Заказ на закупку е афіцыйны дакумент, дасланы пастаўшчыкам, які дазваляе ім дастаўляць канкрэтныя тавары або паслугі па дамоўленых цэнах і ўмовах.
Заказы на закупку афармляюць вашу прыхільнасць да пакупкі і ствараюць юрыдычную абавязак паміж вамі і вашым пастаўшчыком.
Заказы на закупку выконваюць некалькі важных функцый у вашым працэсе закупак:
• Аўтарызацыя - Яны забяспечваюць афіцыйнае схваленне для пакупак і ўсталёўваюць кантроль за выдаткамі.
• Юрыдычная абарона - Яны Ствараюць абавязковую дамову з яснымі ўмовамі і патрабаваннямі
• Кантроль бюджэтa - Яны дапамагаюць адсочваць зафіксаваныя выдаткі ў параўнанні з даступнымі бюджэтамі
• Упраўленне запасамі - Яны забяспечваюць своечасовае замаўленне матэрыялаў для падтрымання аптымальных узроўняў запасаў
• Супадзенне інвойсаў - Яны забяспечваюць спасылку для праверкі рахункаў пастаўшчыка на прадмет адпаведнасці ўзгодненым цэнам і колькасцям.
Калі вы стварылі заказ на закупку, уважліва звярніце ўвагу на:
• Дзелы пастаўшчыка - Пераканайцеся, што правільны пастаўшчык выбраны
• Спецыфікацыі пункта - Уключайце дакладныя апісанні, колькасці, і кошты за адзінку
• Інфармацыя аб дастаўцы - Укажыце даты дастаўкі, месцазнаходжанні і інструкцыі па дастаўцы
• Умовы плацяжу - Вызначце, калі і як будзе зроблены плацёж
• Спецыяльныя ўмовы - Дадаць любыя канкрэтныя патрабаванні або ўмовы ў раздзеле заўваг
Заказы на закупку ідэальна інтэгруюцца з іншымі дакументамі ў вашым працоўным працэсе закупак:
• Ад цытат - Пераўтварыць ухваленыя Прапанова на куплю непасрэдна ў заказы на закупку
• Да квітанцый - Запісвайце пастаўкі праз Таварныя Паспарты, якія спасылаюцца на заказ на закупку
• Да рахункаў - Супастаўце <код>Рахункі-фактуры па набыццю з заказамі на закупку, каб праверыць цэны і колькасці
Сістэма аўтаматычна адсочвае невыполненыя колькасці і сумы, дапамагаючы вам кантраляваць выкананне пастаўшчыкамі і забяспечваць паўнату выканання заказаў.
Гэты формуляр змяшчае наступныя палі:
Увядзіце дату заказу на закупку. Гэта звычайна час, калі заказ зроблены пастаўшчыку.
Увядзіце спасылку для гэтага заказу на закупку. Гэта можа быць ваш нумар ПО або любая спасылка, якая дапаможа адсачыць заказ.
Выбраць пастаўшчыка, ад якога вы заказваеце. Гэта вызначае валюту і ўмовы плацяжу для заказу.
Неабавязкова, звяжыце гэты заказ на закупку з прапановай на куплю. Гэта дапаможа адсочваць пераўтварэнне цытаты ў заказ і гарантуе ўзгодненыя цэны.
Неабавязкова, дадайце апісанне або заўвагі пра гэтае замоўленне, такія як інструкцыі па дастаўцы або спецыяльныя патрабаванні.
Увядзіце пункты, якія вы замаўляеце. Кожная лінія ўключае пункт, колькасць, кошт за адзінку і іншыя дэталі.
Пастаўце галачку ў гэтай самоцы, калі цэны ад вашага пастаўшчыка ўжо ўключаюць падатак. Пакіньце без галачкі, калі падатак дадаецца зверху на цэны.
Пазначце гэты квадрацік, каб адлюстраваць нумары радкоў у заказе на закупку. Гэта дапамагае спасылацца на канкрэтныя пункты пры камунікацыі з пастаўщикамі.
Пастаўце галачку ў гэтым полі, каб уключыць стаўбу з зніжкамі, дзе вы можаце запісваць узгодненыя зніжкі на пункты.
Выбраць, ці зніжкі ўводзяцца як працэнты ці фіксаваныя сумы.
Пацвердзіце гэты поле, калі удзержаны податак адносіцца да гэтай пакупкі. Гэта звычайна патрабуецца для пэўных тыпаў паслуг або пастаўшчыкоў.
Гэта паказвае, ці быў заказ на закупку скасаваны. Скасаваныя заказы застаюцца ў сістэме для вядзення ўліку, але з'яўляюцца неактыўнымі.