Narudžbenica je službeni dokument poslat dobavljačima koji ih ovlašćuje da isporuče specifične proizvode ili usluge po dogovorenim cijenama i uslovima.
Narudžbenice formaliziraju vašu obavezu za kupovinu i stvaraju pravnu obavezu između vas i vašeg dobavljača.
Narudžbenice služe više kritičnih funkcija u vašem procesu nabavke:
• Ovlašćenje - Oni obezbjeđuju formalno odobrenje za nabavke i uspostavljaju kontrole troškova
• Pravna zaštita - Izrađuju obavezujući ugovor sa jasnim uslovima i odredbama
• Kontrola budžeta - Pomažu u praćenju obavezanih rashoda u odnosu na dostupne budžete
• Upravljanje zalihama - Oni osiguravaju pravovremeno naručivanje materijala kako bi održali optimalne nivoe zaliha
• Usaglašavanje računa - Oni pružaju referencu za verifikaciju dobavljačkih faktura u odnosu na dogovorene cijene i količine
Kada kreirate narudžbenicu, obratite pažnju na:
• Detalji dobavljača - Osigurajte da je tačan dobavljač izabran
• Specifikacije stavke - Uključite tačne opise, količine i jedinične cijene
• Informacije o isporuci - Odredite datume isporuke, lokacije i uputstva za otpremu
• Uslovi isplate - Definirajte kada i kako će isplata biti izvršena
• Specijalni uslovi - Dodaj sve specifične zahtjeve ili uvjete u sekciji bilješke
Narudžbenice se besprijekorno integrišu s drugim dokumentima u vašem procesu nabavke:
• Od ponuda - Pretvorite odobrene Ponude za kupovinu direktno u narudžbe.
• Za račune - Zabilježite isporuke putem <šifra>Primitak Dobara koje se odnose na narudžbenicu
• Za fakture - Uparite <šifra>Račune nabavke s narudžbama da biste provjerili cijene i količine
Sistem automatski prati preostale količine i iznose, pomažući vam da nadgledate performanse dobavljača i osigurate potpuno ispunjenje narudžbi.
Ovaj obrazac sadrži sljedeća polja:
Unesite datum narudžbenice. Ovo je obično kada se narudžba šalje dobavljaču.
Unesite broj reference za ovu narudžbenicu. To može biti vaš broj narudžbenice ili bilo koja referenca koja pomaže u praćenju narudžbe.
Izaberi dobavljača od koga naručuješ. To određuje valutu i uslove isplate za narudžbu.
Po izboru, poveži ovu narudžbenicu s ponudom za kupovinu. Ovo pomaže u praćenju konverzije ponuda u narudžbe i osigurava dogovorene cijene.
Po izboru, dodajte opis ili bilješke o ovoj narudžbi, kao što su upute za isporuku ili posebni zahtjevi.
Unesite stavke koje naručujete. Svaki red uključuje stavku, količinu, jediničnu cijenu i druga detalje.
Označite ovu kutiju ako cijene od vašeg dobavljača već uključuju porez. Ostavite neoznačeno ako se porez dodaje na cijene.
Označite ovaj okvir da prikažete brojeve linija na narudžbenici. To pomaže u referenciranju specifičnih stavki prilikom komunikacije s dobavljačima.
Označite ovu kutiju da omogućite kolonu popusta gdje možete zabilježiti pregovarane popuste na stavke.
Izaberi da li se popusti unose kao postotci ili fiksni iznosi.
Označite ovu kutiju ako se porez po odbitku odnosi na ovu kupovinu. Ovo je obično potrebno za određene vrste usluga ili dobavljača.
Ovo označava da li je narudžbenica otkazana. Otkazane narudžbe ostaju u sistemu radi evidencije, ali su neaktivne.