρο - ο φόρος θα υπολογιστεί αλλά θα συμπεριληφθεί στο ποσό της γραμμής.
Αυτή η ρύθμιση επηρεάζει το τελικό σύνολο πληρωμής και πώς εμφανίζονται τα ποσά φόρου.
Ενεργοποιήστε το καθορισμένο υπόλοιπο για να αναγκάσετε αυτή την πληρωμή να ταιριάζει με ένα συγκεκριμένο ποσό.
Χρήσιμο όταν χρειάζεται να ταιριάξετε ακριβή ποσά τραπεζικών κινήσεων ή να χειριστείτε διαφορές στρογγυλοποίησης.
Οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ των γραμμών ειδών και του καθορισμένου υπολοίπου θα καταχωρηθεί αυτόματα προς <κωδικός>Αταξινόμητα.
Η καταχώρηση του λογαριασμού αταξινόμητα σας βοηθά να ερευνήσετε και να διορθώσετε αποκλίσεις αργότερα.
Ενεργοποιήστε τον προσαρμοσμένο τίτλο για να αντικαταστήσετε τον προεπιλεγμένο τίτλο 'Πληρωμή' στις φόρμες.
Χρήσιμο για τη δημιουργία εξειδικευμένων τύπων πληρωμής όπως 'Αποζημίωση Εξόδων' ή 'Πληρωμή Προμηθευτή'.
Ο προσαρμοσμένος τίτλος εμφανίζεται στις εκτυπωμένες και σε ηλεκτρονικά ταχυδρομικά έντυπα πληρωμής.
Ενεργοποιήστε τη στήλη ποσού φόρου για να εμφανίζει τον υπολογισμένο φόρο για κάθε γραμμή.
Δείχνει πώς υπολογίζεται ο φόρος γραμμή προς γραμμή, με στρογγυλοποίηση που εφαρμόζεται σε κάθε γραμμή ξεχωριστά.
Βοηθά στη διαδικασία επιβεβαίωσης των υπολογισμών φόρου και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανόνες στρογγυλοποίησης φόρου.
Το συνολικό φόρο είναι το άθροισμα των ατομικά στρογγυλοποιημένων φόρων γραμμής, όχι ένας υπολογισμός στο σύνολο.
Ενεργοποιήστε τα προσαρμοσμένα υποσέλιδα για να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες στο κάτω μέρος των φορμών πληρωμής.
Τα Υποσέλιδα μπορούν να περιλαμβάνουν όρους πληρωμής, οδηγίες για την αποστολή χρημάτων ή υπογραφές εξουσιοδότησης.
Δημιουργία επαναχρησιμοποιήσιμων υποσέλιδων κάτω από <κωδικός> Ρυθμίσεις → <κωδικός> Υποσέλιδο και επιλογή τους εδώ.