Pirkuma pasūtījums ir oficiāls dokuments, kas nosūtīts piegādātājiem, kas ļauj viņiem piegādāt konkrētus preces vai pakalpojumus par noteiktām cenām un nosacījumiem.
Pirkuma pasūtījumi formalizē jūsu apņemšanos iegādāties un izveido juridisku saistību starp jums un jūsu piegādātāju.
Pirkuma pasūtījumi pilda vairākas svarīgas funkcijas jūsu iepirkuma procesā:
• Autorizācija - Viņi sniedz formālu apstiprinājumu pirkumiem un nosaka izdevumu kontroli.
• Juridiskā aizsardzība - Viņi izveido saistošu līgumu ar skaidriem noteikumiem un nosacījumiem
• Budžeta kontrole - Tie palīdz sekot līdzi apņemtajiem izdevumiem pret pieejamajiem budžetiem.
• Krājumu pārvaldība - Tie nodrošina materiālu savlaicīgu pasūtīšanu, lai uzturētu optimālus krājumu līmeņus
• Rēķinu salīdzināšana - Tie nodrošina atsauci, lai pārbaudītu piegādātāju rēķinus pret saskaņotām cenām un daudzumiem.
Veidojot pirkuma pasūtījumu, pievērsiet uzmanību:
• Piegādātāja dati - Pārliecinieties, ka ir izvēlēts pareizais piegādātājs
• Vienību specifikācijas - Iekļaujiet precīzus aprakstus, daudzumus un vienības cenas
• Piegādes informācija - Norādiet piegādes datumus, atrašanās vietas un piegādes instrukcijas
• Maksājuma noteikumi - Nosakiet, kad un kā maksājums tiks veikts
• Īpašie nosacījumi - Pievienot visus konkrētos prasības vai noteikumus piezīmju sadaļā
Pirkuma pasūtījumi nevainojami integrējas ar citiem dokumentiem jūsu iepirkuma darba plūsmā:
• No piedāvājumiem - Pārvērst apstiprinātus Pirkuma Piedāvājumus tieši pirkuma pasūtījumos
• Uz ieņēmumiem - Ierakstiet piegādes, izmantojot Preču saņemšana, kas atsaucas uz pirkuma pasūtījumu
• Uz rēķiniem - Saskaņot
Sistēma automātiski izseko atlikušos daudzumus un summas, palīdzot jums uzraudzīt piegādātāju veiktspēju un nodrošināt pilnīgu pasūtījumu izpildi.
Šī veidlapa satur sekojošas jomas:
Ievadiet pirkuma pasūtījuma datumu. Tas parasti ir brīdis, kad pasūtījums tiek veikts pie piegādātāja.
Ievadiet atsauces numuru šim pirkuma pasūtījumam. Tas var būt jūsu Pirkuma pasūtījuma numurs vai jebkura atsauce, kas palīdz sekot pasūtījumam.
Izvēlēties piegādātāju, no kura jūs pasūtat. Tas nosaka valūtu un maksājuma nosacījumus pasūtījumam.
Izvēles, saistiet šo pirkuma pasūtījumu ar pirkuma piedāvājumu. Tas palīdz izsekot piedāvājuma uz pasūtījuma konvertēšanai un nodrošina saskaņotās cenas.
Izvēles, pievienojiet aprakstu vai piezīmes par šo pasūtījumu, piemēram, piegādes instrukcijas vai īpašas prasības.
Ievadiet pasūtītās vienības. Katrā līnijā ir iekļauta vienība, daudzums, vienības cena un citi dati.
Iezīmējiet šo rūtiņu, ja jūsu piegādātāja cenas jau ietver nodokli. Atstājiet neatzīmētu, ja nodoklis tiek pievienots virs cenām.
Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai rādītu līniju numurus pirkuma pasūtījumā. Tas palīdz atsaukties uz konkrētām vienībām, sazinoties ar piegādātājiem.
Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai aktivizētu atlaides kolonnu, kur varat ierakstīt sarunātās līnijas vienību atlaides.
Izvēlēties, vai atlaides tiek ievadītas kā procenti vai fiksētas summas.
Atzīmējiet šo rūtiņu, ja ieturētais nodoklis attiektos uz šo pirkumu. Tas parasti ir nepieciešams noteiktiem pakalpojumu vai piegādātāju tipiem.
Tas norāda, vai pirkuma pasūtījums ir atcelts. Atcelti pasūtījumi paliek sistēmā ierakstu saglabāšanai, bet ir neaktīvi.