<কোড>জার্নাল এন্ট্রি ফর্মটি আপনাকে এমন লেনদেনের জন্য ম্যানুয়াল হিসাব এন্ট্রি তৈরি করতে সক্ষম করে যা চালান, প্রাপ্তি, বা প্রদান-এর মতো মৌলিক ফর্মের মাধ্যমে রেকর্ড করা যায় না।
জার্নাল এন্ট্রি আপনার খতিয়ান সরাসরি অ্যাক্সেস প্রদান করে, যা আপনাকে জটিল লেনদেন, সমন্বয়, সংশোধন এবং প্রতি শেষের অগ্রিম গাণিতিক হিসাব রেকর্ড করতে সক্ষম করে।
প্রতিটি জার্নাল এন্ট্রি জের রাখতে হবে (ডেবিট ক্রেডিটের সমান) আপনার দ্বৈত-এন্ট্রি হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থার স্বচ্ছতা বজায় রাখতে।
সাধারণ ব্যবহারে অবচয়, সঞ্চয়, পূর্বপেমেন্ট, আন্তঃকোম্পানি লেনদেন, এবং বছরশেষ সমন্বয় রেকর্ড করা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
যখন একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করবেন, এন্ট্রিটির উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে একটি পরিষ্কার বর্ণনা প্রদান করুন অডিট ট্রেল উদ্দেশ্যের জন্য।
গ্রহণকৃত হিসাবের জন্য ডেবিট কলামে ডেবিট টাকা প্রবেশ করুন এবং ক্রেডিট কলামে ক্রেডিট টাকা প্রবেশ করুন।
আপনি নির্দিষ্ট ট্র্যাকিং ক্যাটেগরিতে এন্ট্রি বরাদ্দ করতে পারেন যেমন গ্রাহকগণ, সরবরাহকারী, বা ইনভেন্টরি আইটেম।
আপনার এন্টি জের আছে কিনা তা সবসময় নিশ্চিত করুন আগে সংরক্ষণ করার—সিস্টেম অমিল এন্টি রেকর্ড হতে আটকানোর জন্য প্রতিরোধ করবে।
এই ফর্মটিতে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রসমূহ ধারন করা রয়েছে:
আপনার হিসাবের রেকর্ডে এই জার্নাল এন্ট্রি কখন রেকর্ড করা উচিত সেই তারিখ প্রবেশ করুন।
তারিখ নির্ধারণ করে কোন হিসাবকাল লেনদেনটি অন্তর্ভুক্ত এবং এটি কখন সব রিপোর্টে প্রকাশিত হবে।
এই জার্নাল এন্ট্রি চিহ্নিত করতে একটি অনন্য রেফারেন্স নম্বর প্রবেশ করুন।
রেফারেন্সগুলি আপনাকে পরে নির্দিষ্ট লেনদেন খুঁজে পেতে সাহায্য করে এবং অডিট ট্রেইল বা উৎস নথির সাথে ক্রস-রেফারেন্স করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনি চেকবক্সটি চেক করে স্বয়ংক্রিয় নম্বরকরণ ব্যবহার করতে পারেন, বা আপনার নিজস্ব রেফারেন্স পদ্ধতি প্রবেশ করাতে পারেন।
যদি এই জার্নাল এন্ট্রি বৈদেশিক মুদ্রায় লেনদেন জড়িত হয় তবে একটি <কোড> বৈদেশিক মুদ্রা সিলেক্ট করুন।
এই ক্ষেত্রটি শুধুমাত্র তখনই প্রদর্শিত হয় যখন আপনি <কোড>সেটিংস → <কোড>মুদ্রা এর অধীনে বৈদেশিক মুদ্রা সমুহ তৈরি করেছেন।
যখন সিলেক্ট করা হয়, সব টাকা এই জার্নাল এন্ট্রিতে নির্বাচিত বৈদেশিক মুদ্রায় প্রবেশ করা হবে।
নির্বাচিত বৈদেশিক মুদ্রা এবং আপনার ভিত্তি মুদ্রার মধ্যে টাকার রূপান্তরের জন্য <কোড>বিনিময় হার প্রবেশ করুন।
বিনিময় হার নির্ধারণ করে কিভাবে বৈদেশিক মুদ্রার পরিমাণগুলো আপনার ভিত্তি মুদ্রায় রিপোর্ট করার জন্য রূপান্তরিত হয়।
আপনি স্বয়ংক্রিয় বিনিময় হার retrieval <সেটিংস> → <বিনিময় হার> এর অধীনে কনফিগার করতে পারেন।
একটি বর্ণনা লিখুন যা এই জার্নাল এন্ট্রির উদ্দেশ্য এবং প্রেক্ষাপট ব্যাখ্যা করে।
ভাল বর্ণনা আপনাকে পরে লেনদেনটি পর্যালোচনা করার সময় বুঝতে সাহায্য করে এবং অডিটের জন্য অপরিহার্য।
সম্পর্কিত বিস্তারিত যুক্ত করুন যেমন চালান নাম্বার, চুক্তির রেফারেন্স, অথবা এন্ট্রির জন্য ব্যাবসার কারণ।
লেনদেনটি আপনার হিসাবগুলিকে কিভাবে প্রভাবিত করছে তা রেকর্ড করার জন্য ডেবিট এবং ক্রেডিট লাইনগুলি যোগ করুন।
প্রতিটি সারি একটি হিসাবকে প্রতিনিধিত্ব করে যা ডেবিট করা হয়েছে অথবা ক্রেডিট করা হয়েছে।
মৌলিক হিসাব নীতি প্রযোজ্য: মোট ডেবিট মোট ক্রেডিটের সমান হতে হবে যাতে এন্টিটি জের বজায় থাকে।
যদি এন্ট্রিটি ব্যালান্সের বাইরে হয়, তাহলে একটি ভ্রম বার্তা প্রদর্শিত হবে যা পার্থক্য দেখাবে।
এই জার্নাল এন্ট্রিতে <কোড>ট্যাক্স কোড সমুহ ব্যবহার করার সময়, উল্লেখ করুন এই লেনদেনটি বিক্রয় নাকি ক্রয়।
এই শ্রেণীবিভাগটি নির্ধারণ করে কিভাবে লেনদেনটি ট্যাক্স সব রিপোর্টে প্রদর্শিত হয় এবং কোন ট্যাক্স হিসাবগুলিতে প্রভাব পড়ে।
রাজস্ব লেনদেনের জন্য 'বিক্রি' অথবা ব্যয় লেনদেনের জন্য 'ক্রয়' নির্বাচন করুন।
আইটেম কলামটি চালু করুন যাতে ইনভেন্টরি আইটেম অথবা অ-ইনভেন্টরি আইটেম সমূহ সিলেক্ট করা যায় জার্নাল এন্ট্রির লাইনগুলিতে।
যখন একটি আইটেম সিলেক্ট করা হয়, তখন আইটেমের সেটিংসের ভিত্তিতে উপযুক্ত আয় সমূহ বা খরচ হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়।
এটি মজুত সমন্বয়, নষ্ট/অচল জিনিস লিপিবদ্ধ করা, অথবা অন্যান্য আইটেম-ভিত্তিক লেনদেন লিপিবদ্ধ করার জন্য উপকারী।
একক জার্নাল এন্ট্রি লাইনগুলির জন্য বিস্তারিত ব্যাখ্যা যোগ করতে <কোড>বর্ণনা কলামটি চালু করুন।
লাইনের বিবরণ প্রতি ডেবিট এবং ক্রেডিটের জন্য অতিরিক্ত প্রেক্ষাপট প্রদান করে, এন্ট্রিটি বোঝা সহজ করে।
এটি বিভিন্ন হিসাবকে প্রভাবিত করা বহু লাইনসহ জটিল প্রবেশগুলির জন্য বিশেষভাবে কার্যকর।
ইনভেন্টরি আইটেম বা পরিমেয় পরিষেবার জন্য পরিমাণ নথিভুক্ত করতে <কোড>পরিমাণ কলাম সক্ষম করুন।
পরিমাণসমূহ ইনভেন্টরি মুভমেন্ট ট্র্যাক করতে সহায়তা করে এবং সঠিক স্টক স্তর বজায় রাখার জন্য অপরিহার্য।
ইনভেন্টরি আইটেমের সাথে ব্যবহৃত হলে, পরিমাণ আপনার সমাপনি মজুদ পণ্য এবং পণ্যের খরচের গণনায় প্রভাবিত করে।
যদি এটি প্রকৃত নগদ আন্দোলন অন্তর্ভুক্ত করে তবে এই জার্নাল এন্ট্রিটি একটি নগদ লেনদেন হিসাবে চিহ্নিত করুন।
নগদ লেনদেনগুলো এক্রুয়াল এন্ট্রি থেকে পৃথক এবং এগুলো কিভাবে <কোড>নগদ প্রবাহ বিবরণীতে প্রদর্শিত হয় তার উপরে প্রভাব ফেলে।
উদাহরণগুলিতে নগদ বিক্রয়, নগদ ক্রয়, বা যেকোনো লেনদেন যা অবিলম্বে পরিশোধ অন্তর্ভুক্ত।