Alacak dekontları, bir müşterinin size borçlu olduğu tutarı azaltan finansal belgelerdir. İadeler, geri dönüşler veya müşteri hesaplarına yapılan ayarlara dair resmi bir kayıt sağlarlar.
Bu formu, müşterilerin alacak bakiyelerini azaltmak veya iadeleri işlemek gerektiğinde alacak vermek için kullanın.
Aşağıdaki durumlarda alacak dekontları düzenleyin:
• Müşteri malları iade eder veya hizmetleri iptal eder
• Orijinal faturada düzeltilmesi gereken fiyatlandırma hataları yaptınız.
• Müşteri hasarlı, kusurlu veya yanlış ürünler alındı.
• Fatura sonrasında indirimler, geri ödemeler veya iywillik tahsisleri vermek istiyorsunuz.
• Müşteri fazla ödeme yaptı ve alacak bakiyesini kaydetmeniz gerekiyor
Alacak dekontu oluştururken, bu adımları izleyin:
• Müşteriyi açılır listeden seçin
• Bu alacak belirli bir fatura ile ilgiliyse, orijinal satış faturası numarasını referans alın.
• Alacak ürünleri ve miktarlarını girin - pozitif miktarlar kullanın
• Alacak için nedenini açıklayan net bir açıklama ekleyin.
• Herhangi bir ilgili not veya referans numarasını ekle
Sistem, bir alacak dekontunu kaydettiğinizde aşağıdakileri otomatik olarak yönetir:
Müşterinin hesap bakiyesini, borçlarını azaltmak için günceller.
• İade edilen alacak envanter ürünlerini tekrar stoğa aktarır (varsa)
• Doğru mali kayıtları sürdürmek için gerekli muhasebe kayıtlarını oluşturur.
• Alacak, gelecekteki faturalarla karşılaştırmak veya iade olarak işlemek üzere kullanılabilir hale getirir.
Aşağıdaki alanları kullanarak alacak dekontu detaylarını tamamlayın. Gerekli alanlar yıldız (*) ile işaretlenmiştir.
Bu alacak dekontunun müşteri için düzenlendiği tarihi girin.
Bu tarih, alacağın müşteri hesabı bakiyesini ne zaman azaltacağını ve mali raporlarda görüneceğini belirler.
Bu alacak dekontu için bir referans numarası girin. Bu, alacak dekontunu iletişimlerde izlemeye ve tanımlamaya yardımcı olur.
Bu alanı boş bırakarak otomatik numaralandırma kullanabilirsiniz veya daha iyi organizasyon için kendi referans numaranızı girebilirsiniz.
Bu alacak dekontunu alacak müşteriyi seçin. Fatura adresi otomatik olarak doldurulacaktır.
Alacak dekontu, bu müşterinin size olan borcunu azaltacak ve bekleyen faturalarına uygulanabilir.
İsteğe bağlı olarak, bu alacak dekontunu belirli bir satış faturasına bağlayın. Bu, hangi faturanın kredilendirildiğini takip etmeye yardımcı olur ve alacağı otomatik olarak uygulayabilir.
Eğer bir faturaya bağlıysa, alacak otomatik olarak o spesifik faturanın bakiyesine tahsis edilecektir.
Müşterinin fatura adresini girin. Bu, müşteri kaydından otomatik olarak doldurulur ancak değiştirilebilir.
Yazdırılan alacak dekontunda adres görünür ve bu müşteriyle ilgili olarak yazışma göndereceğiniz yerle eşleşmelidir.
Eğer müşteri yabancı para birimi kullanıyorsa, ana para biriminize dönüştürmek için döviz kuru oranını giriniz.
Döviz kuru, yabancı para birimi tutarının muhasebe amaçları için ana para biriminize nasıl dönüştüğünü belirler.
İsteğe bağlı olarak, bu alacak dekontu için 'Ürün iadesi' veya 'Fiyat ayarlaması' gibi bir açıklama veya sebep ekleyin.
Bu açıklama, alacak dekontunun neden verildiğini belgelere yardımcı olur ve raporlarda görünür ancak alacak dekontunun kendisinde görünmez.
Alacak olan çizgi ürünlerini girin. Her çizgi, alacak tutarını belirten bir ürün veya hizmeti temsil eder.
Çizgi ürünleri, orijinal olarak satılanlarla eşleşmelidir, aynı hesaplar, vergi kodları ve takip kategorileri dahil.
Bu kutuyu işaretleyin, alacak dekontunda sıra numaralarını görüntülemek için. Bu, belirli ürünleri referans almanıza yardımcı olur.
Sıra numaraları, belirli ürünleri müşterilerle tartışmayı ve bunları orijinal faturayla eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Bu kutuyu işaretleyerek her çizgi ürünü için bir açıklama kolonunu gösterin, her alacak için ayrıntılı açıklamalara izin verin.
Açıklamalar, her ürünün neden alacaklandığını açıklamaya yardımcı olur, bu özellikle kısmi alacaklar veya ayarlar için faydalıdır.
Tutarları girdiğinizde vergi zaten dahil ise bu kutucuğu işaretleyin. Verginin eklenmesini istiyorsanız işaretli bırakın.
Bu ayar, doğru vergi hesaplamalarını sağlamak için orijinal faturanın oluşturulma şekliyle eşleşmelidir.
Bu alacak dekontuna stopaj vergisi uygulanıyorsa bu kutuyu işaretleyin. Bu, daha önce kaydedilen stopaj vergisini ayarlar.
Stopaj vergisi alacakları, orijinal faturada kaydedilen stopaj vergisini geri alır.
Bu alacak dekontunun aynı zamanda fiziksel malların iadesini temsil etmesi durumunda bu kutuyu işaretleyin, envanter seviyelerini güncelleyerek.
Kontrol edildiğinde, alacak dekontu aynı zamanda bir mal makbuzu olarak işlev görecek ve iade edilen ürünleri envantere ekleyecektir.
Alındı malların stok geri alınacağı stok konumunu seçin.
Bu, iade edilen envanter ürünlerinin gelecekteki satışlar için hangi depo veya yere ulaşacağını belirler.