Innkaupapöntun er opinbert skjal sent til birgja sem heimilar þeim að afhenda ákveðin vörur eða þjónustu á samþykktum verð og skilmálum.
Innkaupapantanir staðfesta skuldbindingu þína til að kaupa og stofna lagalega skyldu á milli þín og birgis þíns.
Innkaupapantanir þjónusta margar mikilvægar aðgerðir í innkaupaferlinu þínu:
• Viðurkenning - Þeir veita formlega samþykki fyrir innkaup og setja útgjaldstakmarkanir.
• Lögleg vernd - Þeir stofna bindingarsamning með skýrum skilmálum og skilyrðum
• Áætlun stjórn - Þeir hjálpa til við að fara yfir skuldbundin útgjöld í samanburði við tiltækar áætlanir
• Vöruumsýsla - Þeir tryggja tímanlegan pöntun á efni til að viðhalda nægum vöruþrótti.
• Reikningur samsvörun - Þeir veita tilvísun til að staðfesta reikninga birgja gegn samningsverðum og magninu
Við stofnun innkaupapöntunar, gefðu gaum að:
• Birgir upplýsingar - Tryggja að réttur birgir sé valinn
• Vara lýsingar - Innihalda nákvæmar lýsingar, magn og ein.verð
• Upplýsingar um afhentingu - Tilgreina afhendingardaga, staðsetningar, og sendingarleiðbeiningar
• Greiðsluskilmálar - Skilgreina hvenær og hvernig greiðsla verður innt af hendi
• Sérstakar skilmálar - Bæta við öllum sérstökum kröfum eða skilyrðum í skýringarhlutanum
Innkaupapantanir fara vel saman við önnur skjöl í innkaupaferli þínu:
• Frá tilboðum - Breyta samþykktum Verkbeiðnum beint í innkaupapantanir
• Til innborganir - Skráðu afhendingar í gegnum Móttökuseðla sem vísa til innkaupapöntunar
• Til reikninga - Samræma
Kerfið fylgist sjálfvirkt með ólögðum magn og fjárhæðum, sem hjálpar þér að fylgjast með frammistöðu birgja og tryggja fulla uppfyllingu pantana.
Þessi skrá inniheldur eftirfarandi reiti:
Sláðu inn dags innkaupapöntunar. Þetta er venjulega þegar pöntuninni er komið á laggirnar hjá birgiranum.
Sláðu inn tilvísunarnúmer fyrir þessa innkaupapöntun. Þetta gæti verið númerið þitt á Pöntun eða hver önnur tilvísun sem hjálpar við að rekja pöntunina.
Velja birgirinn sem þú ert að panta frá. Þetta ákvarðar gjaldmiðilinn og greiðsluskilmála fyrir pöntunina.
Valkvætt, tengdu þessa innkaupapöntun við verkbeiðni. Þetta hjálpar til við að fylgjast með tilboði-til-pöntun umbreytingu og tryggir samningsbundna verð.
Valkvætt, bæta við lýsingu eða skýringum um þessa pöntun, svo sem afhendingarskilmálum eða sérstökum kröfum.
Sláðu inn vararnar sem þú ert að panta. Hver línu inniheldur vöruna, magn, ein.verð og önnur upplýsingar.
Merkið við þessa kassa ef verð frá birgira þínum innifela þegar VSK. Láttu ómerkta ef VSK er bætt við ofan á verðum.
Hakaðu í þetta box til að sýna línunúmer á innkaupapöntuninni. Þetta hjálpar til við að vísa í sértækar vörur þegar verið er að hafa samband við birgjar.
Merktu við þetta reit til að virkja afsláttar dálk þar sem þú getur skráð samningatalla afslætti.
Velja hvort afslættir séu skráðir sem prósentur eða fasta fjárhæð.
Merkið við þessa kassa ef afdráttarskattur á við um þessa kaup. Þetta er venjulega nauðsynlegt fyrir ákveðnar gerðir þjónustu eða birgja.
Þetta gefur til kynna hvort innkaupapöntun hafi verið hætt við. Hætt við pantanir verða áfram í kerfinu til skráningar en eru óvirkar.