Ostotilaus on virallinen asiakirja, joka lähetetään toimittajille, joka valtuuttaa heidät toimittamaan tiettyjä tavaroita tai palveluja sovituilla hinnoilla ja ehdoilla.
Ostotilaukset virallistavat sitoumuksesi ostaa ja luovat laillisen velvoitteen sinun ja toimittajan välille.
Ostotilaukset palvelevat useita kriittisiä toimintoja hankintaprosessissasi:
• Valtuutus - Ne antavat virallisen hyväksynnän varastoon ostoille ja asettavat kulutusvalvontaa.
• Oikeudellinen suoja - He luovat sitovan sopimuksen selkeillä ehdoilla ja määräyksillä
• Budjetin hallinta - Ne auttavat seuraamaan sitoutuneita kuluja suhteessa käytettävissä oleviin budjetteihin
• Varastonhallinta - He varmistavat materiaalien oikea-aikaisen tilaamisen optimaalisten varastotasojen ylläpitämiseksi.
• Laskujen täsmäyttäminen - Ne tarjoavat viitteen toimittajalaskujen tarkistamiseen sovittuja hintoja ja määriä vastaan
Kun luot ostotilausta, kiinnitä huomiota seuraaviin:
• Toimittajan tiedot - Varmista, että oikea toimittaja on valittu
• Nimikkeen tiedot - Sisältää tarkat kuvaukset, määrät ja á hinnat
• Toimitustiedot - Määritä toimituspäivämäärät, sijainnit ja lähetysohjeet
• Maksuehdot - Määritä, milloin ja miten maksu suoritetaan
• Erityiset ehdot - Lisää kaikki erityiset vaatimukset tai ehdot huomautuksia-osioon
Ostotilaukset integroituu saumattomasti muihin asiakirjoihin hankintaprosessissasi:
• Alkaen tarjouksista - Muunna hyväksytyt Ostotarjoukset
suoraan ostotilauksiksi
• Vastaanottokuitteihin - Kirjaa toimitukset
• Tilauksiin - Varmista
Järjestelmä seuraa automaattisesti erääntyneitä määriä ja summia, auttaen sinua seuraamaan toimittajan suorituskykyä ja varmistamaan tilausten täydellisen täyttämisen.
Tässä lomakkeessa sisältää seuraavat kentät:
Syötä ostotilauksen päivämäärä. Tämä on tyypillisesti se aika, jolloin tilaus tehdään toimittajalle.
Syötä viitenumero tälle ostotilaukselle. Tämä voi olla ostotilausnumerosi tai mikä tahansa viite, joka auttaa seuraamaan tilausta.
Valitse toimittaja, jolta tilailet. Tämä määrittää valuutan ja maksuehdot tilaukselle.
Vaihtoehtoisesti, linkitä tämä ostotilaus ostotarjoukseen. Tämä auttaa seuraamaan tarjous-tilaus -muunnosta ja varmistaa sovitut hinnat.
Vaihtoehtoisesti, lisää kuvaus tai huomautuksia tästä tilauksesta, kuten toimitusohjeet tai erityiset vaatimukset.
Syötä tilaamasi nimikkeet. Jokaisella rivillä on nimike, määrä, á hinta ja muita tietoja.
Valitse tämä laatikko, jos toimittajasi hinnat sisältävät jo alv:n. Jätä tyhjää, jos alv lisätään hintojen päälle.
Valitse tämä ruutu näyttämään rivinumerot ostotilauksessa. Tämä auttaa viittaamaan erityisiin nimikkeisiin kommunikoitaessa toimittajien kanssa.
Valitse tämä boksi voidaksesi aktivoida alennussarakkeen, johon voit kirjata neuvotellut nimikealennukset.
Valitse, syötetäkö alennukset prosenttiosuuksina vai kiinteinä summina.
Ruksaa tämä laatikko, jos ennakonpidätys koskee tätä ostoa. Tämä on yleensä vaadittu tietyille palveluiden tai toimittajien tyypeille.
Tämä osoittaa, onko ostotilaus peruutettu. Peruutetut tilaukset pysyvät järjestelmässä arkistointia varten, mutta ovat ei-aktiivisia.