Kasma ya Maagizo ya Manunuzi ni hati rasmi iliyotumwa kwa wasambazaji inayowapa ruhusa kuwasilisha bidhaa au huduma maalum kwa bei na masharti yaliyokubaliwa.
Maagizo ya manunuzi yanathibitisha ahadi yako ya kununua na kutengeneza wajibu wa kisheria kati yako na msambazaji wako.
Maagizo ya manunuzi yanatekeleza kazi nyingi muhimu katika mchakato wako wa ununuzi:
• Idhini - Wanatoa idhini rasmi kwa manunuzi na kuanzisha udhibiti wa matumizi
• Ulinzi wa kisheria - Wanatengeneza makubaliano yanayofunga yenye masharti na hali wazi
• Udhibiti wa makisio - Wanasaidia kufuatilia matumizi yaliyowekwa dhidi ya makisio yanayopatikana
• Usimamizi wa akiba - Wana hakikisha kuagiza vifaa kwa wakati ili kudumisha viwango bora vya akiba
• Mechi ya Ankara - Zinatoa rejea kwa ajili ya kuthibitisha ankara za wasambazaji dhidi ya bei na kiasi kilichokubaliwa
Unapounda maagizo ya manunuzi, zingatia kwa makini:
• Maelezo ya msambazaji - Hakikisha msambazaji sahihi amechaguliwa
• Mspecifications ya bidhaa - Jumuisha maelezo sahihi, kiasi, na gharama kwa kimoja
• Habari za kufikisha bidhaa - Tambua tarehe za kufikisha bidhaa, maeneo, na maelekezo ya usafirishaji
• Masharti ya Malipo - Eleza wakati na jinsi malipo yatakavyofanywa
• Masharti maalum - Ongeza mahitaji maalum au masharti katika sehemu ya maelezo ziada
Maagizo ya manunuzi yanaunganishwa kwa urahisi na nyaraka nyingine katika mchakato wako wa ununuzi:
• Kutoka kwa nukuu - Badilisha nukuu za kununuliwa zilizothibitishwa moja kwa moja kuwa maagizo ya manunuzi
• Kwa stakabadhi - Rekodi usafirishaji kupitia Stakabadhi za kupokelea mizigo zinazorejelea maagizo ya manunuzi
• Kwa Ankara mbalimbali - Linganisha
Mfumo ijiweke yenyewe unafuatilia kiasi kisichokamilika na kiasi, ukikusaidia kufuatilia utendaji wa msambazaji na kuhakikisha kutimizwa kamili kwa agizo.
Fomu hii inahusisha maeneo yafuatayo:
Weka tarehe ya maagizo ya manunuzi. Hii kawaida ni wakati maagizo yanapowekwa kwa msambazaji.
Ingiza nambari ya rejea kwa maagizo haya ya manunuzi. Hii inaweza kuwa nambari yako ya PO au rejea yoyote inayosaidia kufuatilia maagizo.
Chagua msambazaji ambaye unamwekea oda. Hii inakubaini aina ya fedha na masharti ya malipo kwa oda.
Hiari, ungana maagizo ya manunuzi haya na uagizaji wa bidhaa za kununuliwa. Hii husaidia kufuatilia mabadiliko ya nukuu hadi agizo na kuhakikisha bei zilizokubaliwa.
Hiari, ongeza maelezo au maelezo ziada kuhusu amri hii, kama maelezo ya kufikisha bidhaa au mahitaji maalum.
Ingiza bidhaa unazopanga kuagiza. Kila mstari unajumuisha bidhaa, kiasi, gharama kwa kimoja, na maelezo mengine.
Chagua sanduku hili ikiwa bei kutoka kwa msambazaji wako tayari zinajumuisha kodi. Acha isichaguliwe ikiwa kodi inaongezwa kwa bei.
Chagua kisanduku hiki kuonyesha nambari za mistari kwenye maagizo ya manunuzi. Hii husaidia kurejelea bidhaa maalum unapowasiliana na wasambazaji / wahusika.
Chagua sanduku hili ili kuwezesha safu ya punguzo ambapo unaweza kurekodi punguzo za bidhaa zilizopangwa.
Chagua ikiwa punguzo linawekwa kama asilimia au kiasi kilichowekwa.
Sakisha sanduku hili ikiwa kodi ya zuio inahusika na ununuzi huu. Hii kwa kawaida inahitajika kwa aina fulani za huduma au wasambazaji.
Hii inaonyesha ikiwa agizo la manunuzi limetfutwa. Agizo zilizofutwa zinabaki katika mfumo kwa ajili ya uhifadhi wa rekodi lakini hazitumiki.