Hati za wadaiwa ni nyaraka za kifedha zinazopunguza kiasi ambacho mteja anakudai. Zinatoa rekodi rasmi ya marejesho, marejesho, au masawazisho kwa akaunti za wateja.
Tumia fomu hii kutoa mtoe kwa wateja unapohitaji kupunguza salio lao lililosalia au kusindika marejesho.
Toa hati za wadaiwa katika hali zifuatazo:
• Mteja anarejesha bidhaa au ghairi huduma
• Ulifanya makosa ya bei kwenye ankara ya awali ambayo yanahitaji marekebisho.
• Mteja amepokea bidhaa zilizoharibika, zilizokosewa, au zisizo sahihi
• Unataka kutoa punguzo baada ya ankara, kurudisha, au ruzuku za ukarimu.
• Mteja iliyolipwa zaidi na unahitaji kurekodi salio la mtoe
Unapounda hati ya wadai, fuata hatua hizi:
• Chagua mteja kutoka kwenye orodha ya kushuka.
• Rejea nambari ya ankara ya mauzo ya asili ikiwa mtoe huu unahusiana na ankara maalum.
• Ingiza bidhaa na kiasi kinachopewa Mtoe - tumia kiasi chanya
• Jumuisha maelezo wazi yanayoelezea sababu ya mtoe
• Ongeza maelezo ziada yoyote au nambari za rejea
Mfumo ijiweke yenyewe inashughulikia yafuatayo unapohifadhi hati ya wadai:
• Sasisha salio la akaunti ya mteja kupunguza kile wanachodai.
• Mtoe bidhaa ghalani iliyorejeshwa kwa Rudi nyuma kwenye hisa (ikiwa inafaa)
• Tengeneza maandiko ya akaunti muhimu ili kudumisha rekodi sahihi za kifedha
• Inafanya Mtoe ipatikane kwa kutumika dhidi ya Ankara mbalimbali zijazo au kuPROCESS kama Rudisha
Kamilisha maelezo ya hati ya wadai ukitumia nyanja zilizo hapa chini. Nyanya zinazohitajika zimewekwa alama kwa nyota ().
Weka tarehe ambayo hati ya wadai hii inatolewa kwa mteja.
Tarehe hii inaamua wakati mtoe inapunguza salio la akaunti ya mteja na inaonekana kwenye taarifa za kifedha.
Weka nambari ya rejea kwa hati ya wadai hii. Hii inasaidia kufuatilia na kutambua hati ya wadai katika mawasiliano.
Unaweza kutumia kuhesabu yenyewe kwa kuacha uwanja huu kuwa tupu, au ingiza nambari yako binafsi ya rejea kwa ajili ya kuandaa vizuri.
Chagua mteja ambaye atapokea hati ya wadai hii. Anuani yao ya malipo itaijiweke yenyewe.
Hati ya wadai itapunguza kile mteja huyu anakudai na inaweza kutumika kupunguza ankara mbalimbali zao zilizobaki.
Hiari, unganshe hati ya wadai kwa ankara ya mauzo maalum. Hii husaidia kufuatilia ankara ambayo inapata mtoe na inaweza ijiweke yenyewe mtoe.
Ikiwa imeunganishwa na ankara, mtoe utawekwa yenyewe dhidi ya salio la ankara hiyo maalum.
Ingiza anuani ya malipo ya mteja. Hii ijiweke yenyewe kutoka kwa rekodi ya mteja lakini inaweza kubadilishwa.
Anuani inaonekana kwenye hati ya wadai iliyochapishwa na inapaswa kuendana na mahali unapotuma mawasiliano kwa mteja huyu.
Ikiwa mteja anatumia sarafu ya kigeni, ingiza kiwango cha kubadilishia fedha kwa ajili ya kubadilisha hadi aina ya fedha inayotumika.
Kiwango cha kubadilishia Fedha kinakataa jinsi kiasi cha sarafu ya kigeni kinavyobadilishwa kuwa aina ya fedha inayotumika kwa ajili ya usahihishaji wa akaunti.
Hiari, ongeza maelezo au sababu ya hati ya wadai hii, kama 'Kurudisha bidhaa' au 'Kurekebisha bei'.
Maelezo haya husaidia kuandika sababu gani Mtoe ilitolewa na inaonekana katika Taarifa lakini si kwenye Hati ya wadai yenyewe.
Weka bidhaa za mstari zinazopewa mtoe. Kila mstari unatakiwa kuwa na bidhaa au huduma pamoja na kiasi kinachotakiwa kutolewa.
Misitari ya bidhaa inapaswa kuendana na kile kilichouzwa awali, ikiwa ni pamoja na akaunti za sawa, kasma za kodi, na makundi ya ufuatiliaji.
Angalia kisanduku hiki ili kuonyesha namba za mistari kwenye hati ya wadai. Hii inasaidia kurejelea bidhaa maalum.
Namba za mistari hufanya iwe rahisi kujadili bidhaa maalum na wateja na kuzilinganisha na ankara ya awali.
Chagua kisanduku hiki ili kuonyesha safu ya maelezo kwa kila bidhaa, ikiruhusu maelezo ya kina kwa kila mtoe.
Maelezo husaidia kufafanua kwa nini kila bidhaa inapatiwa mtoe, ambayo ni muhimu hasa kwa mtoe wa sehemu au masawazisho.
Tafadhali chukua kisanduku hiki ikiwa kiasi unachokwisha ingiza tayari kinajumuisha kodi. Acha kisanduku kisijajazwa ikiwa kodi inapaswa kuhesabiwa juu.
Mipangilio hii inapaswa kulingana na jinsi ankara ya awali ilivyotengenezwa ili kuhakikisha hesabu sahihi za kodi.
Kagua sanduku hili ikiwa kodi ya zuio inatumika kwa hati ya wadai hii. Hii inapunguza kodi ya zuio iliyorekodiwa awali.
Mtoe za kodi ya zuio zinarejesha kodi ya zuio ambayo ilirekodiwa kwenye ankara ya awali.
Angalia kisanduku hiki ikiwa hati ya wadai hii inawakilisha pia kurejeshwa kwa bidhaa za kimwili, ikiwasilisha viwango vya hisa.
Wakati inakaguliwa, hati ya wadai itafanya kazi kama stakabadhi ya kupokelea mizigo, ikiongeza bidhaa zilizorejeshwa nyuma kwenye hesabu.
Chagua mahali bidhaa ilipo ambapo bidhaa zilizorejeshwa zitawekwa tena kwenye hisa.
Hii inamua ni kampuni gani au eneo gani linaweza kupokea bidhaa ghalani zilizorejeshwa kwa ajili ya mauzo ya baadaye.