'n
Aankoopsbestellings formaliseer jou verbintenis om te koop en skep 'n wettige verbintenis tussen jou en jou verskaffer.
Aankoopsbestellings vervul verskeie kritieke funksies in jou aankopeproses:
• Goedkeuring - Hulle bied formele goedkeuring vir aankope en stel bestedingsbeheer in
• Regskaping - Hulle skep 'n bindende ooreenkoms met duidelike bepalings en voorwaardes
• Begrotingskontrole - Hulle help om verbintenis-uitgawes teenoor beskikbare begrotings te volg
• Voorraadbestuur - Hulle verseker tydige bestelning van materiale om optimale voorraadvlakke te handhaaf
• Faktuur ooreenstemming - Hulle verskaf 'n verwysing vir die verifikasie van verskaffer fakture teen ooreengekome pryse en hoeveelhede
Wanneer u 'n aankoopsbestelling skep, let goed op:
• Verskafferbesonderhede - Verseker dat die korrekte verskaffer gekies is
• Item spesifikasies - Sluit akkurate beskrywings, hoeveelhede, en eenheidspryse in
• Afleweringsinligting - Gee afleweringsdatums, liggings, en versendingsinstruksies
• Betalingsterms - Definieer wanneer en hoe betaling gemaak sal word
• Spesiale voorwaardes - Plus enige spesifieke vereistes of bepalings in die notas afdeling
Aankoopsbestellings integreer naadloos met ander dokumente in jou inkoopsontwerp:
• Vanaf kwotasies - Skakel goedgekeurde
• Aan kwitansies - Registreer aflewerings deur
• Aan fakture - Bereken
Die stelsel outomaties volg uitstaande hoeveelhede en bedrae, wat jou help om verskafferprestasie te monitor en volledige vervulling van bestellings te verseker.
Hierdie vorm bevat die volgende velde:
Voer die datum van die aankoopbestelling in. Dit is tipies wanneer die bestelling by die verskaffer geplaas word.
Voer 'n verwysing nommer in vir hierdie aankoopsbestelling. Dit kan jou PO-nommer wees of enige verwysing wat help om die bestelling op te spoor.
Kies die verskaffer van wie jy bestel. Dit bepaal die geldeenheid en betalingsvoorwaardes vir die bestelling.
Opsioneel, koppel hierdie aankoopsbestelling aan 'n aankoop kwotasie. Dit help om kwotasie-naar-bestelling omskakeling te volg en verseker ooreengekome pryse.
Opsioneel, plus 'n beskrywing of notas oor hierdie bestelling, soos afleweringsinstruksies of spesiale vereistes.
Voer die items in wat u bestel. Elke lyn bevat die item, hoeveelheid, eenheidsprys en ander besonderhede.
Merk hierdie boks as die pryse van jou verskaffer reeds belasting insluit. Laat ongemerk as belasting bo-op pryse bygevoeg word.
Merk hierdie boks aan om lynnommers op die aankoopsbestelling te vertoon. Dit help om spesifieke items te verwys wanneer u met verskaffers kommunikeer.
Merk hierdie boks om 'n afslag kolom te aktiveer waar jy onderhandel lyn-item afslag kan registreer.
Kies of afslag as persentasies of vaste bedrae ingevoer moet word.
Merk hierdie boks aan as terughoudingsbelasting op hierdie aankoop van toepassing is. Dit is tipies nodig vir sekere tipes dienste of verskaffers.
Dit dui aan of die aankoopsbestelling gekanselleer is. Gekanselleerde bestellings bly in die stelsel vir rekordhouding maar is onaktief.