Kredietnotas is finansiële dokumente wat die bedrag wat 'n kliënt aan jou verskuldig is, verminder. Hulle verskaf 'n formele rekord van terugbetalings, terugsendinge, of aansuiwerings aan kliëntrekeninge.
Gebruik hierdie vorm om krediete aan kliënte te verstrek wanneer jy hulle uitstaande balans wil verminder of terugbetalings wil verwerk.
Neem kredietnotas uit in die volgende situasies:
• Kliënt keer goed terug of kanselleer dienste
• U het prysfoute op die oorspronklike faktuur gemaak wat regstelling benodig
• Kliënt ontvang beskadigde, defecte, of verkeerde items
• U wil post-faktuur afslag, terugbetalings of welwillendheidsbydraes verleen
• Kliënt het oorbetaal en jy moet die krediet balans registreer
Wanneer jy 'n kredietnota aanmaak, volg hierdie stappe:
• Kies die kliënt uit die keuselys
• Verwys na die oorspronklike faktuurnommer as hierdie krediet verband hou met 'n spesifieke faktuur
• Voer die items en hoeveelhede in wat gekrediteer word - gebruik positiewe hoeveelhede
• Sluit 'n duidelike beskrywing in wat die rede vir die krediet verduidelik
• Plus enige relevante notas of verwysing nommers
Die stelsel outomaties hanteer die volgende wanneer jy 'n kredietnota stoor:
• Werk by die kliënt se rekening balans om te verminder wat hulle skuld
• Terugbetalings krediete voorraaditems terug na voorraad (indien van toepassing)
• Skep die nodige boekhoudkundige insette om akkurate finansiële rekords te behou
• Maak die krediet beskikbaar om teen toekomstige fakture toe te pas of as 'n terugbetaling te verwerk
Voltooi die kredietnota besonderhede met behulp van die velde hieronder. Benodigde velde is gemerk met 'n asterisk ().
Voer die datum in wanneer hierdie kredietnota aan die kliënt uitgereik is.
Hierdie datum bepaal wanneer die krediet die kliënt se rekeningbalans verlaag en in finansiële verslae verskyn.
Voer 'n verwysingnommer vir hierdie kredietnota in. Dit help om die kredietnota in kommunikasie te spoor en te identifiseer.
Jy kan outomatiese nommering gebruik deur hierdie veld leeg te laat, of voer jou eie verwysingsnommer in vir beter organisasie.
Kies die kliënt wie se kredietnota hierdie is. Hul faktuur adres sal outomaties vul.
Die kredietnota sal verminder wat hierdie kliënt jou skuld en kan toegepas word teen hul uitstaande fakture.
Opsioneel, koppel hierdie kredietnota aan 'n spesifieke faktuur. Dit help om te volg watter faktuur ge-krediteer word en kan outomaties die krediet toepas.
As dit aan 'n faktuur gekoppel is, sal die krediet outomaties teen daardie spesifieke faktuur se balans toegeken word.
Voer die kliënt se faktuur adres in. Dit word outomaties ingevul vanaf die kliënt rekord, maar kan gewysig word.
Die adres verskyn op die gedrukte kredietnota en moet ooreenstem met waar jy korrespondensie aan hierdie kliënt stuur.
As die kliënt 'n buitelandse geldeenheid gebruik, voer die wisselkoers in vir omskakeling na jou basis geldeenheid.
Die wisselkoers bepaal hoe die buitelandse geldeenheid bedrag omskakel na jou basis geldeenheid vir rekeningkundige doeleindes.
Opsioneel, plus 'n beskrywing of rede vir hierdie kredietnota, soos 'Produkterugkeer' of 'Prysaanpassing'.
Hierdie beskrywing help om te dokumenteer waarom die krediet uitgevoer is en verskyn in verslae maar nie op die kredietnota self nie.
Voer die lyn items in wat gekrediteer word. Elke lyn verteenwoordig 'n produk of diens met die kredietbedrag.
Lyn items moet ooreenstem met wat oorspronklik verkoop is, insluitend dieselfde rekeninge, belastingkodes, en opsporingskategorieë.
Vink hierdie boks aan om lynnommers op die kredietnota te vertoon. Dit help om spesifieke items te verwys.
Lyn nommers maak dit makliker om spesifieke items met kliënte te bespreek en dit te pas by die oorspronklike faktuur.
Merk hierdie boks om 'n beskrywing kolom vir elke lyn item te toon, wat gedetailleerde verduidelikings vir elke krediet moontlik maak.
Beskrywings help om te verduidelik waarom elke item gekrediteer word, wat veral nuttig is vir gedeeltelike krediete of aansuiwerings.
Vink hierdie boks aan as die bedrae wat u invoer reeds belasting insluit. Laat dit ongekies as belasting bo-op bereken moet word.
Hierdie instelling moet ooreenstem met hoe die oorspronklike faktuur geskep is om akkurate belastingberekeninge te verseker.
Merk hierdie kassie as terughoudingsbelasting van toepassing is op hierdie kredietnota. Dit pas die terughoudingsbelasting wat voorheen geregistreer is aan.
Terughoudingsbelasting krediete keer die terughoudingsbelasting om wat op die oorspronklike faktuur geregistreer was.
Merk hierdie boks as hierdie kredietnota ook 'n terugsending van fisiese goedere verteenwoordig, wat voorraadvlakke opdateer.
Wanneer dit gemerk is, sal die kredietnota ook as 'n goede ontvang funksioneer, wat die teruggegewe items weer in voorraad voeg.
Kies die voorraadligging waar geretourneerde goedere terug in voorraad ontvang sal word.
Dit bepaal welke pakhuis of ligging die teruggekeerdes voorraaditems ontvang vir toekomstige verkoop.