একটি <কোড>ক্রয় আদেশ হলো একটি অফিসিয়াল ডকুমেন্ট যা সরবরাহকারীদের পাঠান যা তাদের নির্দিষ্ট পণ্য অথবা সেবা নির্ধারিত মূল্য এবং শর্তে প্রদান করার জন্য অনুমোদন করে।
ক্রয় আদেশ আপনার ক্রয়ের প্রতিশ্রুতি প্রতিষ্ঠিত করে এবং আপনার এবং আপনার সরবরাহকারীর মধ্যে একটি আইনগত বাধ্যবাধকতা সৃষ্টি করে।
ক্রয় আদেশ আপনার ক্রয় প্রক্রিয়ায় একাধিক গুরুত্বপূর্ণ ফাংশন পরিবেশন করে:
• অনুমোদন - তারা ক্রয়ের জন্য আনুষ্ঠানিক অনুমোদন প্রদান করে এবং ব্যয় নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠা করে
• আইনি সুরক্ষা - তারা স্পষ্ট শর্তাবলী সহ একটি বাধ্যকর চুক্তি তৈরি করেন
• বাজেট নিয়ন্ত্রণ - তারা উপলব্ধ বাজেটের বিরুদ্ধে প্রতিশ্রুত খরচ সমূহ ট্র্যাক করতে সহায়তা করে
• মাল প্রশাসন - তারা যথাসময়ে উপকরণগুলি অর্ডার করে যথাযথ স্টক স্তর বজায় রাখতে নিশ্চিত করে।
• চালান মিলানো - এটি সরবরাহকারীর নামের চালানগুলি সম্মত মূল্যের এবং পরিমাণের বিরুদ্ধে যাচাই করার জন্য একটি রেফারেন্স প্রদান করে।
ক্রয় আদেশ তৈরি করার সময়, সতর্কতার সাথে নজর দিন:
• সরবরাহকারীর নামের বিস্তারিত - সঠিক সরবরাহকারী সিলেক্ট করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন
• আইটেম বৈশিষ্ট্য - সঠিক বর্ণনা, সংখ্যা এবং ইউনিটের দাম অন্তর্ভুক্ত করুন
• প্রদান তথ্য - প্রদানের তারিখ, স্থান, এবং শিপিং নির্দেশাবলী নির্ধারণ করুন।
• পরিশোধের শর্তাবলী - নির্ধারণ করুন কখন এবং কীভাবে পরিশোধ করা হবে
• বিশেষ শর্তাবলী - নোট/ব্যাখ্যা বিভাগে কোনো বিশেষ প্রয়োজনীয়তা বা শর্ত যোগ করুন
ক্রয় আদেশ আপনার ক্রয় প্রক্রিয়ায় অন্যান্য নথির সাথে মসৃণভাবে সংহত হয়:
• দর প্রস্তাব থেকে - অনুমোদিত <কোড>ক্রয়ের কোট সরাসরি ক্রয় আদেশে রূপান্তর করুন
• প্রাপক প্রাপ্তি - ক্রয় আদেশের রেফারেন্স দিয়ে মালামাল প্রাপ্তি মাধ্যমে ডেলিভারি নথিভুক্ত করুন
• প্রাপক চালান - ক্রয় আদেশের বিরুদ্ধে ক্রয় চালান মেলান দাম এবং পরিমাণ নিশ্চিত করার জন্য
সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাকী পরিমাণ এবং টাকা ট্র্যাক করে, আপনাকে সরবরাহকারীর কার্যকারিতা পর্যবেক্ষণ করতে এবং অর্ডার সম্পূর্ণরূপে পূরণ নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।
এই ফর্মটিতে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রসমূহ ধারন করা রয়েছে:
ক্রয় আদেশের তারিখ প্রবেশ করান। এটি সাধারণত সরবরাহকারীর সাথে আদেশ দেয়ার সময়।
এই ক্রয় আদেশের জন্য একটি রেফারেন্স নম্বর প্রবেশ করুন। এটি আপনার PO নম্বর হতে পারে অথবা কোনো রেফারেন্স যা আদেশ ট্র্যাক করতে সহায়ক।
আপনি যেস্থান থেকে অর্ডার করছেন সেই সরবরাহকারীর নাম সিলেক্ট করুন। এটি অর্ডারের জন্য মুদ্রা এবং পরিশোধের শর্ত নির্ধারণ করে।
ঐচ্ছিকভাবে, এই ক্রয় আদেশটিকে একটি ক্রয়ের কোটের সাথে যুক্ত করুন। এটি বাজারদর থেকে আদেশের রূপান্তর ট্র্যাক করতে সহায়তা করে এবং সম্মত মূল্য নিশ্চিত করে।
ঐচ্ছিকভাবে, এই অর্ডারের জন্য একটি বর্ণনা বা নোট/ ব্যাখ্যা যোগ করুন, যেমন ডেলিভারি নির্দেশাবলী বা বিশেষ প্রয়োজনীয়তা।
আপনি যে আইটেমগুলি অর্ডার করছেন সেগুলি প্রবেশ করুন। প্রতিটি সারিতে আইটেম, পরিমাণ, ইউনিটের দাম, এবং অন্যান্য বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
যদি আপনার সরবরাহকারীর কাছ থেকে পাওয়া মূল্যগুলিতে ট্যাক্স অন্তর্ভুক্ত থাকে তবে এই বক্সটি চেক করুন। মূল্যগুলির উপরে ট্যাক্স বদ্ধ হলে চেক করা বাদ দিন।
ক্রয় আদেশে লাইন নম্বরগুলি প্রদর্শনের জন্য এই বক্সটি চেক করুন। এটি সরবরাহকারীর সঙ্গে যোগাযোগ করার সময় নির্দিষ্ট আইটেমগুলোকে রেফারেন্স করতে সাহায্য করে।
এই বাক্সটি চেক করুন যাতে একটি ছাড় কলাম সক্রিয় হয় যেখানে আপনি আলোচনাকৃত সারি আইটেম ছাড়গুলি রেকর্ড করতে পারেন।
ছাড় শতকরা হার বা নির্দিষ্ট টাকা হিসেবে প্রবেশ করা হয়েছে সিলেক্ট করুন।
এই ক্রয়ের জন্য কর্তন কৃত কর প্রযোজ্য হলে এই বক্সটি চেক করুন। এটি সাধারণত কিছু ধরনের সেবা বা সরবরাহকারীর জন্য অবশ্যক হয়।
এটি নির্দেশ করে যে ক্রয় আদেশটি বাতিল করা হয়েছে কি না। বাতিল করা অন্যান্য সিস্টেমে রেকর্ড-রক্ষণের জন্য থাকে কিন্তু নিস্ক্রিয়।