এই ফর্মটি নতুন ক্রেতা তৈরি করতে বা বিদ্যমান ক্রেতার তথ্য সম্পাদন করতে ব্যবহার করুন।
ক্রেতার নামের রেকর্ডগুলি আপনাকে প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য বিক্রয়, চালান, এবং বাকি জের ট্র্যাক করতে সাহায্য করে।
আপনার ক্রেতার নাম রেকর্ড সেট আপ করতে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন:
লেনদেন এবং সব রিপোর্টে যেভাবে দেখানো উচিত সেটাতে ক্রেতার নাম প্রবেশ করুন।
এই নামটি সিস্টেম জুড়ে ড্রপডাউন তালিকায় এবং মুদ্রিত নথিতে যেমন চালান এবং বিবৃতি তে প্রদর্শিত হবে।
এই ক্রেতার নামকে দ্রুত সনাক্ত করার জন্য একটি অনন্য ক্রেতার কোড লিখুন।
ক্রেতার কোডগুলি ঐচ্ছিক তবে অনেক গ্রাহকগণের সাথে ব্যবসার জন্য সুপারিশকৃত। এগুলি আপনাকে সিস্টেম জুড়ে ড্রপডাউন মেনুতে কোড অথবা নাম দ্বারা খুঁজতে সক্ষম করে।
সাধারণ উদাহরণগুলির মধ্যে হিসাব নম্বর, সংক্ষিপ্ত রূপ, অথবা অক্ষর সংখ্যা কোড যেমন 'CUST001' বা 'ACME-NY' অন্তর্ভুক্ত।
এই ক্রেতার নাম সর্বাধিক টাকা যা কখনও বকেয়া হতে পারে সেটি নির্ধারণ করুন। এটি ক্রেডিট ঝুঁকি নিয়ন্ত্রণ করতে এবং নগদ প্রবাহ পরিচালনা করতে সহায়ক।
ক্রেডিট ব্যবহার মনিটর করার জন্য, <কোড>প্রাপ্তব্য ধার কলামটি <কোড>গ্রাহকগণ ট্যাবে চালু করুন। এটি নতুন বিক্রয় চালান তৈরি করার আগে অবশিষ্ট ক্রেডিট প্রদর্শন করে।
অসীম ক্রেডিটের জন্য ফাঁকা রেখে দিন। নতুন বিক্রয় চালান তৈরি করার সময় ক্রেডিট সীমা পরীক্ষা করা হয় তবে অন্যান্য লেনদেনের জন্য এটি জোরাজুরি করা হয় না।
আপনার ভিত্তি মুদ্রা থেকে আলাদা একটি মুদ্রায় কার্যক্রম করা গ্রাহকদের জন্য একটি বৈদেশিক মুদ্রা নির্ধারণ করুন। ডিফল্টভাবে, সকল গ্রাহক হিসাব আপনার ভিত্তি মুদ্রাতে থাকে। একটি বৈদেশিক মুদ্রা সিলেক্ট করার ফলে সকল লেনদেন (দর প্রস্তাব, অন্যান্য, চালান, ক্রেডিট নোট) সেই মুদ্রায় হবে।
শ্রদ্ধেয়: এই বিকল্পটি কেবল তখনই প্রদর্শিত হয় যখন সিস্টেমে বৈদেশিক মুদ্রা সমুহ তৈরি করা হয়েছে।
ক্রেতার নামের সম্পূর্ণ বিল প্রদানের ঠিকানা প্রবেশ করুন যেভাবে এটি চালান এবং অন্যান্য বিক্রয় নথিতে প্রদর্শিত হবে।
এই ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয় যখন নতুন বিক্রয় চালান, বিক্রয় আদেশ, বিক্রয় মূল্য, বা ক্রেডিট নোট এই ক্রেতার নামের জন্য তৈরি করা হয়।
পূর্ণ ডকুমেন্টেশনের জন্য রাস্তার ঠিকানা, শহর, রাজ্য/প্রদেশ, পোস্টাল কোড, এবং দেশ যোগ করুন।
বিল প্রদানের ঠিকানা থেকে আলাদা হলে ক্রেতার সরবরাহের ঠিকানা প্রবেশ করুন।
এই ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হয় যখন এই ক্রেতার জন্য নতুন সরবরাহের নোট তৈরী করা হয়।
শুধুমাত্র দৃশ্যমান যদি <কোড>সরবরাহের নোট সমূহ ট্যাব সক্রিয় হয়। যদি সরবরাহের ঠিকানা বিল প্রদানের ঠিকানার সাথে একই হয় তবে ফাঁকা রাখুন।
চালান, বিবৃতি, এবং অন্যান্য যোগাযোগ পাঠানোর জন্য ক্রেতার নামের প্রধান ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
এই ইমেইল ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হয় যখন Manager-এর ইমেইল ফাংশন ব্যবহার করে ক্রেতার কাছে দলিল পাঠান হয়।
নিশ্চিত করুন যে ইমেল ঠিকানাটি বৈধ এবং গুরুত্বপূর্ণ ব্যাবসা যোগাযোগের জন্য ক্রেতার নাম দ্বারা কর্মক্ষমভাবে পর্যবেক্ষণ করা হচ্ছে।
এই ক্রেতার নামকে নির্দিষ্ট বিভাগের জন্য বিভাগীয় রিপোর্টিং এবং মুনাফা কেন্দ্রের ট্র্যাকিং এর জন্য বরাদ্দ করুন।
বিভাগ মুনাফা বিশ্লেষণে সহায়তা করে ব্যবসা খণ্ড, স্থান, বা পণ্য সারি অনুযায়ী। এই ক্রেতার নাম জন্য সব লেনদেন নির্বাচিত বিভাগের জন্য বরাদ্দ করা হবে।
এই ক্ষেত্রটি শুধুমাত্র তখন প্রদর্শিত হয় যখন বিভাগগুলি <কোড>সেটিংস → <কোড>বিভাগ এর অধীনে সক্রিয় থাকে।
যদি এই ক্রেতার নামের জন্য ডিফল্টের থেকে ভিন্ন পাওনা হিসাব ব্যবহার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে একটি পদ্ধতি নিয়ন্ত্রন হিসাব সিলেক্ট করুন।
কাস্টম নিয়ন্ত্রণকারী হিসাব সমুহ বিভিন্ন ধরনের গ্রাহককে আলাদা করার জন্য সহায়ক, যেমন খুচরা বনাম পাইকারি, বা দেশীয় বনাম আন্তর্জাতিক।
এই ক্ষেত্রটি শুধুমাত্র তখনই প্রদর্শিত হয় যদি গ্রাহকদের জন্য পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণকারী হিসাব সমুহ সেটিংস → নিয়ন্ত্রণকারী হিসাব সমুহ এর অধীনে তৈরি করা হয়ে থাকে।
এই বিকল্পটি চালু করুন যাতে এই ক্রেতার নামের জন্য বিশেষ পরিশোধ শর্তাবলী সেট করা যায় যা আপনার মানক শর্তাবলীর থেকে ভিন্ন।
যখন সক্রিয়, চালানের তারিখের পরে পরিষোধের জন্য দিন সংখ্যা নির্দিষ্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, নীট ৩০ পরিশোধের শর্তের জন্য ৩০ প্রবেশ করুন।
এই শর্তগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ক্রেতার নামের জন্য তৈরি করা সমস্ত নতুন বিক্রয় চালানে প্রযোজ্য হবে।
টিপ: যদি সকল গ্রাহক একই পরিশোধ শর্তে থাকে, তবে বিক্রয় চালানের জন্য <কোড>ডিফল্ট ফর্ম এর অধীন নির্দিষ্ট তারিখ কনফিগার করুন।
এই বিকল্পটি চালু করুন ক্রেতার নামের জন্য একটি নির্দিষ্ট ঘণ্টায় বিলিং হার সেট করতে।
যখন সক্রিয় হয়, বিলযোগ্য সময়ের জন্য এই ক্রেতার নামকে চার্জ করতে ঘন্টা প্রতি মূল্য প্রবেশ করুন। <কোড> বিলযোগ্য সময় এন্ট্রি রেকর্ড করার সময় এই হার স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হবে।
ক্রেতার নামের চুক্তি, প্রকল্পের ধরনের বা সেবার স্তরের উপর ভিত্তি করে ভিন্ন ভিন্ন হার চার্জ করে এমন সেবা ব্যবসার জন্য এটি উপকারী।
টিপ: যদি সকল গ্রাহককে একই ঘন্টা প্রতি মূল্যে চার্জ করা হয়, তবে বিলযোগ্য সময়ের জন্য ডিফল্ট হার কনফিগার করুন <কোড>ডিফল্ট ফর্ম এর অধীনে।
এই ক্রেতার নামকে নিষ্ক্রিয় হিসেবে মার্ক করুন যাতে সেগুলো ড্রপডাউন নির্বাচন তালিকা থেকে লুকানো থাকে এবং সব ঐতিহাসিক লেনদেন সংরক্ষিত থাকে।
ক্রেতার নামগুলির জন্য এটি ব্যবহার করুন যাদের সাথে আপনি আর ব্যাবসা করেন না। নিষ্ক্রিয় গ্রাহকগণ এখনও দেখা যেতে পারে এবং তাদের লেনদেন সব রিপোর্টে থাকে।
আপনি যখন ইচ্ছা একটি ক্রেতার নাম পুনঃসক্রিয়াকরণ করতে পারেন এই বাক্সটি আনচেক করে।
আপনার ব্যাবসার প্রয়োজন অনুযায়ী অতিরিক্ত ক্রেতার তথ্য ট্র্যাক করতে পরিবর্তনযোগ্য ক্ষেত্রসমূহ যোগ করুন।
পরিবর্তনযোগ্য ক্ষেত্রসমূহ আপনাকে তথ্য সংগ্রহ করতে সাহায্য করে যা স্ট্যান্ডার্ড ক্রেতার নাম ফর্মে অন্তর্ভুক্ত নেই, যেমন ক্রেতার ধরনের, পছন্দের পরিশোধ শর্তসমূহ, বা বিশেষ প্রয়োজনীয়তা।
পরিবর্তনযোগ্য ক্ষেত্রসমূহ তৈরি এবং পরিচালনা করার বিষয়ে আরো জানুন: পরিবর্তনযোগ্য ক্ষেত্রসমূহ
যদি একটি ব্যাবসা সত্তা একটি ক্রেতার নাম এবং একটি সরবরাহকারীর নাম উভয়ই হয়, তবে <কোড>গ্রাহকগণ এবং <কোড>সরবরাহকারী ট্যাব সমূহে আলাদা এন্ট্রি তৈরি করুন।
এই পৃথকীকরণ নিশ্চিত করে বাকি এবং দেনা সঠিকভাবে ট্র্যাক করা হচ্ছে, এমনকি একই সত্তার সাথে মোকাবিলা করলে।
একই সত্তার জন্য ক্রেতার নাম এবং সরবরাহকারীর নাম হিসাবের মধ্যে জের সমন্বয় করতে:
• বিকল্প ১: একটি <কোড>ক্রেডিট নোট তৈরি করুন ক্রেতার জের কমানোর জন্য এবং একটি <কোড>ডেবিট নোট তৈরি করুন সরবরাহকারীর জের কমানোর জন্য
• অপশন ২: একটি <কোড>জার্নাল এন্ট্রি ব্যবহার করে <কোড>পাওনা হিসাব এবং <কোড>দেনা হিসাব নিয়ন্ত্রণকারী হিসাব সমুহের মধ্যে টাকা হস্তান্তর করুন