Formularul Plată înregistrează banii care părăsesc afacerea dumneavoastră prin conturi bancare sau conturi de numerar. Folosiți acest formular pentru a documenta toate tranzacțiile ieșitoare pentru o urmărire și raportare financiară precisă.
Tipurile comune de plăți includ achizițiile de la furnizori, salariile angajaților, plățile de taxe către agențiile guvernamentale, chiria, utilitățile și alte cheltuieli ale afacerii. Formularul oferă caracteristici specializate pentru diferite scenarii de plată.
Pentru a înregistra o plată, începeți prin a selecta contul bancar sau de numerar din care va fi plătit banii. Introduceți data când plata a fost efectuată sau va fi efectuată. Apoi specificați cine a primit plata, selectând tipul beneficiarului și destinatarii specifici.
Pentru plățile furnizorilor, sistemul afișează automat orice facturi de achiziții restante. Puteți selecta care facturi să fie plătite și să specificați suma pentru fiecare. Formularul arată soldul facturii pentru a ajuta la asigurarea alocării corecte a plății.
Pentru alte plăți, alocați suma plății la conturile de cheltuieli corespunzătoare. Puteți împărți o singură plată între mai multe conturi, dacă este necesar. De exemplu, o plată utilitară ar putea fi împărțită între conturile de cheltuieli pentru electricitate și apă.
Marcați plățile ca fiind în așteptare dacă acestea nu au fost achitate încă din contul bancar. Acest status ajută la compensarea contului bancar prin distingerea între plățile care au fost înregistrate, dar nu au fost procesate încă de bancă. Odată ce plata este achitată, puteți actualiza statusul acesteia.
Formularul suportă urmărirea impozitelor permițându-vă să specificați sumele impozitelor pe liniile de plată. De asemenea, puteți atașa documentație de susținere, cum ar fi chitanțe sau facturi, pentru a menține o trasabilitate completă. Spațiile personalizate pot fi adăugate pentru a captura informații suplimentare specifice nevoilor afacerii dumneavoastră.
Formularul de plată conține următoarele câmpuri:
Introduceți data când ați efectuat această plată.
Această data determină când plata este înregistrată în contabilitatea dumneavoastră și la ce perioadă contabilă aparține.
Pentru cecuri, utilizați data scrisă pe cec. Pentru plățile electronice, utilizați data tranzacției.
Introduceți un număr referință pentru a identifica în mod unic această Plată.
Referințele comune includ numerele de cec, confirmările de transfer bancar sau ID-urile de plată electronică.
Numerele de referință te ajută să corelezi plățile cu extrasele bancare și să localizezi tranzacțiile specifice mai târziu.
Selectați
Soldul contului selectat va scădea cu suma plății.
Dacă nu ați creat încă contul de plată, configurați-l mai întâi sub
Selectați statusul de decontare pentru plățile bancare.
Alegeți
Alege
Acest status este crucial pentru compensarea cont bancar și raportarea fluxului de numerar.
Introduceți cursul de schimb pentru convertirea plăților în monedă străină în valuta de referință.
Această marjă se aplică atunci când se efectuează o plată dintr-un cont bancar în moneda străină.
Cursul de schimb determină valoarea valutei de referință pentru raportarea financiară.
Puteți configura cursurile de schimb automat sub
Selectați tipul de beneficiar care primește această plată.
Alegeți
Alegeți
Alegeți
Introduceți o descriere opțională pentru a oferi context despre această plată.
Descrierile ajută la identificarea scopului plății atunci când se revizuiesc tranzacțiile.
Include detalii precum numerele facturilor, referințele comenzilor de achiziție sau motivul plății.
Adaugă linii de articole pentru a aloca această plată conturilor corespunzătoare.
Fiecare linie poate fi înregistrată în conturi diferite de cheltuieli, se poate aplica la facturi de achiziții sau poate înregistra articole de achiziții.
Utilizați linii multiple pentru a împărți o singură plată între diferite categorii de cheltuieli sau facturi.
Liniile fără conturi vor fi alocate automat facturilor neachitate cele mai vechi pentru furnizorul selectat.
Selectați un
Când un articol este selectat, contul de cheltuieli corespunzător este umplut automat pe baza setărilor articolului.
Lăsați gol dacă doriți să specificați manual contul în schimb.
Selectați contul pentru a categoriza această linie de plată.
Dacă ați selecționat un
Pentru plățile directe de cheltuieli, alege contul de cheltuieli corespunzător din
Conturile de cheltuieli comune includ utilitățile, chiria, consumabilele sau onorariile profesionale.
Pentru plățile către furnizori împotriva facturilor, selectați
Când plătiți furnizorii, puteți selecta o anumită
Alocarea automat aplică plățile la cele mai vechi facturi neachitate întâi (metoda FIFO).
Pentru achizițiile de active fixe, selectați
Pentru cheltuieli de facturat pe care clienții le vor rambursa, selectați
Pentru plățile angajaților după salariu, selectați
Selectarea contului determină modul în care această plată apare în rapoartele financiare și afectează soldurile conturilor.
Introduceți o descriere pentru această linie de plată.
Descrierile oferă detalii despre pentru ce plătește acest articol specific.
Acest câmp apare doar când coloana
Introduceți cantitatea de articole cumpărate.
Pentru articolele de stoc, aceasta actualizează nivelurile de stoc la locația specificată.
Pentru servicii, introduceți ore, unități sau alte cantități măsurabile.
Acest câmp apare doar atunci când coloana
Introduceți prețul per unitate pentru acest articol.
Prețul unitar înmulțit cu numărul dă totalul liniei înainte de discounturi și taxe.
Pentru servicii, aceasta ar putea fi un tarif orar sau un pret per unitate de serviciu.
Selectați locația inventar atunci când achiziționați articole de stoc.
Aceasta determină care depozit sau locație va primi inventarul cumpărat.
Apare doar atunci când ai activat locațiile inventarului și achiziționezi articole de stoc.
Activează numerele de linie pentru a afișa numerotarea secvențială pentru fiecare linie de plată.
Numerele liniilor ajută atunci când se discută sau se face referire la liniile specifice în plăți complexe.
Util pentru potrivirea detaliilor plății cu documentația de susținere sau comenzi.
Activarea coloanei
Descrierea liniei documentează pentru ce este fiecare porțiune a unei plăți împărțite.
Esential pentru plățile de cheltuieli care necesită documentație detaliată pentru aprobat sau rambursare.
Activați coloanele
Esential pentru achizițiile de inventar unde trebuie să înregistrați cantitățile și costurile unitare.
De asemenea, util pentru servicii facturate pe ore, unități sau alte cantități măsurabile.
Sistemul calculează totalurile pe linie înmulțind cantitatea cu prețul unitar.
Activați coloana
Alegeți între discounturi procentuale sau discounturi fixe.
Discount-urile sunt calculate pe fiecare linie și reduc suma înainte de calculul taxelor.
Util pentru discounturi pentru plăți anticipate, discounturi de volum sau reduceri de preț negociate.
Specificați dacă sumele pe linii includ sau exclud taxa.
Bifați această casetă dacă sumele sunt excluse de taxă - taxa va fi calculată și adăugată la sumele de linie.
Lăsați nemarcat dacă sumele includ deja taxa - taxa va fi calculată, dar inclusă în suma liniei.
Această setare afectează totalul final al plății și modul în care sumele impozitelor sunt afișate.
Activați totalul fix pentru a forța această plată să se potrivească unei sume specifice.
Utile când trebuie să se potrivească sumele exacte ale tranzacțiilor bancare sau să se gestioneze diferențele de rotunjire.
Orice diferență între articolele de linie și totalul fix va fi postată automat în
Înregistrarea contului pentru sume tranzitori te ajută să investighezi și să corectezi discrepanțele mai târziu.
Activează titlul customizat pentru a înlocui titlul implicit 'Plată' pe formulare.
Util pentru crearea unor tipuri de plăți specializate, cum ar fi 'Rambursare cheltuieli' sau 'Plată furnizor'.
Titlul customizat apare pe formularele de plată imprimate și trimise prin e-mail.
Activază coloana taxa pentru a afişa taxa calculată pentru fiecare linie.
Arată cum taxele sunt calculate pe fiecare Linie, cu Rotunjire aplicată la fiecare Linie separat.
Ajută la verificarea calculului taxelor și asigură conformitatea cu regulile de rotunjire a taxelor.
Totalul taxei este suma taxelor de linie rotunjite individual, nu un calcul pe total.
Activează subsoluri personalizate pentru a adăuga informații suplimentare în partea de jos a formularelor de plată.
Subsolurile pot include termenii de plată, instrucțiunile de plată sau semnăturile de autorizare.
Creare subsoluri reutilizabile sub