贷记单据是减少客户欠款金额的财务文件。它们提供了退款、退货或对客户帐户的调整的正式记录。
使用此表单向客户发出贷记，当您需要减少他们的未偿余额或处理退款时。
在以下情况下开具贷记单据：
• 客户退货或取消服务
您在原始发票上进行了定价错误，需要进行更正。
• 客户收到损坏、缺陷或错误的项目
• 您想要提供发票后的折扣、回扣或善意补贴
• 客户多缴，您需要记录贷记余额。
创建贷记单据时，请按照以下步骤操作：
• 从下拉列表中选择客户
• 如果该贷记与特定发票相关，请参考原销售发票序号。
• 输入贷记的项目和数量 - 使用正数数量
• 包括一个清晰的描述，解释贷记的原因
• 加任何相关的注释或参考号码
系统在您保存贷记单据时自动处理以下内容：
• 更新客户的账户余额以减少他们所欠的款项
• 贷记库存物品返还到库存（如适用）
• 创建必要的会计分录以保持准确的财务记录
• 使贷记可用于抵扣未来的发票或处理为退款
使用下面的字段填写贷记单据详情。所需字段用星号（）标记。
输入此贷记单据发给客户的日期。
该日期确定贷记何时减少客户账户余额并出现在财务报表中。
请输入此贷记单据的参考号码。这有助于在沟通中跟踪和识别该贷记单据。
您可以通过将此字段留空来使用自动编号，或者输入您自己的参考编号以便更好地组织。
选择将收到此贷记单据的客户。他们的帐单寄送地址将自动填充。
贷记单据将减少该客户欠您的款项，并可以抵消他们未结的发票。
可选地，将此贷记单据链接到特定的销售发票。这有助于跟踪哪个发票被贷记，并可以自动应用贷记。
如果与发票关联，贷记将自动分配到该特定发票的余额上。
输入客户的帐单寄送地址。这是自动从客户记录中填充的，但可以进行修改。
地址会出现在打印的贷记单据上，并且应与您发送给该客户的信函地址相匹配。
如果客户使用外币，请输入转换为您的基础货币的汇率。
汇率决定了外币金额如何转化为您的基础货币以用于会计目的。
可选地，添加此贷记单据的描述或原因，例如“产品退货”或“价格调整”。
此描述有助于记录贷记发放的原因，并出现在报表上，但不出现在贷记单据上。
输入贷记的行项目。每行代表一个产品或服务及其贷记金额。
行项目应与最初销售的一致，包括相同的帐户、税务代码和跟踪类别。
勾选此框以在贷记单据上显示行号。这有助于参考特定项目。
行号使得与客户讨论特定项目以及将其与原始发票匹配变得更加容易。
选中此框以显示每个项目的描述列，以允许对每个贷记进行详细说明。
描述有助于解释每个项目为何被贷记，这对于部分贷记或调整尤其有用。
如果您输入的金额已经包含税，请勾选此框。如果税应在其上计算，请保持未勾选。
此设置应与原始发票创建时的方式相匹配，以确保准确的税计算。
如果此贷记单据适用预扣所得税，请选中此框。这将调整之前记录的预扣所得税。
预扣所得税贷记会反转原发票上记录的预扣所得税。
如果此贷记单据还代表实物商品的退货，请勾选此框，以更新库存水平。
当选中时，贷记单据也将作为收货单，项目将被返回到库存中。
选择收到退回商品的库存地址。
这确定了哪个仓库或地址接收返回的库存物品以便未来销售。