शाख टिप्पणीहरू वित्तीय कागजातहरू हुन् जसले तपाईंलाई ग्राहकले तपाईँलाई ऋण चुकाउने रकम कम गर्दछ। तिनीहरूले ग्राहक खाताहरूमा रिफन्डहरू, फिर्ता, वा मिलानहरूको औपचारिक रेकर्ड प्रदान गर्छन्।
यो फारमलाई ग्राहकहरूलाई क्रेडिट जारी गर्न उपयोग गर्नुहोस् जब तपाईंलाई तिनीहरूको बाकी शेष घटाउनुहोस् वा रिफन्डहरू प्रक्रिया गर्नु आवश्यक छ।
तलका अवस्थामा ऋण टिप्पणी जारी गर्नुहोस्:
• ग्राहकले सामान रद्द गर्नुहोस वा सेवाहरू रद्द गर्छन्
• तपाईंले मूल विजकमा सुधार गर्नुपर्ने मूल्य निर्धारण गल्तीहरू गर्नुभयो।
• ग्राहकले क्षति पुगेका, दोषपूर्ण, वा गलत वस्तुहरू प्राप्त गरे
• तपाइँ विजक पछि छुट, छूट, वा सद्भावना भत्ता दिन चाहनुहुन्छ
• ग्राहकले अधिक भुक्तानी गरे र तपाईलाई क्रेडिट शेष रेकर्ड गर्नु आवश्यक छ।
जब ऋण टिप्पणी सिर्जना गर्दै हुनुहुन्छ, यी चरणहरूलाई पछ्याउनुहोस्:
• ग्राहकलाई ड्रपडाउन सूचीबाट छान्नुहोस्।
• यदि यो क्रेडिट कुनै विशेष विजकसँग सम्बन्धित छ भने मूल बिक्री विजक संख्या सन्दर्भ गर्नुहोस्।
• क्रेडिट गरिएका वस्तुहरू र मात्राहरू प्रविष्ट गर्नुहोस् - सकारात्मक मात्राहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
• क्रेडिटको कारण स्पष्ट रूपमा बुझाउने विवरण समावेश गर्नुहोस्।
• कुनै पनि सम्बन्धित टिप्पणीहरू वा सन्दर्भ नम्बरहरू थप गर्नुहोस्
प्रणाली स्वचालित रूपमा तलका कुराहरू सम्हाल्दछ जब तपाईँले ऋण टिप्पणी बचत गर्नुहुन्छ:
ग्राहकको खाता शेषलाई अपडेट गर्दछ ताकि उनीहरूले कति लेनदेन गर्नुपर्छ त्यो घटोस।
• क्रेडिट गरिएका हातको सामानलाई ब्याकमा (यदि लागू हुन्छ भने)
• सटीक वित्तीय रेकर्डहरू राख्नको लागि आवश्यक लेखा प्रविष्टिहरू सृजना गर्नुहोस्
• भविष्यका बीजकहरूमा लागू गर्न वा फिर्ताको रूपमा प्रशोधन गर्न क्रेडिट उपलब्ध गराउँछ।
क्रेडिट टिप्पणीको विवरण तलका क्षेत्रहरू प्रयोग गरी पूरा गर्नुहोस्। आवाश्यक क्षेत्रहरू ताराको चिह्न () द्वारा चिन्हित छन्।
ग्राहकलाई यो ऋण टिप्पणी जारी गरिएको मिति प्रविष्ट गर्नुहोस्।
यस मितिले क्रेडिटले ग्राहकको खाताको शेष घट्नु र वित्तीय प्रतिवेदनहरूमा देखिनु कहिले निर्धारण गर्दछ।
यस ऋण टिप्पणीको लागि सन्दर्भ संख्या प्रवेश गर्नुहोस्। यसले संचारमा ऋण टिप्पणीलाई ट्र्याक गर्न र पहिचान गर्न मद्दत गर्दछ।
तपाईं यो क्षेत्र खाली छोडेर स्वचालित नम्बरिंग प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ, वा राम्रो संगठनका लागि आफ्नो सन्दर्भ नम्बर राख्न सक्नुहुन्छ।
यस ऋण टिप्पणी प्राप्त गर्ने ग्राहक छान्नुहोस्। उनीहरूको बिल पठाउने ठेगाना स्वचालित रूपमा भरिनेछ।
ऋण टिप्पणीले यस ग्राहकले तपाईंसँग कति ऋण छ भन्ने कुरा घटाउनेछ र यसलाई उनीहरूको बकाया बीजकहरू विरुद्ध प्रयोग गर्न सकिन्छ।
ऐच्छिक रूपमा, यस ऋण टिप्पणीलाई विशेष बिक्री विजकमा लिंक गर्नुहोस्। यसले तपाईंलाई ट्र्याक गर्न मद्दत गर्दछ कि कुन विजकमा क्रेडिट गरिएको छ र स्वचालित रूपमा क्रेडिट लागू गर्न सक्छ।
यदि विजक संग लिंक गरिएको छ भने, क्रेडिट स्वचालित रूपमा त्यो विशेष विजकको शेष विरुद्ध आवंटित हुनेछ।
ग्राहकको बिल पठाउने ठेगाना लेख्नुहोस्। यो स्वचालित रूपमा ग्राहक रेकर्डबाट भर्नु भएको छ तर यसलाई परिवर्तन गर्न सकिन्छ।
प्रिंट गरिएको क्रेडिट टिप्पणीमा ठेगाना देखा पर्दछ र तपाईले यस ग्राहकलाई पत्राचार पठाउनु भएको ठाउँसँग मेल खाएको हुनु पर्नेछ।
यदि ग्राहक वैदेशिक मुद्रा प्रयोग गर्छ भने, आफ्नो आधार मुद्रामा रुपान्तरण गर्नको लागि विनिमय दर प्रविष्ट गर्नुहोस्।
विनिमय दरले वैदेशिक मुद्रा रकमलाई तपाईंको आधार मुद्रामा लेखा प्रयोजनका लागि कसरी रूपान्तरण गरिन्छ भनेर निर्धारण गर्दछ।
ऐच्छिक रूपमा, यस क्रेडिट टिप्पणीको लागि विवरण वा कारण थप्नुहोस्, जस्तै 'उत्पादन फिर्ता' वा 'मूल्य समायोजन'।
यो विवरण क्रेडिट किन जारी गरियो भनेर कागजात बनाउन मद्दत गर्दछ र प्रतिवेदनहरूमा देखा पर्दछ तर ऋण टिप्पणीमा होइन।
क्रेडिट गरिने हरफ वस्तुहरू भर्नुहोस्। प्रत्येक हरफले क्रेडिट गर्नुपर्ने रकमसँगको उत्पादन वा सेवाको प्रतिनिधित्व गर्दछ।
हरफ वस्तुहरूले मूल रूपमा बिक्री गरिएको चीजसँग मिल्नुपर्छ, समान खाताहरू, कर शिर्षकहरू, र ट्र्याकिङ श्रेणिहरू समेट्नुपर्छ।
क्रेडिट टिप्पणीमा लाइन नम्बरहरू प्रदर्शन गर्न यस चेक बक्सलाई जाँच गर्नुहोस्। यसले विशेष वस्तुहरूको सन्दर्भमा मद्दत गर्दछ।
लाइन नम्बरहरूले सेवाग्राहीसँग विशेष वस्तुहरू छलफल गर्न र तिनीहरूलाई मूल विजकसँग मिलाउन सजिलो बनाउछन्।
यस बाकसमा चेक गर्नुहोस् जसले प्रत्येक हरफ वस्तुको लागि विवरण कलम देखाउँछ, प्रत्येक क्रेडिटको लागि विस्तृत व्याख्याहरूको अनुमति दिन्छ।
विवरणहरूले प्रत्येक वस्तु किन क्रेडिट गरिन्छ भनेर स्पष्ट बनाउन मद्दत गर्छ, जुन आंशिक क्रेडिटहरू या मिलानहरूको लागि विशेष गरी उपयोगी हुन्छ।
यदि तपाईंले भर्दा रकमहरूमा कर समावेश गरिएको छ भने यो बाकस जाँच गर्नुहोस्। यदि करलाई थप गरी गणना गर्नुपर्य टोक्नुहोस् भने चेक नगर्नुहोस्।
यो सेटिङले मूल विजक कस्तो गरी सृजना गरिएको थियो भन्नेसँग मेल खाना आवश्यक छ ताकि सही कर गणनाहरू सुनिश्चित गर्न सकियोस्।
यदि यो ऋण टिप्पणीमा अग्रिम कर कट्टी लागू हुन्छ भने यो बक्समा चेक गर्नुहोस्। यसले पहिले रेकर्ड गरिएको अग्रिम कर कट्टीलाई समायोजन गर्दछ।
अग्रीम कर कट्टी क्रेडिटले मूल विजकममा रेकर्ड गरिएको अग्रिम कर कट्टीलाई उल्ट्याउँछ।
यदि यो ऋण टिप्पणीले शारीरिक सामानको फिर्ता पनि जनाउँछ भने यो बाकसमा चेक गर्नुहोस्, भण्डार स्तरहरू अद्यावधिक गर्दै।
जब जाँच गरिन्छ, क्रेडिट टिप्पणी पनि जिन्सी रसीदको रूपमा कार्य गर्नेछ, फर्काइएका वस्तुहरूलाई पुनः भण्डारणमा थप गर्दै।
छान्नुहोस्। सूचिगत सामान स्थान जहाँ फिर्ता गरिएका सामान पुन: स्टकमा प्राप्त हुनेछ।
यसले निर्धारण गर्दछ कि कस्तो गोदाम वा स्थानले भविष्यको बिक्रीको लागि फिर्ता गरिएका हातको सामान प्राप्त गर्नेछ।