<코드>구매주문은 공급자에게 특정 상품이나 서비스를 합의된 가격과 조건으로 제공하도록 승인하는 공식 문서입니다.
구매주문은 귀하의 구매에 대한 약속을 공식화하고 귀하와 공급자 간의 법적 의무를 만듭니다.
구매주문은 조달 프로세스에서 여러 가지 중요한 기능을 수행합니다:
• 승인 - 그들은 구매에 대한 공식적인 승인을 제공하고 지출 통제를 설정합니다.
• 법적 보호 - 그들은 명확한 조항과 조건이 포함된 구속력 있는 계약을 만들기.
• 예산 관리 - 그들은 사용 가능한 예산에 대한 약정된 비용을 추적하는 데 도움을 줍니다.
• 재고 관리 - 그들은 최적의 재고 수준을 유지하기 위해 자재를 적시에 주문하도록 보장합니다.
• 청구서 일치 - 이는 공급자의 청구서를 합의된 가격 및 수량과 대조하여 확인하기 위한 참고사항을 제공합니다.
구매주문을 생성할 때 주의 깊게 살펴보아야 할 사항:
• 공급자 세부 정보 - 올바른 공급자가 선택되었는지 확인하십시오.
• 항목 사양 - 정확한 설명, 수량 및 단가를 포함합니다.
• 배송 정보 - 배송일자, 위치, 및 지시사항을 지정하십시오.
• 결제 조건 - 결제가 언제 и 어떻게 이루어질지 정의하기
• 특별 조건 - 노트 섹션에 특정 요구 사항이나 조건을 추가하십시오.
구매주문은 귀하의 조달 작업 흐름의 기타 문서와 원활하게 통합됩니다:
• 발신 견적 - 승인된 구매 견적을 직접 구매주문으로 변환
• 수신 영수증 - 구매주문을 참고하여 상품 수령을 통해 배송을 기록합니다.
• 송장 수신 - 가격 및 수량을 확인하기 위해 구매송장을 구매주문과 대조합니다.
시스템은 미결제 수량과 금액을 자동으로 추적하여 공급자의 성과를 모니터링하고 주문의 완전한 이행을 보장하는 데 도움을 줍니다.
이 양식에는 다음 필드가 포함됩니다:
구매주문의 날짜를 입력하세요. 이는 일반적으로 공급자에게 주문이 발생한 날짜입니다.
이 구매주문에 대한 참고사항 번호를 입력하세요. 이는 귀하의 구매주문 번호이거나 주문 추적에 도움이 되는 기타 참고사항일 수 있습니다.
주문할 공급자를 선택하세요. 이것은 주문의 통화 및 결제 조건을 결정합니다.
선택항목으로, 이 구매주문을 구매 견적에 연결하세요. 이는 견적-주문 변환을 추적하는 데 도움을 주고 합의된 가격을 보장합니다.
선택항목으로, 이 주문에 대한 설명 또는 노트를 추가하십시오. 예를 들어, 배송지침 또는 특별 요구사항이 있습니다.
주문하는 항목을 입력하세요. 각 선에는 항목, 수량, 단가 및 기타 세부정보가 포함됩니다.
공급자로부터의 가격이 이미 세액이 포함되어 있다면 이 상자를 체크하세요. 세액이 가격에 추가된다면 체크하지 마세요.
구매주문에서 라인 번호를 표시하려면 이 상자를 선택하십시오. 이는 공급자와 소통할 때 특정 항목을 참조하는 데 도움이 됩니다.
이 상자를 선택하여 협상된 항목 할인 정보를 기록할 수 있는 할인 열을 활성화합니다.
할인이 퍼센트로 입력되는지 또는 고정 금액으로 입력되는지 선택합니다.
이 구매에 원천징수세가 적용되는 경우 이 상자를 체크하십시오. 이는 일반적으로 특정 유형의 서비스나 공급자에게 필요한 사항입니다.
이는 구매주문이 취소되었는지를 나타냅니다. 취소된 주문은 기록유지를 위해 시스템에 남아 있지만 비활성화 상태입니다.