ক্রেডিট নোট হল আর্থিক নথি যা ক্রেতার নাম দ্বারা আপনাকে প্রদানকৃত টাকার পরিমাণ কমায়। এগুলি ক্রেতার হিসাবগুলিতে ফেরত, ফেরত বা সমন্বয়ের একটি আনুষ্ঠানিক রেকর্ড প্রদান করে।
এই ফর্মটি ব্যবহার করুন ক্রেতার নামদের ক্রেডিট ইস্যু করার জন্য যখন আপনাকে তাদের বকেয়া জের কমাতে হবে বা ফেরত প্রক্রিয়া করতে হবে।
নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে ক্রেডিট নোট ইস্যু করুন:
• ক্রেতার নাম পণ্য ফেরত দেয় বা পরিষেবা বাতিল করে
• আপনি মূল চালানে যা মূল্য নির্ধারণের ভ্রম করেছেন, তা সংশোধন প্রয়োজন
• ক্রেতার নাম গৃহীত ক্ষতিগ্রস্ত, ত্রুটিপূর্ণ, বা ভুল আইটেম
• আপনি চালানের পর ছাড়, ফেরত বা সদিচ্ছার কিছুমাত্রা দিতে চান
• ক্রেতার নাম অতিরিক্ত পরিশোধিত এবং আপনাকে ক্রেডিট/ বকেয়া জের রেকর্ড করতে হবে
ক্রেডিট নোট তৈরি করার সময়, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
• সিলেক্ট করুন ক্রেতার নাম ড্রপডাউন তালিকা থেকে
যদি এই ক্রেডিট একটি নির্দিষ্ট চালানের সাথে সম্পর্কিত হয় তবে মূল বিক্রয় চালান নাম্বার উল্লেখ করুন।
• ক্রেডিট/ বকেয়া আইটেম এবং পরিমাণ প্রবिष्ट করুন - ধনাত্মক পরিমাণ ব্যবহার করুন
• ক্রেডিটের কারণ ব্যাখ্যা করে একটি স্পষ্ট বর্ণনা অন্তর্ভুক্ত করুন
• যেকোনো প্রাসঙ্গিক নোট/ব্যাখ্যা বা রেফারেন্স নম্বর যোগ করুন
সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিচের বিষয়গুলি পরিচালনা করে যখন আপনি একটি ক্রেডিট নোট সংরক্ষণ করেন:
ক্রেতার নামের হিসাব জের আপডেট করে তাদের অধিকারিত পরিমাণ কমানো।
• ফিরে আসা ক্রেডিট/ বকেয়া ইনভেন্টরি আইটেমগুলি স্টকে (যদি প্রযোজ্য হয়) পুনরুদ্ধার করে
• সঠিক আর্থিক রেকর্ড বজায় রাখার জন্য প্রয়োজনীয় হিসাব এন্ট্রি তৈরি করে
• ভবিষ্যতের চালানগুলোর বিরুদ্ধে প্রযোজ্য করার জন্য ক্রেডিট উপলব্ধ করে অথবা ফেরত প্রক্রিয়া করতে।
নিচের ক্ষেত্রগুলো ব্যবহার করে ক্রেডিট নোটের বিস্তারিত পূরণ করুন। অবশ্যক ক্ষেত্রগুলো তারকা চিহ্ন (*) দিয়ে চিহ্নিত করা হয়েছে।
ক্রেতার কাছে এই ক্রেডিট নোটটি জারি করার তারিখ প্রবেশ করুন।
এই তারিখ নির্ধারণ করে কখন ক্রেডিট ক্রেতার নামের হিসাবের জের কমে এবং আর্থিক রিপোর্টে প্রদর্শিত হয়।
এই ক্রেডিট নোটের জন্য একটি রেফারেন্স নম্বর প্রবেশ করুন। এটি যোগাযোগে ক্রেডিট নোটটি ট্র্যাক এবং চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।
আপনি এই ক্ষেত্রটি শুন্য রেখে স্বয়ংক্রিয় সংখ্যা ব্যবহার করতে পারেন, কিংবা উন্নত সংগঠনের জন্য আপনার নিজের রেফারেন্স নম্বর প্রবেশ করতে পারেন।
সিলেক্ট করুন সেই ক্রেতার নাম যিনি এই ক্রেডিট নোটটি পাবেন। তাদের বিল প্রদানের ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হবে।
ক্রেডিট নোট এই ক্রেতার নামের প্রাপ্য অর্থ কমাবে এবং এটা তাদের বকেয়া চালানের বিরুদ্ধে প্রয়োগ করা যেতে পারে।
ঐচ্ছিকভাবে, এই ক্রেডিট নোটটিকে একটি নির্দিষ্ট বিক্রয় চালানের সাথে সংযোগ করুন। এটি ট্র্যাক করতে সাহায্য করে যে কোন চালানটি ক্রেডিট হচ্ছে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্রেডিট প্রয়োগ করতে পারে।
যদি একটি চালানের সাথে যুক্ত থাকে, তবে ক্রেডিট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওই নির্দিষ্ট চালানের জেরের বিরুদ্ধে বরাদ্দ হবে।
ক্রেতার বিল প্রদানের ঠিকানা যোগ করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্রেতার রেকর্ড থেকে পূরণ হয় কিন্তু পরিবর্তন করা যেতে পারে।
ঠিকানা: মুদ্রিত ক্রেডিট নোটে দেখা যাবে এবং আপনাকে এই ক্রেতার নামের জন্য যে স্থানে যোগাযোগ করতে হবে সেখানে মিলতে হবে।
যদি ক্রেতার নাম একটি বৈদেশিক মুদ্রা ব্যবহার করে, আপনার ভিত্তি মুদ্রায় রূপান্তরের জন্য বিনিময় হার প্রবেশ করুন।
বিনিময় হার নির্ধারণ করে কীভাবে বৈদেশিক মুদ্রার পরিমাণ আপনার ভিত্তি মুদ্রায় রূপান্তরিত হয় হিসাবরেখার উদ্দেশ্যে।
ঐচ্ছিকভাবে, এই ক্রেডিট নোটের জন্য একটি বর্ণনা বা কারণ যোগ করুন, যেমন 'পণ্যের প্রত্যাবর্তন' অথবা 'মূল্যের সামঞ্জস্য'।
এই বর্ণনা এটি নথিভুক্ত করতে সাহায্য করে যে কেন ক্রেডিট ইস্যু করা হয় এবং এটি সব রিপোর্টে দেখা যায় কিন্তু ক্রেডিট নোটের নিজস্ব নথিতে নয়।
ক্রেডিট/ বকেয়া করা আইটেমগুলি প্রবেশ করুন। প্রতিটি সারি একটি পণ্য বা সেবাকে নির্দেশ করে যার জন্য ক্রেডিট/ বকেয়া করা টাকা রয়েছে।
সারির আইটেমগুলি মূলত বিক্রিত আইটেমের সাথে মেলে, যার মধ্যে একই হিসাব, ট্যাক্স কোড এবং ট্র্যাকিং ক্যাটাগরি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
ক্রেডিট নোটের উপর লাইন সংখ্যাগুলি প্রদর্শনের জন্য এই বক্সটি চেক করুন। এটি নির্দিষ্ট আইটেম রেফারেন্স করতে সহায়ক।
লাইন সংখ্যা গ্রাহকগণের সাথে নির্দিষ্ট আইটেম সম্পর্কে আলোচনা করা এবং সেগুলিকে মূল চালানের সাথে মেলানো সহজ করে।
এই বাক্সটি চেক করুন যাতে প্রতিটি সারি আইটেমের জন্য একটি বর্ণনা কলাম প্রদর্শিত হয়, যা প্রতিটি ক্রেডিটের জন্য বিশদ ব্যাখ্যা দেওয়ার অনুমতি দেয়।
বর্ণনা সমন্বয় বা আংশিক ক্রেডিটের জন্য বিশেষভাবে কার্যকর, যে কারণে প্রতিটি আইটেমে ক্রেডিট দেওয়া হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করতে সাহায্য করে।
এই বক্সটি চেক করুন যদি আপনি যে টাকা প্রবেশ করেন তা ইতিমধ্যে ট্যাক্স অন্তর্ভুক্ত করে। যদি ট্যাক্স উপরে গণনা করা উচিত তবে অচেক রাখুন।
এই সেটিংটি মূল চালানটি কীভাবে তৈরি করা হয়েছিল তার সাথে মেলে যাতে সঠিক ট্যাক্স গণনা নিশ্চিত হয়।
এই ক্রেডিট নোটের ক্ষেত্রে কর্তন কৃত কর প্রযোজ্য হলে এই বাক্সটি চেক করুন। এটি পূর্বে রেকর্ড করা কর্তন কৃত করকে সমন্বয় করে।
কর্তন কৃত কর ক্রেডিট অরিজিনাল চালানে রেকর্ড হওয়া কর্তন কৃত করকে বিপরীত করে।
এই বক্সটি চেক করুন যদি এই ক্রেডিট নোটটি শারীরিক পণ্যের প্রত্যাবর্তনও উপস্থাপন করে, ইনভেন্টরি স্তর আপডেট করা হচ্ছে।
যখন চেক করা হয়, ক্রেডিট নোটটি মালামাল সমুহ প্রাপ্তি হিসাবেও কাজ করবে, ফিরিয়ে আনা আইটেমগুলি ইনভেন্টরিতে যোগ করবে।
গোডাউনের ঠিকানা সিলেক্ট করুন যেখানে ফেরত দেওয়া পণ্য গুদামে গৃহীত হবে।
এটি নির্ধারণ করে কোন গুদাম বা স্থান返িত ইনভেন্টরি আইটেম ভবিষ্যতে বিক্রয়ের জন্য গ্রহণ করবে।