Kreditinės sąskaitos yra finansiniai dokumentai, kurie sumažina sumą, kurią klientas jums skolingas. Jos suteikia oficialų grąžinimų, grąžinimo ar koregavimų klientų sąskaitoms įrašą.
Naudokite šią formą, kad išduotumėte kreditus klientams, kai reikia sumažinti jų nepatenkintą balansas arba apdoroti grąžinimus.
Išrašykite kreditines sąskaitas šiose situacijose:
• Klientas grąžina prekes arba atšaukia paslaugas
• Jūs padarėte kainodaros klaidų originalioje sąskaitoje-faktūroje, kurias reikia taisyti.
• Klientas gavo sugadintas, nekokybiškas ar netinkamas prekes/paslaugas
• Jūs norite suteikti nuolaidas po sąskaitų-faktūrų, grąžinimus arba geranoriškas sumažinimus
• Klientas permokėjo ir jums reikia užregistruoti kredito balansą
Kuriant kreditinę sąskaitą, vadovaukitės šiais žingsniais:
• Pasirinkti klientą iš išskleidžiamojo sąrašo
• Nuoroda į originalų pardavimų sąskaitos numerį, jei šis kreditas susijęs su konkrečia sąskaita-faktūra.
• Įveskite kredituojamas prekes/paslaugas ir kiekius - naudokite teigiamus kiekius
• Įtraukite aiškų aprašymą, paaiškinantį kredito priežastį.
• Pridėti bet kokias svarbias pastabas arba numerius
Sistema automatiškai tvarko šiuos veiksmus, kai išsaugote kreditinę sąskaitą:
• Atnaujina kliento sąskaitos balansą, kad sumažintų, ką jie skolingi
• Grąžina kredituotus inventoriaus elementus atgal į atsargas (jei taikoma)
• Kuria reikalingus apskaitos įrašus, kad būtų išlaikomi tikslūs finansiniai įrašai
• Padaro kreditą prieinamą, kad būtų galima taikyti prieš būsimas sąskaitas-faktūras arba apdoroti kaip grąžinimą.
Užpildykite kreditinės sąskaitos detales, naudodamiesi žemiau esančiais laukais. Reikalingi laukai pažymėti žvaigždute ().
Įveskite datą, kai ši kreditinė sąskaita yra išduodama klientui.
Ši data nustato, kada kreditas sumažina kliento sąskaitos balansas ir pasirodo finansinėse ataskaitose.
Įveskite numerį šiai kreditinei sąskaitai. Tai padeda sekti ir identifikuoti kreditinę sąskaitą komunikacijoje.
Galite naudoti automatinį numeravimą, palikdami šį lauką tuščią, arba įrašyti savo numerį geresnei organizacijai.
Pasirinkite klientą, kuris gaus šią kreditinę sąskaitą. Jų sąskaitos pateikimo adresas automatiškai užpildys.
Kreditinė sąskaita sumažins, ką šis klientas jums skolingas, ir gali būti taikoma prieš jų neapmokėtas sąskaitas.
Neprivalomai, susiekite šią kreditinę sąskaitą su konkrečia pardavimų sąskaita-faktūra. Tai padeda sekti, kuri sąskaita-faktūra gauna kreditą ir gali automatiškai pritaikyti kreditą.
Jei susieta su sąskaita-faktūra, kreditas bus automatiškai priskirtas prie tos konkrečios sąskaitos-faktūros balanso.
Įveskite kliento sąskaitos pateikimo adresą. Šis adresas automatiškai užpildomas iš kliento įrašo, tačiau gali būti modifikuotas.
Adresas pasirodo spausdintoje kreditinėje sąskaitoje ir turi atitikti, kur siųsite korespondenciją šiam klientui.
Jei klientas naudoja užsienio valiutą, įveskite keitimo kursą, skirtą konvertuoti į jūsų pagrindinę valiutą.
Keitimo kursas nustato, kaip užsienio valiutos suma konvertuojama į jūsų pagrindinę valiutą apskaitos tikslais.
Neprivalomai, pridėkite aprašymą arba priežastį šiai kreditinei sąskaitai, pavyzdžiui, 'Prekės grąžinimas' arba 'Kainos koregavimas'.
Šis aprašymas padeda dokumentuoti, kodėl kreditas buvo išduotas, ir pasirodo ataskaitose, bet ne pačioje kreditinėje sąskaitoje.
Įveskite kredituojamas linijas. Kiekviena linija atstovauja prekę arba paslaugą su kredituojama suma.
Linijos prekės/paslaugos turėtų atitikti tai, kas buvo pradiniai parduota, įskaitant tas pačias sąskaitas, mokesčių kodus ir sekimo kategorijas.
Pažymėkite šią dėžutę, kad būtų rodomi eilutės numeriai kreditinėje sąskaitoje. Tai padeda nurodyti konkrečias prekes/paslaugas.
Eilutės numeriai palengvina diskusijas apie konkrečias prekes/paslaugas su klientais ir padeda jas priderinti prie originalios sąskaitos-faktūros.
Pažymėkite šią dėžutę, kad būtų rodomas aprašymo stulpelis kiekvienai linijai, leidžiantis detaliai paaiškinti kiekvieną kreditą.
Aprašymai padeda paaiškinti, kodėl kiekvienam daiktui yra teikiamas kreditas, kas yra ypač naudinga daliniams kreditams ar koregavimams.
Pažymėkite šią dėžutę, jei įvedamos sumos jau apima mokestį. Palikite nepaisytą, jei mokestis turi būti skaičiuojamas papildomai.
Šis nustatymas turėtų atitikti, kaip buvo sukurta pradinė sąskaita-faktūra, kad būtų užtikrinti tikslūs mokesčių skaičiavimai.
Patikrinkite šią dėžutę, jei išskaičiuojamasis mokestis taikomas šiai kreditinei sąskaitai. Tai koreguoja anksčiau užfiksuotą išskaičiuojamąjį mokestį.
Išskaičiuojamųjų mokesčių kreditas atšaukia išskaičiuojamąjį mokestį, kuris buvo užfiksuotas pradinėje sąskaitoje-faktūroje.
Patikrinti šią langelį, jei ši kreditinė sąskaita taip pat reiškia fizinių prekių grąžinimą, atnaujinant atsargų lygius.
Pažymėjus, kreditinė sąskaita taip pat veiks kaip prekių įplauka, pridėdama grąžinamas prekes atgal į inventorių.
Pasirinkite inventoriaus saugojimo vietą, kur gautos grąžintos prekės bus sugrąžintos į atsargas.
Tai nustato, kuriame sandėlyje arba vietoje bus priimti grąžinti inventoriaus elementai būsimai pardavimui.