O
Comenzile achiziție formalizează angajamentul dvs. de a achiziționa și creează o obligație legală între dvs. și furnizorul dvs.
Comenzile de achiziție îndeplinesc multiple funcții critice în procesul dumneavoastră de achiziții:
• Autorizare - Ele oferă aprobat formal pentru achiziții și stabilesc controale de cheltuieli
• Protecție legală - Ei creează un acord obligatoriu cu termeni și condiții clare
• Controlul bugetului - Acestea ajută la urmărirea cheltuielilor angajate în raport cu bugetele disponibile
• Gestionarea inventarului - Aceștia se asigură că materiile sunt comandate la timp pentru a menține nivelurile optime de stoc
• Potrivirea facturilor - Ele oferă un număr referință pentru verificarea facturilor furnizorilor în raport cu prețurile și cantitățile convenite
Când creați o comandă achiziție, acordați o atenție deosebită la:
• Detalii Furnizor - Asigurați-vă că furnizorul corect este selectat
• Specificații articol - Includeți descrieri exacte, cantități și prețuri unitare
• Informații de livrare - Specificați datele de livrare, locațiile și instrucțiunile de expediere
• Termenii plății - Definiți când și cum va fi efectuată plata
• Condiții speciale - Adaugă orice cerințe sau termeni specifici în secțiunea note.
Comenzile de achiziție se integrează perfect cu alte documente în fluxul dvs. de lucru de achiziții:
• Expeditor cotații - Convertiți Cotații de Achiziție aprobate direct în comenzi achiziție
• Destinatar chitanțe - Înregistrați livrările prin
• Destinatar facturi - Potrivi
Sistemul urmărește automat cantitățile și sumele restante, ajutându-vă să monitorizați performanța furnizorului și să asigurați îndeplinirea completă a comenzilor.
Acest formular conține următoarele câmpuri:
Introduceți data comenzii de achiziție. Aceasta este, de obicei, atunci când comanda este plasată la furnizor.
Introduceți un număr referință pentru această comandă achiziție. Acesta poate fi numărul dvs. de comandă sau orice referință care ajută la urmărirea comenzii.
Selectare furnizorului de la care faceți comanda. Aceasta determină valuta și termenii plății pentru comandă.
Opțional, legați această comandă achiziție de o notă achiziții. Aceasta ajută la urmărirea conversiei din ofertă în comandă și asigură prețurile convenite.
Opțional, adaugă o descriere sau note despre această comandă, cum ar fi instrucțiunile livrare sau cerințe speciale.
Introduceți articolele pe care le comandați. Fiecare linie include articolul, cantitatea, prețul unitar și altele detalii.
Bifează această casetă dacă prețurile de la furnizorul tău includ deja taxa. Lasa nefisată dacă taxa este adăugată pe lângă prețuri.
Bifează această casetă pentru a afișa numerele liniilor pe comanda de achiziție. Acest lucru ajută la referirea articolelor specifice atunci când comunici cu furnizorii.
Bifați această casetă pentru a activa o coloană de discounturi unde puteți înregistra discounturile negociate pentru articolele din linie.
Selectare dacă discounturile sunt introduse ca procente sau sume fixe.
Bifați această casetă dacă impozitul cu reținere la sursă se aplică la această achiziție. Acest lucru este de obicei necesar pentru anumite tipuri de servicii sau furnizori.
Acest lucru indică dacă comanda achiziție a fost anulată. Comenzile anulate rămân în sistem pentru păstrarea înregistrărilor, dar sunt inactive.