Книжните одобрувања се финансиски документи кои го намалуваат износот што клиентот ви го должи. Тие обезбедуваат формален запис за повратоци, враќања или исправки на сметките на клиентите.
Користете го овој образец за да издадете побарувања до купувачи кога треба да го намалите нивниот неподмирен состојба или да процесирате вратени средства.
Издајте книжни одобрувања во следните ситуации:
• Клиентот враќа стока или откажува услуги
• Направивте грешки во цените на оригиналната фактура што треба да се корегираат.
• Клиент примено оштетени, дефектни или неточни ставки
• Сакате да доделите попусти по фактура, попусти, или допуштени средства за добра волја
• Клиентот преплати и треба да ја запишете состојбата на побарувањето.
Кога создавате книжно одобрување, следете ги овие чекори:
• Избери го клиентот од паѓачката листа
• Реферирајте на оригиналниот број на фактура ако оваа побарува е поврзана со конкретна фактура
• Внесете ги ставките и количините кои се побаруваат - користете позитивни количини
• Вклучете јасен опис што објаснува причината за побарувањето
• Плус сите релевантни напомени или референца броеви
Системот автоматски управува со следново кога ќе ја зачувате книжното одобрување:
• Ажурира сметката на клиентот за да ја намали нивната должина
• Враќа попарани ставки на инвентар назад во склад (ако е применливо)
• Креира потребните сметководствени записи за одржување на точни финансиски извештаи
• Ги прави побарувањата достапни за примена против идни фактури или обработка како повраток
Пополнете ги деталите за книжното одобрување користејќи ги полето подолу. Задолжителните полиња се означени со астриск ().
Внесете датум кога ова книжно одобрување е издадено до клиентот.
Овој датум одредува кога побарувањето го намалува салдото на сметката на клиентот и се појавува во финансиските извештаи.
Внесете број на референца за ова книжно одобрување. Ова помага во следењето и идентификувањето на книжното одобрување во комуникацијата.
Можете да користите автоматско бројачко систем оставувајќи го ова поле празно, или внесете ваша сопствена референца за подобра организација.
Избери го клиентот кој ќе ја прими ова книжно одобрување. Нивната адреса за наплата автоматски ќе се пополни.
Книжното одобрување ќе го намали она што овој клиент ви го должи и може да се применува на нивните незаплатени фактури.
Опционално, поврзете ова книжно одобрување со специфична излезна фактура. Ова помага за следење на тоа која фактура се кредити и може автоматски да ја применува побарувањето.
Ако е поврзан со фактура, побарувањето автоматски ќе бидеAllocated против состојбата на таа конкретна фактура.
Внесете ја адресата за наплата на клиентот. Ова е автоматски пополнето од записот за клиентот, но може да се модифицира.
Адресата се појавува на печатното книжно одобрување и треба да совпадне каде праќате кореспонденција до овој клиент.
Ако клиентот користи странска валута, внесете го девизниот курс за конвертирање во вашата основна валута.
Девизниот курс ја определува како се конвертира износот во странска валута во вашата основна валута за сметководствени потреби.
Опционално, плус опис или причина за ова книжно одобрување, како на пример 'Враќање на производ' или 'Прилагодување на цена'.
Овој опис помага да се документира зошто побарувањето е издадено и се појавува во извештаите, но не и на книжното одобрување.
Внесете ги редовите на ставките кои се побаруваат. Секој ред претставува производ или услуга со износот кој треба да се побарува.
Редните ставки треба да се совпаѓаат со она што првично било продадено, вклучувајќи ги истите сметки, даночни стапки и категории на проследување.
Означете ја оваа кутија за да ги прикажете редните броеви на книжното одобрување. Ова помага да се реферира на специфични ставки.
Редните броеви ја олеснуваат дискусијата за конкретни ставки со купувачите и нивното усогласување со оригиналната фактура.
Означете ја оваа приклучна кутија за да се прикаже колона за опис за секоја ставка, овозможувајќи подробни објаснувања за секоја побарува.
Описите помагаат да се објасни зошто секоја ставка се побарува, што е особено корисно за делумни побарувања или исправки.
Означете го ова поле ако износите кои ги внесувате веќе вклучуваат данок. Оставете непозначено ако данокот треба да се пресмета дополнително.
Оваа поставка треба да се совпаѓа со тоа како што е креирана оригиналната фактура за да се обезбедат точни пресметки на данокот.
Проверете ја оваа кутија ако задржаниот данок се однесува на ова книжно одобрување. Ова го прилагодува задржаниот данок претходно запишан.
Задржаните даночни побарувања ги враќаат задржаните даноци што беа запишани на оригиналната фактура.
Означете ја оваа кутија ако ова книжно одобрување исто така претставува враќање на физички производи, обновувајќи ги залихите.
Кога ќе се маркира, книжното одобрување ќе функционира и како приемница, плус враќањето на ставките во инвентарот.
Избери ја локацијата на инвентар каде што вратените стоки ќе бидат примени назад во залиха.
Ова одредува кој склад или локација ги прима враќањата на инвентарските ставки за идечна продажба.