Крэдытныя нататкі — гэта фінансавыя дакументы, якія зніжаюць суму, якую кліент павінен вам. Яны забяспечваюць афіцыйны запіс вяртанняў, вяртання тавараў або карэкцый да рахункаў кліентаў.
Выкарыстоўвайце гэтую форму для выдачы крэдытаў кліентам, калі вам трэба знізіць іх непагашаны баланс або апрацаваць вяртанні грошай.
Выпускайце крэдытныя нататкі ў наступных сітуацыях:
• Кліент вяртае тавары або адмяняе паслугі
• Вы зрабілі цэнавыя памылкі ў арыгінальным інвойсе, якія патрабуюць выпраўлення
• Кліент атрымаў пашкоджаныя, дэфектныя або няправільныя пункты
• Вы хочаце прадастаўляць зніжкі пасля выставы інвойса, вяртанні або добрыя льготы
• Кліент пераплачана. і вам неабходна запісаць крэдытны баланс.
Падчас стварэння крэдытнай ноты выконвайце наступныя крокі:
• Выбраць кліента з выпадаючага спісу
• Спасылайцеся на арыгінальны нумар рахунку-фактуры па продажах, калі гэты крэдыт адносіцца да канкрэтнага рахунку.
• Увядзіце пункты і колькасці, якія падлягаюць крэдыту - выкарыстоўвайце станоўчыя колькасці
• Уключыце яснае апісанне, якое тлумачыць прычыну крэдыту
• Дадаць любыя адпаведныя заўвагі або нумары спасылак
Сістэма аўтаматычна апрацоўвае наступнае, калі вы захоўваеце крэдытную ноту:
• Абнаўляе баланс рахунку кліента, каб зменшыць тое, што яны павінны
• Крэдыт вяртае пункты інвентару на склад (калі гэта прымяняецца)
• Стварае неабходныя бухгалтарскія запісы для падтрымання дакладных фінансавых запісаў
• Робіць крэдыт даступным для прымянення супраць будучых рахункаў або для апрацоўкі як вяртанне грошай
Запоўніце дэталі крэдытнай ноты, выкарыстоўваючы палі ніжэй. Патрабаваныя палі адзначаны зорачкай ().
Увядзіце дату, калі гэтая крэдытная нота выдадзеная кліенту.
Гэта дата вызначае, калі крэдыт зніжае баланс кліента і з'яўляюцца ў фінансавых справаздачах.
Увядзіце нумар спасылкі для гэтай крэдытнай ноты. Гэта дапамагае адсочваць і вызначаць крэдытную ноту ў зносінах.
Вы можаце выкарыстоўваць аўтаматычную нумарацыю, пакінуўшы гэта поле пустым, або ўвесці свой уласны нумар спасылкі для лепшай арганізацыі.
Выбірайце кліента, які атрымае гэтую крэдытную ноту. Ягоны адрас для выстаўлення рахунку аўтаматычна запоўніцца.
Крэдытная нота знізіць тое, што гэты кліент вам павінен, і можа быць выкарыстана супраць іх незакрытых рахункаў.
Неабавязкова, звяжыце гэтую крэдытную ноту з пэўным рахунком-фактуры па продажах. Гэта дапамагае адсочваць, які інвойс крэдуецца і можа аўтаматычна прымяняць крэдыт.
Калі звязаны з інвойсам, крэдыт будзе аўтаматычна размеркаваны супраць балансу таго канкрэтнага інвойса.
Увядзіце адрас для выстаўлення рахунку кліента. Ён аўтаматычна запаўняецца з запісу кліента, але можа быць зменены.
Адрас адлюстроўваецца на надрукаванай крэдытнай ноце і павінен супадаць з тым, куды вы дасылаеце карэспандэнцыю гэтага кліента.
Калі кліент выкарыстоўвае замежную валюту, увядзіце курс валюты для пераўтварэння ў вашу базавую валюту.
Курс валюты вызначае, як сума замежнай валюты перакладаецца ў вашу базавую валюту для бухгалтарскіх мэтаў.
Неабавязкова, дадайце апісанне або прычыну для гэтай крэдытнай ноты, такую як 'Вяртанне прадукта' або 'Скарэкціроўка цаны'.
Гэта апісанне дапамагае задокументаваць, чаму быў выдадзены крэдыт і з'яўляецца ў справаздачах, але не на крэдытнай ноце.
Увядзіце пункты лініі, якія атрымліваюць крэдыт. Кожная лінія ўяўляе сабой прадукт або паслугу з сумай, якая падлягае крэдыту.
Пункты лініі павінны супадаць з тым, што было першапачаткова прададзена, уключаючы тыя ж рахункі, падатковыя коды і катэгорыі адсочвання.
Пазначце гэты пакет, каб адлюстраваць нумары радкоў у крэдытнай ноце. Гэта дапамагае спасылацца на канкрэтныя пункты.
Нумары радка палягчаюць абмеркаванне канкрэтных пунктаў з кліентамі і супастаўленне іх з арыгінальным інвойсам.
Падпраўце гэтую скрыню, каб адлюстраваць слупок апісання для кожнага пункта, дазваляючы падрабязныя тлумачэнні для кожнага крэдыта.
Апісанні дапамагаюць растлумачыць, чаму кожны пункт крэдуецца, што асабліва карысна для частковых крэдытаў або карэкцый.
Памятайце гэтую скрыначку, калі сумы, якія вы ўводзіце, ужо ўключаюць падатак. Пакіньце неадзначанай, калі падатак павінен разлічвацца наверсе.
Гэта налада павінна супадаць з тым, як быў створаны арыгінальны інвойс, каб забяспечыць дакладнае вылічэнне падаткаў.
Пастаўце галачку ў гэтым полі, калі ўдзяляецца ўтрыманы падатак на гэтую крэдытную ноту. Гэта карэктуе раней зарэгістраваны ўтрыманы падатак.
Удзержаныя падатковыя крэдыты адменяць удзержаны падатак, які быў зафіксаваны ў першачарговым інвойсе.
Паставьце галачку, калі гэтая крэдытная нота таксама прадстаўляе вяртанне фізічных тавараў, абнаўляючы ўзроўні запасаў.
Калі ўключана, крэдытная нота таксама будзе функцыянаваць як таварная распіска, дадаючы вярнутыя пункты назад у інвентар.
Выбраць месца размяшчэння запасаў, куды вернутыя тавары будуць атрыманы назад у запас.
Гэта вызначае, які склад або месцазнаходжанне атрымлівае вяртаныя пункты інвентару для будучага продажу.