M
LataaJulkaisutOpaskirjatChatbotKirjanpitäjätFoorumiCloud Edition

OstotilausMuokkaa

Ostotilaus on virallinen asiakirja, joka lähetetään toimittajille, joka valtuuttaa heidät toimittamaan tiettyjä tavaroita tai palveluja sovituilla hinnoilla ja ehdoilla.

Ostotilaukset virallistavat sitoumuksesi ostaa ja luovat laillisen velvoitteen sinun ja toimittajan välille.

Tarkoitus ja Hyödyt

Ostotilaukset palvelevat useita kriittisiä toimintoja hankintaprosessissasi:

Valtuutus - Ne antavat virallisen hyväksynnän varastoon ostoille ja asettavat kulutusvalvontaa.

Oikeudellinen suoja - He luovat sitovan sopimuksen selkeillä ehdoilla ja määräyksillä

Budjetin hallinta - Ne auttavat seuraamaan sitoutuneita kuluja suhteessa käytettävissä oleviin budjetteihin

Varastonhallinta - He varmistavat materiaalien oikea-aikaisen tilaamisen optimaalisten varastotasojen ylläpitämiseksi.

Laskujen täsmäyttäminen - Ne tarjoavat viitteen toimittajalaskujen tarkistamiseen sovittuja hintoja ja määriä vastaan

Ostotilausten luominen

Kun luot ostotilausta, kiinnitä huomiota seuraaviin:

Toimittajan tiedot - Varmista, että oikea toimittaja on valittu

Nimikkeen tiedot - Sisältää tarkat kuvaukset, määrät ja á hinnat

Toimitustiedot - Määritä toimituspäivämäärät, sijainnit ja lähetysohjeet

Maksuehdot - Määritä, milloin ja miten maksu suoritetaan

Erityiset ehdot - Lisää kaikki erityiset vaatimukset tai ehdot huomautuksia-osioon

Työnkulun integrointi

Ostotilaukset integroituu saumattomasti muihin asiakirjoihin hankintaprosessissasi:

Alkaen tarjouksista - Muunna hyväksytyt Ostotarjoukset suoraan ostotilauksiksi

Vastaanottokuitteihin - Kirjaa toimitukset Tavaroiden vastaanotto kautta, jotka viittaavat ostotilaukseen

Tilauksiin - Varmista Ostolaskut ostotilauksia vastaan tarkistaaksesi hinnat ja määrät

Järjestelmä seuraa automaattisesti erääntyneitä määriä ja summia, auttaen sinua seuraamaan toimittajan suorituskykyä ja varmistamaan tilausten täydellisen täyttämisen.

Lomakkeen kentät

Tässä lomakkeessa sisältää seuraavat kentät:

Päivämäärä

Syötä ostotilauksen päivämäärä. Tämä on tyypillisesti se aika, jolloin tilaus tehdään toimittajalle.

Viite #

Syötä viitenumero tälle ostotilaukselle. Tämä voi olla ostotilausnumerosi tai mikä tahansa viite, joka auttaa seuraamaan tilausta.

Toimittaja

Valitse toimittaja, jolta tilailet. Tämä määrittää valuutan ja maksuehdot tilaukselle.

Ostotarjous

Vaihtoehtoisesti, linkitä tämä ostotilaus ostotarjoukseen. Tämä auttaa seuraamaan tarjous-tilaus -muunnosta ja varmistaa sovitut hinnat.

Kuvaus

Vaihtoehtoisesti, lisää kuvaus tai huomautuksia tästä tilauksesta, kuten toimitusohjeet tai erityiset vaatimukset.

Rivit

Syötä tilaamasi nimikkeet. Jokaisella rivillä on nimike, määrä, á hinta ja muita tietoja.

Summat sisältävät Alv:n

Valitse tämä laatikko, jos toimittajasi hinnat sisältävät jo alv:n. Jätä tyhjää, jos alv lisätään hintojen päälle.

SarakeRivinumero

Valitse tämä ruutu näyttämään rivinumerot ostotilauksessa. Tämä auttaa viittaamaan erityisiin nimikkeisiin kommunikoitaessa toimittajien kanssa.

SarakeAlennus

Valitse tämä boksi voidaksesi aktivoida alennussarakkeen, johon voit kirjata neuvotellut nimikealennukset.

Alennustyyppi

Valitse, syötetäkö alennukset prosenttiosuuksina vai kiinteinä summina.

Ennakonpidätys

Ruksaa tämä laatikko, jos ennakonpidätys koskee tätä ostoa. Tämä on yleensä vaadittu tietyille palveluiden tai toimittajien tyypeille.

Peruutettu

Tämä osoittaa, onko ostotilaus peruutettu. Peruutetut tilaukset pysyvät järjestelmässä arkistointia varten, mutta ovat ei-aktiivisia.