Knjižna odobrenja su finansijski dokumenti koji smanjuju iznos koji kupac duguje vama. Ona pružaju formalni zapis o povratima, vraćanju ili otpisima na računima kupaca.
Koristite ovaj obrazac za izdavanje potraživanja kupcima kada trebate smanjiti njihov dug ili obraditi povrat novca.
Izdavanje knjižnih odobrenja u sledećim situacijama:
• Kupac vraća robu ili otkazuje usluge
• Napravili ste greške u cenama na originalnom računu koje je potrebno ispraviti
• Kupac je primio oštećene, neispravne ili pogrešne artikle
• Želite da dodelite popuste posle računa, rabate ili naknade za dobru volju
• Kupac je pretplaćen i potrebno je da zabeležite potražuje saldo
Kada kreirate knjižno odobrenje, pratite sledeće korake:
• Izaberi kupca sa liste.
• Povežite originalni broj računa ako se ova potražuje odnosi na određeni račun
• Unesite artikle i količine koje se potražuju - koristite pozitivne količine
• Uključite jasan opis koji objašnjava razlog za potražuje
• Dodaj sve relevantne napomene ili redne brojeve
Sistem automatski obrađuje sledeće kada sačuvate knjižno odobrenje:
• Ažurira saldo kupčevog računa kako bi smanjio dugovanje.
• Potražuje artikle zaliha nazad u skladište (ako je primenjivo)
• Kreira potrebne računovodstvene unose za održavanje tačnih finansijskih izveštaja
• Čini potražuje dostupnim za primenu protiv budućih fakturisanju ili obradu kao povraćaj novca
Popunite detalje knjižnog odobrenja koristeći polja ispod. Obavezna polja su označena zvezdicom ().
Unesite datum kada je ovo knjižno odobrenje izdato kupcu.
Ovaj datum određuje kada potraživanje smanjuje saldo kupčevog konta i pojavljuje se u finansijskim izveštajima.
Unesite redni broj za ovo knjižno odobrenje. Ovo pomaže u praćenju i identifikaciji knjižnog odobrenja u komunikaciji.
Možete koristiti automatsko numerisanje tako što ćete ostaviti ovo polje prazno, ili uneti svoj vlastiti redni broj za bolju organizaciju.
Izaberi kupca koji će primiti ovo knjižno odobrenje. Njihova adresa za dostavu računa će se automatski popuniti.
Knjižno odobrenje će smanjiti ono što ovaj kupac potražuje od vas i može se primeniti na njihove neplaćene fakture.
Opciono, povežite ovo knjižno odobrenje sa specifičnim računom. Ovo pomaže u praćenju koji račun je odobren i može automatski primeniti potražuje.
Ako je povezan sa računom, potražuje će se automatski alocirati protiv salda tog specifičnog računa.
Unesite adresu za dostavu računa kupca. Ovo se automatski popunjava iz evidencije kupca, ali se može izmeniti.
Adresa se pojavljuje na štampanom knjižnom odobrenju i treba da se poklapa sa onim gde šaljete korespondenciju ovom kupcu.
Ako kupac koristi stranu valutu, unesite devizni kurs za konverziju u vašu osnovnu valutu.
Devizni kurs određuje kako se iznos strane valute konvertuje u vašu osnovnu valutu u svrhu računovodstva.
Opciono, dodajte opis ili razlog za ovo knjižno odobrenje, kao što su 'Vraćanje proizvoda' ili 'Prilagođavanje cene'.
Ovaj opis pomaže da se dokumentuje zašto je potražuje izdano i pojavljuje se u izveštajima, ali ne i na knjižnom odobrenju.
Unesite red artikala koji se potražuje. Svaki red predstavlja proizvod ili uslugu sa iznosom koji se potražuje.
Redni artikli treba da se poklope sa onim što je prvobitno prodato, uključujući iste račune, poreske šifre i kategorije praćenja.
Pomerite ovu opciju da prikažete brojeve linija na knjižnom odobrenju. Ovo pomaže da se referenciraju određeni artikli.
Brojevi linija olakšavaju razgovor o specifčnim artiklima s kupcima i njihovo usklađivanje s originalnim računom.
Označite ovu kutiju da prikažete kolonu opisa za svaki red artikla, omogućavajući detaljna objašnjenja za svaku potražuju.
Opisi pomažu da objasne zašto se svaki artikal / usluga potražuje, što je posebno korisno za delimične potražuje ili otpise.
Označite ovaj okvir ako iznosi koje unosite već uključuju porez. Ostavite neoznačeno ako se porez treba izračunati dodatno.
Ova postavka treba da se poklapa sa načinom na koji je originalni račun kreiran kako bi se osigurale tačne poreske presmetke.
Označite ovu kutiju ako se porez po odbitku odnosi na ovo knjižno odobrenje. Ovo prilagođava porez po odbitku ranije evidentiran.
Potražuje poreza po odbitku poništava porez po odbitku koji je zabeležen na originalnom računu.
Označite ovaj okvir ako ovo knjižno odobrenje takođe predstavlja povrat fizičkih dobara, ažurirajući nivoe zaliha.
Kada je označeno, knjižno odobrenje će takođe funkcionisati kao ulaz zaliha, dodajući vraćene artikle nazad u inventar.
Izaberi lokaciju inventara gde će vraćene robe biti primljene nazad u stok.
Ovo određuje koju prodavnicu ili lokaciju prima vraćene stavke zaliha za buduću prodaju.