एक <सङ्केत> खरीद आदेश हो जो आपूर्तिकर्ताहरूलाई पठाइएको आधिकारिक कागजात हो जसले तिनीहरूलाई सहमत मूल्य र सर्तहरूमा निश्चित सामान वा सेवाहरू डेलिभर गर्न अधिकृत गर्छ।
खरीद आदेशले तपाईंको खरिद गर्नको लागि प्रतिबद्धतालाई औपचारिकता दिन्छ र तपाईं र तपाईंको आपूर्तिकर्ताबीच कानुनी दायित्व सिर्जना गर्छ।
खरीद आदेशहरूले तपाईंको खरिद प्रक्रियामा धेरै महत्त्वपूर्ण कार्यहरू गर्छन्:
• अधिकारिता - तिनीहरूले खरीदको लागि औपचारिक स्वीकृति दिन्छन् र खर्च नियन्त्रण estable गर्न सकिन्छ।
• कानूनी संरक्षण - तिनीहरूले स्पष्ट सर्तहरूसहित एक बाध्यकारी सम्झौता सृजना गर्नुहोस्
• बजेट नियन्त्रण - तिनीहरू उपलब्ध बजेटहरू विरुद्ध दृढ खर्चहरू ट्रेक गर्न मद्दत गर्छन्
• भण्डार व्यवस्थापन - तिनीहरूले अनुकूल भण्डार स्तर कायम राख्नका लागि सामग्रीहरूको समयमै अर्डर सुनिश्चित गर्छन्।
• विजक मिलान - तिनीहरूले आपूर्तिकर्ता विजकहरूलाई सहमत मूल्य र परिमाणहरूको सन्दर्भको लागि पुष्टि गर्नका लागि सन्दर्भ प्रदान गर्छन्।
खरीद आदेश बनाउँदा, ध्यानपूर्वक ध्यान दिनुहोस्:
• आपूर्तिकर्ता विवरण - सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सही आपूर्तिकर्ता छानिएको हो।
• वस्तु विवरण - सटीक विवरण, मात्राहरू र एकाई मूल्यों समावेश गर्नुहोस्
• डेलिभरी जानकारी - डेलिभरी मिति, स्थानहरू, र शिपिंग निर्देशनहरू निर्दिष्ट गर्नुहोस्
• भुक्तानी शर्तहरू - व्याख्या गर्नुहोस् कि भुक्तानी कहिले र कसरी गरिनेछ
• विशेष शर्तहरू - टिप्पणी क्षेत्रमा कुनै विशेष आवश्यकताहरू वा शर्तहरू थप गर्नुहोस्
खरीद आदेशहरू तपाईंको खरिद कार्यप्रवाहमा अन्य कागजातहरूसँग सजिलै समाहित हुन्छन्:
• कोटेशनबाट - स्वीकृत <सङ्केत>खरीद उद्धरण लाई सिधै खरीद आदेशहरूमा रूपान्तरण गर्नुहोस्
• रसीदहरूलाई - खरीद आदेशसँग सन्दर्भ गर्ने <सङ्केत>जिन्सी रसीद मार्फत वितरणहरू दर्ता गर्नुहोस्।
• विजकलाई - खरीद विजकहरूलाई खरीद आदेशहरूसँग मिलाउनुहोस् मूल्य र मात्राहरूको प्रमाणीकरण गर्न
सिस्टम स्वचालित रूपमा बाँकी मात्राहरू र रकमहरू ट्र्याक गर्दछ, जसले तपाईंलाई आपूर्तिकर्ताको प्रदर्शन अनुगमन गर्न मद्दत गर्छ र अर्डरहरूको पूरा पूरा गर्न सुनिश्चित गर्दछ।
यो फारममा निम्नलिखित क्षेत्रहरू छन्:
खरीद आदेशको मिति प्रविष्ट गर्नुहोस्। सामान्यतया यो समयमा आदेश आपूर्तिकर्तासँग राखिन्छ।
यस खरीद आदेशका लागि एक सन्दर्भ नम्बर प्रविष्ट गर्नुहोस्। यो तपाईंको PO नम्बर वा कुनै पनि सन्दर्भ हुन सक्छ जसले आदेश ट्रैक गर्न मद्दत गर्दछ।
आपूर्तिकर्ता छान्नुहोस्। जसबाट तपाईं अर्डर गर्दै हुनुहुन्छ। यसले अर्डरको मुद्रा र भुक्तानी शर्तहरू निर्धारण गर्दछ।
ऐच्छिक रूपमा, यस खरीद आदेशलाई खरीद उद्धरणमा लिंक गर्नुहोस्। यसले कोटेशन-देखि-आदेश रूपान्तरणलाई ट्र्याक गर्न मद्दत गर्दछ र सहमति भएको मूल्यलाई निश्चित गर्दछ।
ऐच्छिक रूपमा, यस आदेशको बारेमा विवरण या टिप्पणी थप्नुहोस्, जस्तो कि वितरण निर्देश वा विशेष आवश्यकताहरू।
तपाईंले अर्डर गरिरहनु भएका वस्तुहरू भर्नुहोस्। प्रत्येक हरफमा वस्तु, मात्र, एकाई मूल्य र अन्य विवरणहरू समावेश छन्।
यदि तपाईंको आपूर्तिकर्ताबाट प्राप्त मूल्यमा कर समावेश गरिएको छ भने यो बक्स चेक गर्नुहोस्। यदि मूल्यमाथि कर थप गरिएको छ भने चेक गरिएन।
खरीद आदेश मा लाइन नम्बरहरू प्रदर्शन गर्न यस चेक बक्सलाई खोल्नुहोस्। यसले आपूर्तिकर्ताहरूसँग संचार गर्दा विशेष वस्तुहरूको सन्दर्भमा मद्दत गर्दछ।
यस कलमलाई छूटको लागि चेक गर्नुहोस् जहाँ तपाईंले वार्तामा भएका हरफ-आधारित छूटहरू रेकर्ड गर्न सक्नुहुन्छ।
छान्नुहोस्। छुट प्रतिशतमा वा निश्चित रकमका रूपमा प्रविष्ट गरिन्छ कि छैन।
यस खरिदमा यदि अग्रिम कर कट्टी लागु हुन्छ भने यो बाक्स चेक गर्नुहोस्। यो सामान्यतया केहि किसिमका सेवाहरू वा आपूर्तिकर्ताहरूसँग लागि आवश्यक हो।
यसले दर्शाउँछ कि खरीद आदेश रद्द गरिएको हो कि होइन। रद्द गरिएको अर्डरहरू रेकर्ड राख्नको लागि प्रणालीमा रहन्छन् तर निष्कृय छन्।