Pirkimų užsakymas yra oficialus dokumentas, išsiųstas tiekėjams, kuris leidžia jiems tiekti konkrečias prekes ar paslaugas už sutartas kainas ir sąlygas.
Pirkimų užsakymai formalizuoja jūsų įsipareigojimą pirkti ir kurti teisinę prievolę tarp jūsų ir jūsų tiekėjo.
Pirkimų užsakymai atlieka kelias kritines funkcijas jūsų pirkimų procese:
• Įgaliojimas - Jie suteikia oficialų patvirtinimą pirkimams ir nustato išlaidų kontrolę
• Teisinė apsauga - Jie kuria privalomą susitarimą su aiškiomis sąlygomis.
• Biudžeto kontrolė - Jie padeda stebėti įsipareigojusias išlaidas, lyginant su turimais biudžetais
• Inventoriaus valdymas - Jie užtikrina, kad medžiagos būtų užsakomos laiku, kad išlaikytų optimalų atsargų lygį.
• Sąskaitų-faktūrų derinimas - Jie teikia numerį, skirtą tiekėjų sąskaitų-faktūrų patikrinimui, palyginus su sutartomis kainomis ir kiekiais.
Kuriant pirkimų užsakymą, atkreipkite dėmesį į:
• Tiekėjo duomenys - Užtikrinkite, kad būtų pasirinktas teisingas tiekėjas
• Prekės/paslaugos specifikacijos - Įtraukite tikslius aprašymus, kiekius ir vieneto kainas
• Pristatymo informacija - Nurodykite pristatymo datas, vietas ir siuntimo instrukcijas
• Mokėjimo sąlygos - Nustatykite, kada ir kaip bus atliktas mokėjimas
• Specialios sąlygos - Pridėkite bet kokius specifinius reikalavimus ar sąlygas pastabų skiltyje
Pirkimų užsakymai sklandžiai integruojasi su kita dokumentacija jūsų pirkimų procese:
• Nuo pasiūlymų - Paversti patvirtintus Pirkimo pasiūlymus tiesiai į pirkimų užsakymus
• Kami įplaukoms - Užregistruokite pristatymus per Prekių įplaukas, kurie nurodo pirkimų užsakymą
• Kami sąskaitoms - Suderinti
Sistema automatiškai seka nepristatytas kiekius ir sumas, padėdama jums stebėti tiekėjų veiklą ir užtikrinti visišką užsakymų įvykdymą.
Ši forma turi šiuos laukus:
Įveskite pirkimų užsakymo datą. Tai paprastai yra tada, kai užsakymas yra pateikiamas tiekėjui.
Įveskite nuorodos numerį šiam pirkimų užsakymui. Tai gali būti jūsų Pirkimų užsakymo numeris arba bet koks numeris, kuris padeda sekti užsakymą.
Pasirinkti tiekėją, iš kurio užsakote. Tai nustato valiutą ir mokėjimo sąlygas užsakymui.
Neprivaloma, susiekite šį pirkimų užsakymą su pirkimo pasiūlymu. Tai padeda stebėti pasiūlymo ir užsakymo konversiją ir užtikrina sutartas kainas.
Neprivalomai pridėkite aprašymą arba pastabas apie šį užsakymą, tokias kaip pristatymo nurodymai ir instrukcijos arba specialūs reikalavimai.
Įveskite prekės/paslaugos, kurias užsakote. Kiekviena linija apima prekę/paslaugą, kiekį, vieneto kainą ir kitus duomenis.
Patikrinkite šią dėžutę, jei tiekėjo kainos jau apima mokestį. Palikite nepatikrintą, jei mokestis yra pridėtas prie kainų.
Žymėkite šią dėžutę, kad būtų rodomi eilutės numeriai pirkimų užsakyme. Tai padeda nurodyti konkrečias prekes/paslaugas, bendraujant su tiekėjais.
Pažymėkite šią dėžutę, kad įgalintumėte nuolaidų stulpelį, kuriame galėsite fiksuoti deramas linijos prekės/paslaugos nuolaidas.
Pasirinkite, ar nuolaidos yra įvedamos kaip procentai ar fiksuotos sumos.
Pažymėkite šią dėžutę, jei išskaičiuojamasis mokestis taikomas šiam pirkimui. Tai paprastai yra reikalingas tam tikrų tipų paslaugoms arba tiekėjams.
Tai rodo, ar pirkimų užsakymas buvo atšauktas. Atšauktas užsakymas lieka sistemoje įrašams laikyti, tačiau yra neaktyvus.