Knjižna odobrenja su finansijski dokumenti koji smanjuju iznos koji kupac duguje vam. Ona pružaju formalni zapis o povratima, vraćanjima ili korekcijama na računima kupaca.
Iskoristite ovaj obrazac za izdavanje potražnja kupcima kada trebate smanjiti njihov preostali saldo ili obraditi povrate.
Izdajte knjižna odobrenja u sljedećim situacijama:
• Kupac vraća robu ili otkazuje usluge
• Napravili ste greške u cijenama na originalnom računu koje treba ispraviti.
• Kupac primio oštećene, neispravne ili pogrešne stavke
• Želite dodijeliti popuste nakon računa, povrat novca ili naknade za dobru volju
• Kupac je pretplaćen i trebate zabilježiti potražujući saldo.
Kada kreirate knjižno odobrenje, slijedite ove korake:
• Izaberi kupca iz padajuće liste
• Referenca originalnom broju prodajnog računa ako se ovaj potražuje odnosi na određeni račun
• Unesite stavke i količine koje se potražuju - koristite pozitivne količine
• Uključi jasan opis koji objašnjava razlog za potražuju.
• Dodaj sve relevantne bilješke ili referentne brojeve
Sistem automatski upravlja sljedećim kada sačuvate knjižno odobrenje:
• Ažurira saldo kupčevog konta kako bi se smanjilo ono što duguju
• Potražuje artikle zalihe nazad u skladište (ako je primjenjivo)
• Izrađuje potrebne računovodstvene unose za održavanje tačnih finansijskih evidencija
• Čini potražuje dostupnim za primjenu na buduće fakture ili obračun kao povrat
Popunite detalje o knjižnom odobrenju koristeći polja ispod. Polja koja su potrebna obilježena su zvjezdicom (*).
Unesite datum kada je ovo knjižno odobrenje izdano kupcu.
Ovaj datum određuje kada potražuje smanjuje saldo kupčevog konta i pojavljuje se u finansijskim izvještajima.
Unesite broj reference za ovo knjižno odobrenje. Ovo pomaže u praćenju i identifikaciji knjižnog odobrenja u komunikacijama.
Možete koristiti automatsko numerisanje tako što ćete ostaviti ovo polje prazno, ili unijeti svoj vlastiti broj referencije za bolju organizaciju.
Izaberi kupca koji će primiti ovo knjižno odobrenje. Njihova adresa primaoca će automatski popuniti.
Knjižno odobrenje će smanjiti ono što ovaj kupac potražuje od vas i može se primijeniti na njihove nepodmirene fakture.
Po izboru, poveži ovo knjižno odobrenje sa specifičnim prodajnim računom. To pomaže u praćenju koji račun je potražuju i može automatski primijeniti potražuje.
Ako je povezan s računom, potražuje će biti automatski raspoređen protiv salda tog specifičnog računa.
Unesite adresu primaoca kupca. Ovo se automatski popunjava iz evidencije kupca, ali se može izmijeniti.
Adresa se pojavljuje na ispisanom knjižnom odobrenju i trebala bi se slagati s onim kamo šaljete korespondenciju ovom kupcu.
Ako kupac koristi stranu valutu, unesite kurs za konverziju u vašu osnovnu valutu.
Kurs određuje kako se iznos strane valute konvertuje u vašu osnovnu valutu za računovodstvene svrhe.
Po izboru, dodajte opis ili razlog za ovo knjižno odobrenje, kao što su 'Povrat proizvoda' ili 'Prilagodba cijene'.
Ovaj opis pomaže dokumentirati zašto je potražuje izdato i pojavljuje se u izvještajima, ali ne i na knjižnom odobrenju.
Unesite stavke koje se potražuju. Svaki red predstavlja proizvod ili uslugu sa iznosom koji se potražuje.
Stavke u redu trebaju odgovarati onome što je prvobitno prodano, uključujući iste račune, šifre poreza i kategorije praćenja.
Označite ovaj okvir da biste prikazali brojeve linija na knjižnom odobrenju. To pomaže u referenciranju specifičnih stavki.
Brojevi linija olakšavaju raspravu o konkretnim stavkama sa kupcima i njihovo usklađivanje sa originalnim računom.
Označite ovu kutiju da biste prikazali kolonu opisa za svaku stavku, omogućavajući detaljna objašnjenja za svaki potražuje.
Opisi pomažu objasniti zašto se svaka stavka potražuje, što je posebno korisno za djelimična potraživanja ili korekcije.
Označite ovu kutiju ako iznosi koje unosite već uključuju porez. Ostavite neoznačeno ako porez treba biti izračunat dodatno.
Ova postavka treba da se podudara sa načinom na koji je originalni račun izrađen kako bi se osigurali tačni izračuni poreza.
Označite ovu opciju ako se porez po odbitku primjenjuje na ovo knjižno odobrenje. Ovo prilagođava porez po odbitku prethodno evidentiran.
Potražuje za porez po odbitku poništava porez po odbitku koji je evidentiran na originalnom računu.
Označite ovu kutiju ako ovo knjižno odobrenje takođe predstavlja povrat fizičkih dobara, ažurirajući nivoe inventara.
Kada je označeno, knjižno odobrenje će takođe funkcionisati kao primitak dobara, dodajući vraćene stavke nazad u inventar.
Izaberi lokaciju inventara gdje će vraćena roba biti primljena nazad u skladište.
Ovo određuje koja skladišta ili lokacija primaju vraćene artikle na zalihi za buduću prodaju.