Ostutellimus on ametlik dokument, mis saadetakse tarnijatele, mis volitab neid tarnima kindlaid kaupu või teenuseid kokku lepitud hindade ja tingimuste alusel.
Ostutellimused formaliseerivad teie kohustuse osta ja loovad seadusliku kohustuse teie ja teie tarnija vahel.
Ostutellimused täidavad mitmeid kriitilisi funktsioone teie hankimisprotsessis:
• Volitus - Need annavad ametliku heakskiidu ostudele ja loovad kulutuste kontrolli.
• Juriidiline kaitse - Nad koostavad siduva kokkuleppe selgete tingimuste ja määrustega
• Eelarve kontroll - Need aitavad jälgida seotud kulusid võrreldes olemasolevate eelarvetega
• Inventari haldamine - Nad tagavad materjalide õigeaegse tellimise, et säilitada optimaalsed laostamise tasemed.
• Arve vastavus - Need pakuvad numbrit tarnija arvede kontrollimiseks kokkulepitud hindade ja koguste suhtes
Ostutellimuse loomisel pöörake tähelepanu järgmisele:
• Tarnija andmed - Veendu, et õige tarnija on valitud
• Artiklite kirjeldus - Sisaldage täpsed kirjeldused, kogused ja ühiku hinnad
• Tarneinfo - Määrake tarnekuupäevad, asukohad ja saatmisjuhendid
• Tasumise tingimused - Määrake, millal ja kuidas tasumine toimub
• Erilised tingimused - Lisa kõik spetsiifilised nõuded või tingimused märkuste sektsiooni
Ostutellimused integreeruvad sujuvalt teiste dokumentidega teie hangete töövoos:
• Alates kalkulatsioonidest - Muuda heakskiidetud Ostukalkulatsioonid otse ostutellimusteks
• Saaja laekumised - Kanna kirja kohaletoimetamised läbi
• Saaja arved - Sobita
Süsteem automaatne jälgib avatud koguseid ja summasid, aidates teil jälgida tarnija tulemuslikkust ja tagada tellimuste täielikku täitmist.
See vorm sisaldab järgmisi välju:
Sisestage ostutellimuse kuupäev. See on tavaliselt siis, kui tellimus tarnijaga võrdub.
Sisestage selle ostutellimuse jaoks number. See võib olla teie PO number või muu viide, mis aitab tellimust jälgida.
Vali tarnija, kellelt sa tellid. See määrab vääringu ja tasumise tingimused tellimusele.
Valikuliselt, seo see ostutellimus ostukalkulatsiooniga. See aitab jälgida pakkumuse ja tellimuse vahelist konversiooni ja tagab kokku lepitud hinnad.
Valikuliselt, lisa kirjeldus või märkused selle tellimuse kohta, nagu tarnejuhised või eritingimused.
Sisestage tellitavad artiklid. Iga rida sisaldab artiklit, kogust, ühiku hinda ja muid üksikasju.
Kontrollige seda kasti, kui teie tarnija hinnad sisaldavad juba käibemaksu. Jätke tühjaks, kui käibemaks lisatakse hindadele.
Märgi see kast, et kuvada rea numbreid ostutellimisel. See aitab viidata konkreetsetele artiklitele, kui suhelda tarnijatega.
Märgi see kast, et võimaldada Allahindluse veerg, kuhu saad registreerida läbiräägitud rida-artiklite allahindlusi.
Vali, kas allahindlused on sisestatud protsentides või fikseeritud summades.
Märgi see kasti, kui kinnipidatav käibemaks kehtib selle ostu puhul. See on tavaliselt kohustuslik teatud tüüpide teenuste või tarnijate jaoks.
See näitab, kas ostutellimus on tühistatud. Tühistatud tellimused jäävad süsteemi arhiveerimiseks, kuid ei ole kasutuses.