Narudžbenica je zvanični dokument poslat dobavljačima koji ih ovlašćuje da isporuče specifične robu ili usluge po dogovorenim cenama i uslovima.
Narudžbenice formalizuju vašu obavezu da kupite i kreiraju pravnu obavezu između vas i vašeg dobavljača.
Narudžbenice obavljaju više ključnih funkcija u vašem procesu nabavke:
• Ovlašćenje - Oni pružaju formalno odobrenje za kupovine i uspostavljaju kontrolu troškova
• Pravna zaštita - Kreiraju obavezujući ugovor sa jasnim uslovima i odredbama
• Kontrola budžeta - Pomažu u praćenju odobrenih troškova u odnosu na dostupne budžete
• Upravljanje inventarom - Oni osiguravaju pravovremeno naručivanje materijala kako bi održali optimalne nivoe zaliha.
• Usaglašavanje računa - Oni pružaju redni broj za verifikaciju dobavljačkih računa u odnosu na dogovorene cene i količine
Kada kreirate narudžbenicu, obratite pažnju na:
• Detalji dobavljača - Osigurajte da je ispravan dobavljač izabran
• Specifikacije artikala - Uključite tačne opise, količine, i cene po jedinici
• Informacije o isporuci - Pružite datum isporuke, lokacije i instrukcije
• Uslovi isplate - Definišite kada i kako će se isplata izvršiti
• Specijalni uslovi - Dodaj sve specifične zahteve ili uslove u napomena sekciji
Narudžbenice se besprekorno integrišu sa ostalim dokumentima u vašem procesu nabavke:
• Od napomena - Pretvorite odobrene
• Za uplate - Zabeležite isporuke putem Ulaz Zaliha koje se odnose na narudžbenicu
• Za fakturisanje - Usporedite
Sistem automatski prati preostale količine i iznose, pomažući vam da pratite performanse dobavljača i osigurate potpuno ispunjenje narudžbi.
Ovaj obrazac sadrži sledeća polja:
Unesite datum narudžbenice. Ovo je obično trenutak kada se narudžbenica šalje dobavljaču.
Unesite redni broj za ovu narudžbenicu. To može biti vaš broj narudžbenice ili bilo koji referentni broj koji pomaže u praćenju narudžbe.
Izaberi dobavljača od koga naručuješ. Ovo određuje valutu i uslove isplate za narudžbinu.
Opciono, povežite ovu narudžbenicu sa ponudom zahtev. Ovo pomaže u praćenju konverzije ponude u narudžbinu i osigurava dogovorene cene.
Opciono, dodajte opis ili napomene o ovoj narudžbini, kao što su instrukcije za isporuku ili posebni zahtevi.
Unesite artikal / uslugu koju naručujete. Svaki red uključuje artikal / uslugu, količinu, cenu po jedinici i ostale detalje.
Ozmerkenite ovu opciju ako cene od vašeg dobavljača već uključuju porez. Ostavite neoznačeno ako se porez dodaje na cene.
Označite ovu opciju da prikažete brojeve linija na narudžbenici. Ovo pomaže da se referenciraju specifični artikli kada komunicirate sa dobavljačima.
Označite ovaj okvir da omogućite kolonu za popuste gde možete zabeležiti pregovorene popuste za artikle.
Izaberi da li se popusti unose kao postotci ili fiksni iznosi.
Označite ovaj okvir ako se porez po odbitku primenjuje na ovu kupovinu. Ovo je obično obavezno za određene vrste usluga ili dobavljača.
Ovo označava da li je narudžbenica otkazana. Otkazane narudžbe ostaju u sistemu radi evidencije, ali su neaktivne.