Худалдан авалтын захиалга нь ханган нийлүүлэгчидэд тодорхой бараа эсвэл үйлчилгээ хүргэж, тохиролцсон үнээр болон нөхцөлөөр гүйцэтгэхийг зөвшөөрсөн албан ёсны баримт юм.
Худалдан авалтын захиалгууд нь худалдан авахад тавьсан таны үүргийг баталгаажуулж, таны болон таны нийлүүлэгчийн хооронд хууль эрх зүйн үүрэг үүсгэдэг.
Худалдан авалтын захиалга нь таны худалдан авалтын процесст хэд хэдэн чухал үүрэг гүйцэтгэдэг:
• Зөвшөөрөл - Тэд худалдан авалтуудыг албан ёсоор баталж, зарцуулалтын хяналтыг тогтоодог
• Хууль эрх зүйн хамгаалалт - Тэд тодорхой нөхцөл, журам бүхий хүлээсэн гэрээг шинээр үүсгэдэг
• Төсөвийн хяналт - Тэд зардлуудыг бэлтгэгдсэн төсөвтэй харьцуулан хянахад тусалдаг.
• Санхүүгийн менежмент - Тэд оптимал нөөцийн түвшнийг хадгалахын тулд материалаа цаг тухайд нь захиалдаг.
• Нэхэмжлэхийн мэдэгдэл - Тэд нийлүүлэгчийн нэхэмжлэхүүдийг тохиролцсон үнийн болон тоогоор баталгаажуулах лавлах дугаар санал болгодог.
Худалдан авалтын захиалга үүсгэхдээ анхааралтай байх зүйлс:
• Нийлүүлэгчийн мэдээлэл - Зөв нийлүүлэгчийг сонгосон эсэхийг баталгаажуулах
• Бүлгийн тодорхойлолт - Үнэн зөв утгууд, тоо хэмжээг болон нэгжийн үнэ оруулна уу
• Хүлээн авах мэдээлэл - Хүлээн авах огноо, байршил, болон хүргэлтийн зааврыг тодорхойлно
• Төлбөрийн нөхцөл - Төлбөр хэзээ ба хэрхэн хийхийг тодорхойлно
• Онцгой нөхцөл - Тэмдэглэл хэсэгт ямар нэгэн тодорхой шаардлага буюу нөхцлийг нэмэх
Худалдан авалтын захиалгууд нь таны худалдан авах ажил урсгалд бусад баримт бичгүүдтэй өвөрмөц уялдаатайгаар нэгддэг:
• Цитатууд - Баталгаажсан <код>Худалдан авах үнэлгээ-ийг шууд худалдан авалтын захиалгад хөрвүүлэх
• Баримт бичгүүд руу - Худалдан авалтын захиалга руу лавлах дугаар бүхий <код>Бараа хүлээн авсан баримт ашиглан хүргэлтийг бичиж авна.
• Нэхэмжлэхүүд - Худалдан авалтын нэхэмжлэхүүдийг худалдан авалтын захиалгатай харьцуулж үнэ ба тоог баталгаажуулах
Систем нь нийлүүлэлтийн гүйцэтгэлийг хянахад тусалж, захиалгын бүрэн гүйцэтгэлийг хангахын тулд үлдэгдэл тоо хэмжээ болон дүнг автоматаар хянаж байдаг.
Энэ маягт агуулсан дараах талбайнууд:
Худалдан авалтын захиалтын огноог оруулна уу. Энэ нь ихэвчлэн захиалга нийлүүлэгчид өгөгддөг үе шатууд юм.
Энэхүү худалдан авалтын захиалгын лавлах дугаарыг оруулна уу. Энэ нь таны ПО дугаар эсвэл захиалгыг хянахад туслах ямар нэгэн лавлагаа байж болно.
Сонгох Нийлүүлэгч Хаанаас та захиалга өгч байна. Энэ нь захиалгын Валют ба Төлбөрийн нөхцөлийг тодорхойлно.
Нэмэлт, энэ худалдан авалтын захиалгыг худалдан авалтын үнэлгээнд холбох. Энэ нь захиалгад шилжүүлэлт хянахад тусалж, тохиролцсон үнийг баталгаажуулдаг.
Нэмэлт, энэ захиалгын талаар утга эсвэл тэмдэглэл нэмэх, жишээлбэл, хүлээн авалтын зааварчилгаа эсвэл тусгай шаардлага.
Захиалж буй бүлгүүдээ оруулна уу. Тус бүрийн мөр стандарт бүлэг, тоо, нэгжийн үнэ болон бусад дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.
Нийлүүлэгчийнхаа үнэд татвар багтсан бол энэ хайрцгийг шалгана уу. Татвар үнэд нэмэгдсэн бол шалгахгүйgist.
Энэ савыг шалгаж, худалдан авалтын захиалга дээр мөр дугааруудыг харуулна. Энэ нь ханган нийлүүлэгчидтэй харилцахдаа тодорхой бүлгүүдийг лавлахад тусалдаг.
Энэ хайрцыг шалгаж, хэлэлцээрийн үндсэн дээр хөнгөлөлтүүдийг запихах багана идэвхжүүлнэ.
Хөнгөлөлтүүдийг хувь эсвэл тогтмол дүнгээр оруулахыг сонгоно уу.
Энэ худалдан авалтанд барьцаа авах татвар хамаарах бол энэ хайрцгийг шалгана уу. Энэ нь ихэвчлэн зарим төрлийн үйлчилгээ эсвэл ханган нийлүүлэгчидэд шаардлагатай байна.
Энэ нь худалдан авалтын захиалга цуцлагдсан эсэхийг харуулж байна. Цуцлагдсан захиалга нь системд бүртгэгдэж үлддэг боловч идэвхигүй байна.